Как настроить воронку в битрикс

Что такое воронка продаж и как ее настроить в Битрикс24.CRM

В этой статье разберем определение воронки продаж, рассмотрим какие ошибки стоит избежать при проектировании воронки продаж под процессы продаж компании и будем настраивать направления сделок в CRM Битрикс 24.

Содержание статьи

• Что такое воронка продаж
• Проектируем стадии воронки продаж
• Зачем создавать несколько воронок в Битрикс24
• Пример воронки для лидов
• Пример воронки продаж для сделок
• Пример воронки продаж для сделок (без использования лидов)
• Где редактировать стадии лидов и сделок в Битрикс24?

Что такое воронка продаж простым языком

Воронка продаж — это маркетинговый метод, который описывает возможное «путешествие» потенциального клиента от первого знакомства с услугой или товаром до реальной покупки.

Не все потенциальные клиенты становятся вашими покупателями, а продажа состоит не из одного звонка клиенту, когда он соглашается или отказывается от покупки. В современном мире, продажа — это многоходовка, состоящая из определенного набора этапов, на которых необходимо выполнить конкретные действия, чтобы подвести клиента к продаже.

Воронка — это тот рычаг, который позволяет вам управлять своим бизнесом в области продаж. Если вы считаете, что работа в отделе продаж на данный момент выстроена оптимально, но при этом у вас не внедрена CRM и воронка продаж, то с большой долей вероятности вы себя обманываете.

Проектируем воронку продаж

Не стоит пренебрегать процессом проектирования воронки продаж для вашей компании и прописывать стадии воронки «хоть ». Опросите руководителя отдела продаж и менеджеров, чтобы собрать всю информацию о текущем работающем процессе продажи, по которому ведется работа с клиентами. Сейчас достаточно зафиксировать все полученные данные на бумаге, после чего составить варианты вашей воронки продаж.

При непосредственном создании этапов воронки следует избегать самых распространенных ошибок:

1. Не делать «размытых» стадий, например: «думает», «переговоры», «в процессе», «в работе», «клиенты на потом», «отложенные», «на паузе». Такие стадии неэффективны и позволяют менеджерам пользоваться для слива неудобных клиентов. Такие стадии надо исключить. Формулируйте побуждающие к действию менеджеров стадии: согласование договора, согласование проекта.
2. Каждая стадия воронки должна зависеть от менеджера, а не от клиента. Не должно быть стадий «клиент думает». То есть на каждой стадии должно быть прописано конкретное действие для менеджера.
3. Откажитесь от дублирующих стадий в своих воронках продаж. Такие «мусорные» стадии появляются, когда вы начинаете топтаться на одном месте. Будет неэффективно дробить стадию «отправка КП» на: «подготовить КП», «отправить КП», «получить обратную связь по КП». Конкретные действия менеджера, связанные с подготовкой и согласованием КП, правильнее будет прописать в задачах в рамках одного этапа сделки «Отправка КП».
4. Переход от стадии к стадии закрепляйте действием менеджера. Если менеджер получил реквизиты от клиента и прикрепил их к его карточке, может перевести продажу на стадию подготовка договора. Для руководителя это будет контрольной точкой для проверки работы менеджеров.
5. Делайте оптимально короткую воронку, не более 6–8 стадий — это максимальная длина для процесса продажи. Руководствуйтесь в построении воронки продаж тем, чтобы с первого взгляда было понятно, что требуется сделать менеджеру.

В весь цикл продажи представлен в виде воронки продаж. Каждая воронка разбита на определенное количество этапов — стадий, которые зависят от продаж, пошагового алгоритма продажи, действующего в вашей компании. Перед началом настройки стадий в CRM, следует пояснить, как в Битрикс24.CRM устроена воронка продаж.

В Битрикс24 воронка разделена на разделы «Лиды» и «Сделки». По факту это две отдельные базы, каждая из которых является воронкой со своим набором стадий. В лидах можно создать только одну воронку, так как предполагается, что оценка заявки происходит по одному алгоритму.

Подробнее о том, что такое лид вы можете прочитать в статье:
Что такое лид в Битрикс24: полное руководство для новичков

В разделе Сделки можно создать несколько воронок, каждая со своими стадиями, под разные направления вашего бизнеса. Уточню на этом моменте, что в терминологии битрикса, воронка — это и есть направление сделок. Количество воронок зависит от вашего тарифа Битрикс24.

В каких случаях стоит создавать несколько воронок в Битрикс24?

• чтобы разделить процесс продажи физическим и юридическим лицам. Например, в юридической фирме для услуг «Банкротство физических лиц» и «Юридическое сопровождение юр лиц и ИП»;
• чтобы разделить процесс продажи товара и продажу дополнительных услуг. Например, сначала в первой воронке ведете продажу и монтаж кондиционера, а во второй воронке запланировали продажу ежегодного технического обслуживания;
• чтобы делать первоначальную продажу основной услуги, а потом делать продажу дополнительной услуги компании. Например, компания сначала делает продажу услуги по созданию лендинга в первой воронке, а в другой воронке предлагает настройку рекламной кампании.

