Как открыть редактирование в гугл документе

Как работать с документами в Google Docs

Работа с онлайн документами позволяет вести совместную деятельность сотрудников без лишних хлопот.

Используйте Google Docs для совместной работы с документами в вашем Битрикс24. Перейдите в раздел Диск и выберите пункт Настройка работы с документами.

Выберите способ работы В облаке.

Администратор портала может по умолчанию выбрать сервис Google Docs в пункте Просматривать документы с помощью. Сделать это можно в разделе Настройки левого меню.

Откройте нужный документ на диске и нажмите Редактировать.

При необходимости авторизуйтесь и Разрешите доступ к вашему аккаунту Google.

Теперь вы можете редактировать документы одновременно с коллегами.

После завершения работы закройте окно документа Google Docs и сохраните изменения.

Рекомендую также почитать:

• Создание и редактирование документов
• Блокирование документов
• Битрикс24. Документы

Подробный гайд по возможностям Google Docs

Google Docs – это, пожалуй, самый популярный сервис для работы с документами. Он ничем не уступает программе Microsoft Word, им в разы проще и удобнее пользоваться, плюс в нем есть куча интересных функций. Правда, о многих из них пользователи сервиса не знают…

Но давайте исправим это – поговорим о том, какие возможности есть в Гугл Доках и как они могут облегчить работу.

Полезные функции сервиса Google Документы

Многими функциями, указанными ниже, я и сама частенько пользуюсь. Они в разы облегчают редактирование содержимого документа.

Работа в офлайн

В сервисе Google Docs можно создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии соединения с интернетом. Если в какой-то файл будут внесены изменения, они автоматически сохранятся после подключения к сети.

А вот о том, как это включить – открываем главную страницу Гугл Доков, в левой части разворачиваем меню и выбираем «Настройки». Там надо активировать функцию «Офлайн-режим» простым переключением тумблера.

Но это не все – после подтверждения изменений сервис потребует установить расширение «Google Документы офлайн» в ваш браузер. После активации данного режима сохраняем изменения нажатием на кнопку ОК.

Структура и навигация

Не мне рассказывать о важности правильной структуры документа – об этом и так много написано. Скажу лишь, что в сервисе Гугла по работе с документами можно создать четкую структуру и переходить в два счета к нужному разделу.

Сначала о том, как редактировать заголовки. Просто выделяем нужную строчку и в панели инструментов выбираем соответствующий уровень.

Теперь о том, как посмотреть на эту самую структуру. В левой верхней части рабочей области должен отображаться значок заголовка. При нажатии на него показывается подробный скелет текста. Если надо, этот значок легко убирается через меню «Вид» – «Показать структуру документа».

Если надо убрать какой-то элемент из структуры, просто жмем по расположенному рядом крестику.

Также есть возможность вставки оглавления. Для этого открываем меню «Вставка», затем «Оглавление», выбираем оптимальный вариант и жмем по нему.

Добавление закладок

Если не хотите потерять какой-нибудь важный элемент в длинном тексте, можно прикрепить к нему закладку. Для этого следует открыть в меню раздел «Вставка», а затем выбрать пункт «Закладка». На это место дается ссылка, ее можно скопировать и отравить другим, чтобы люди сразу переходили к выделенному вами фрагменту.

Расширенный поиск

Расширенный поиск выходит за рамки нахождения определенного фрагмента в тексте. С его помощью легко находить определенную информацию и картинки в интернете или на своем диске, не закрывая при этом документ. Открыть расширенный поиск можно через раздел «Инструменты» в меню или нажатием на комбинацию клавиш Shift + Ctrl + Alt + I.

Совместный доступ

Вместо того, чтобы каждый раз отправлять другим людям исправленные по несколько раз файлы, лучше скопировать содержимое в Гугл Доки и отравить ссылку. Именно за счет этой функции данный сервис и набрал большую популярность. Все, что при этом следует сделать – настроить доступ. В правой верхней части рабочей области будет одноименная синяя кнопка, жмем по ней.

Теперь подробнее – есть несколько вариантов предоставления доступа.

1. Добавление определенных пользователей или группы по ссылке. После того как вы впишете их имена и дадите доступ, на привязанную к аккаунту почту тем людям придет оповещение.
2. По ссылке. Тут тоже есть два варианта – предоставить доступ указанным ранее людям или же всем, у кого будет ссылка на документ.

Редактирование

Еще есть возможность настроить уровень доступа до читателя, комментатора или редактора. Суть проста: в первом случае другой человек ничего в документе поменять не сможет, во втором – сможет добавлять комментарии, в третьем – изменять текст на свое усмотрение. Этот параметр меняется в настройках доступа. После внесения изменений можно скопировать ссылку и отправить ее кому нужно.