Пример воронки для лидов

• Новая заявка / холодный звонок. По всем входящим заявкам создаются лиды: автоматически (по настроенным каналам коммуникации) или вручную (менеджером первой линии). Этап необходим для контроля обработки входящих заявок: принято в работу или нет.
• Квалификация заявки (оценка). Менеджер берет новый лид в работу, переводит его в статус «Оценка заявки», заполняет поля, выявляет потребности клиента, проводит первоначальную консультацию. Этап нужен для того, чтобы не направлять все заявки без исключения в сделки и не уделять им 100% времени.
• Завершить обработку лида. Этап нужен для конвертации заявки в сделки или перевода в «Забракованные лиды».

Конвертация лида осуществляется в сделку + контакт (если запрос поступил от физ. лица) или в сделку + компанию + контакт (если запрос поступил от юр. лица).

Для забракованных лидов можно создать свои статусы. Например: спам, ошибочное обращение, нецелевой запрос. Статусы определяются в каждом конкретном случае.

Пример воронки продаж для Сделок

• Новая сделка
• Выяснение интереса (получить опросный лист)
• Проверка возможности закупки
• Коммерческое предложение
• Оформление договора и счета
• Ожидание предоплаты
• Ожидание поставки оборудования
• Запуск оборудования
• Получение пост-оплаты
• Сделка успешно завершена
• Проигрышные: не устраивает цена, не устраивают сроки, не устраивает ассортимент

Если на этапе «коммерческое предложение» клиент дает конкретный отказ или считаем, что дожимать дальше бессмысленно, клиент квалифицируется как проигрышный и выставляется соответствующий статус.

Дополнительные примеры проигрышных статусов для сделок: не устроила цена; большие сроки поставки; не подходит наш товар (оборудование); отменили финансирование; не хватает сертификатов.

Пример воронки продаж для сделок без использования лидов

• Новая заявка
• Квалификация заявки
• Выставить КП
• Провести презентацию товара
• Подписать договор
• Получить оплату счета
• Передать в производство (отгрузка)

Здесь можете узнать о том, как включить режим CRM в Битрикс24 без лидов

Где редактировать стадии лидов и сделок?

CRM — Настройки — Справочники — Статусы
CRM — Настройки — Справочники — Стадии сделки

Нажмите кнопку Сохранить после выполнения настройки.

Настраиваем воронки продаж в Битрикс24

Чем полезен инструмент воронка продаж? Воронка наглядно показывает распределение сделок по стадиям. По умолчанию, Битрикс24 использует конверсионную воронку. Она учитывает все стадии, по которым двигалась сделка. То есть, к примеру, успешная сделка будет учтена на каждой стадии.
Вы можете выбрать режим классической воронки — он учитывает только текущую стадию сделки.
Перед тем как перейти к настройке воронки продаж в Битрикс24, опишите логику взаимодействия работы с клиентом в удобном вам формате, например, в Excel. Нужно описать этапы (цепочку), через которые проходит сделка с клиентом. Первая стадия – индикаторная, название должно отвечать на вопрос: «Что нужно сделать с новым обращением»? Стадии называем конечным действием, которое нужно сделать или которое уже было сделано. Процессами называть стадии не рекомендуется. Приведем пример стадий сделок для маленькой компании, которая занимается разработкой логотипов.
Теперь переносим подготовленные стадии сделки в CRM систему.
Удобнее всего это сделать в настройках CRM , раздел Справочники – Стадии сделки:

Или в разделе CRM – Сделки – Воронки и туннели продаж:

Переименовываем стадии в соответствии с тем, что мы подготовили в файле. Для удобства можно изменить название воронки продаж.

Переименовываем стадии в соответствии с тем, что мы подготовили в файле. Для удобства можно изменить название воронки продаж.

Теперь необходимо настроить, какие поля будут использоваться в сделках. Скрыть лишние и добавить необходимые для работы. Переходим в карточку сделки (добавляем новую сделку). Создаем новое поле «Причина провала» и настраиваем его таким образом, чтобы поле было обязательным для стадий «Не согласовали проект логотипа», «Другое». То есть для стадий, для которых требуется комментарий о причине неуспешного завершения сделки.
Для стадии сделки «Логотип готов. Утверждение клиентом» создадим поле «Дата начала согласования» для удобства отслеживания периода, который потребуется для утверждения логотипа клиентом. Тип поля «Дата/Время».

Чтобы поле заполнялось автоматически, необходимо настроить роботов. Об этом немного позже.
Можно добавить раздел. Например, создадим отдельный раздел для самого логотипа, который разрабатывается по заказу клиента.

Добавим поле с типом «файл», чтобы можно было прикрепить проект логотипа и сделаем поле обязательным со стадии «Логотип готов. Утверждение клиентом».
Поля можно группировать в разделы для удобства работы менеджеров.
Переходим к настройке роботов. В разделе CRM – Сделки – Воронки и туннели продаж выбираем «настроить роботов»:

При создании портала, в воронках продаж уже настроены роботы. Можно удалить те, которые вам не нужны.
Для стадии «Логотип готов. Утверждение клиентом» настраиваем робота, выбираем «Изменение документа»:

Выбираем поле «Дата начала согласования» — текущее время, сохраняем:

Теперь, когда сделка перейдет в данную стадию, запишется текущее время в соответствующее поле, и можно будет увидеть информацию с какой даты началось утверждение логотипа клиентом. Настройка воронки продаж завершена. Менеджер сконвертировал новое обращение (Лид) в Контакт + Сделку и ведет новую сделку по стадиям, взаимодействует с клиентом и исполнителем заказа. На стадии «Логотип готов. Утверждение клиентом» выводится сообщение о необходимости добавить файл с готовым логотипом:
И проставляется дата начала согласования логотипа клиентом.
При завершении сделки менеджер выбирает успешную или одну из неуспешных стадий:

Если менеджер выбрал одну из неуспешных стадий, для которой требуется комментарий о причине провала, необходимо заполнить соответствующее поле, иначе не удастся завершить сделку.

Мы рассмотрели один из примеров, как можно настроить воронку продаж. В результате получив, настроенные стадии для сделок, благодаря которым менеджерам легко определить, что нужно сделать со сделкой в текущий момент и что уже сделано. Настройка полей сделки и роботов поможет еще более эффективно работать в CRM и контролировать работу с клиентами, а помощь в настройках и по вашему проекту вы всегда можете получить у наших экспертов.

Как создать и настроить туннели продаж

Туннели продаж – это инструмент для связи воронок продаж между собой. Туннели нужны, когда процесс работы состоит из большого количества стадий. Создавать одну воронку из 10-15 стадий – это плохая идея, ведь чем больше стадий, тем сложнее контролировать процесс. А туннели помогут связать несколько воронок, и на определенном этапе копировать или переносить сделку из одной в другую.

Чтобы перейти на страницу туннелей, откройте список воронок и нажмите Воронки и туннели продаж.

В слайдере вы увидите все воронки продаж, а так же сможете создать новые и настроить существующие.
Воронки продаж (направления сделок)

Чтобы создать туннель, кликните на стадию, с которой туннель начнется, и проведите линию до другой стадии.

Туннель можно создавать между любыми стадиями разных воронок, но у вас не получится связать стадии внутри одной воронки.

Ошибка «Невозможно добавить робота в произвольный шаблон Бизнес-процесса»

Если вы настраиваете туннель на стадии, где есть бизнес-процесс, то будет возникать ошибка и туннель создать не получится. Чтобы скопировать или перенести сделку в другое направление, добавьте соответствующее активити в ваш бизнес-процесс.

После того, как создали туннель, настройте его. Для этого нажмите на слово Туннель.

В первой опции можете выбрать, копировать сделку или переместить. Во второй настроить робота, который будет выполнять действие, а в третьей удалить туннель.

Туннель – это робот, который копирует или переносит сделку в зависимости от настроек. Как и в других роботах, вы можете настроить условия и время выполнения.

Также в слайдере с туннелями вы сможете настроить роботов и запустить генератор продаж.
Как создать роботы и триггеры
Генератор продаж

Воронка продаж

Воронка продаж — популярный инструмент для анализа процесса продаж.

Воронка наглядно показывает распределение сделок по стадиям. С помощью диаграммы можно определить этапы, на которых вы теряете потенциальных клиентов.

Как настроить стадии сделок читайте в статье Справочники

Как это работает?

Перейдем в раздел CRM — Воронка продаж. Битрикс24 показывает количество сделок на каждой стадии в виде диаграммы и таблицы.

С помощью фильтра вы можете ограничить результаты — например, показать сделки за этот месяц или показать только свои сделки.

Воронка показывает процент сделок на каждой стадии. Наведите мышь на стадию, чтобы увидеть количество сделок и их сумму.

Нажмите на название стадии, чтобы перейти к списку сделок на этой стадии.

Блок Незаключенные сделки показывает количество сделок на каждой неуспешной стадии. Это поможет проанализировать причины неудач.

Виды воронок

По умолчанию, Битрикс24 использует конверсионную воронку. Она учитывает все стадии, по которым двигалась сделка. То есть, к примеру, успешная сделка будет учтена на каждой стадии.

Вы можете выбрать режим классической воронки — он учитывает только текущую стадию сделки