Комментирование

Другие люди, которым вы открыли доступ, могут добавлять какие-то замечания или правки. Сделать это просто – выделяем строку или абзац, к которым прикрепится комментарий, затем жмем на иконку с правой стороны от выделенного фрагмента. Можно еще нажатием по правой кнопке мыши открыть контекстное меню и там выбрать пункт «Оставить комментарий».

Комментарии хороши тем, что в них можно упоминать нужного вам человека. Актуально, если над доком работает несколько людей. Комментарий будет висеть сбоку до тех пор, пока никто не нажмет на кнопку «Вопрос решен».

Внесение правок

В Google Docs есть режим «Советовать», который позволяет предлагать изменения без возможности самостоятельного редактирования. То есть вы вроде бы меняете текст, но в то же время все это остается в виде комментариев. И то, что вы предлагаете, будет выделено зеленым цветом. При необходимости можно давать к редакции некоторые пояснения.

Самое интересное – если принять совет, предложенный текст займет то место, в котором он отмечен. А если отклонить, ничего не поменяется.

Чтобы открыть этот режим, нужно в правой части панели инструментов в выпадающем меню отметить пункт «Советовать».

История изменений

В Google Документах никакой фрагмент не исчезнет бесследно – все изменения сохраняются в соответствующем разделе. Открыть его можно через меню «Файл», перейдя в категорию «История версий» и кликнув по пункту «Смотреть историю версий». Проще, наверное, нажать на комбинацию Shift + Ctrl + Alt + H.

Отправка копии документа

В Google Docs можно отправлять файлы по электронной почте. Чтобы сделать это, открываем в панели инструментов раздел «Файл», переходим к пункту «Электронная почта» и выбираем вариант «Отправить».

Следом откроется новое окно, где вам следует ввести адрес электронной почти получателя, указать тему и добавить сообщение. Здесь же можно выбрать, в каком формате будет отправлен файл. Есть варианты PDF, RTF, HTML, Word, обычный текст и OpenDocument.

Скачивание файла

Разумеется, Google Документ можно скачать в виде текстового файла. В разделе «Файл» следует перейти к пункту «Скачать», а дальше выбрать конечный формат. Здесь доступны DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, EPUB, HTML и еще ZIP-архив.

Работа с картинками

В Доках есть классный инструмент для работы с изображениями. Примерно такой же, как и в Word, но все же немного шире в плане возможностей. Добавление картинок производится разными способами – указанием пути к файлу на компьютере или ссылки в интернете, прикреплением из сервисов Диск и Фото, копированием изображения прямо в файл. Вдобавок можно менять цвета, проводить коррекцию яркости, контрастности или прозрачности, добавлять текст, а еще сохранять полученное изображение в Google Keep.

Горячие клавиши

Чтобы посмотреть на все встроенные комбинации горячих клавиш, надо открыть меню «Справка» и выбрать пункт «Быстрые клавиши» или нажать на комбинацию Ctrl + /. Полный список комбинаций можно посмотреть на сайте поддержки Google (там указаны варианты для разных операционных систем). Ниже перечислю некоторые из них, конечно же, для Windows. Исключаю те, что указала ранее, а еще стандартные «Копировать», «Вставить» и так далее 😉

Навигация

• Создать новый файл – Alt + F + N
• Открыть словарь – Ctrl + Shift + Y
• Перейти к статистике – Ctrl + Shift + C
• Вставить разрыв страницы – Ctrl + Ввод
• Повторить последнее действие – Ctrl + Y
• Перейти к следующему результату поиска – Ctrl + G
• Перейти к предыдущему результату поиска – Ctrl + Shift + G

Форматирование текста

• Увеличить размер текста – Ctrl + Shift + >
• Уменьшить размер текста – Ctrl + Shift +

Форматирование абзаца

• Увеличить отступ – Ctrl + ]
• Уменьшить отступ – Ctrl + [
• Применить обычный стиль текста – Ctrl + Alt + 0
• Изменить стиль заголовка – Ctrl + Alt + цифра от 1 до 6
• Создать нумерованный список – Ctrl + Shift + 7
• Создать маркированный список – Ctrl + Shift + 8

Выравнивание

• По левому краю – Ctrl + Shift + L
• По правому краю – Ctrl + Shift + R
• По ширине – Ctrl + Shift + J
• По центру – Ctrl + Shift + E

Изображения и рисунки

• Увеличить картинку – Ctrl + Alt + K
• Увеличить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + B
• Увеличить размер по вертикали – Ctrl + Alt + I
• Уменьшить размер – Ctrl + Alt + J
• Уменьшить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + W
• Уменьшить размер по вертикали – Ctrl + Alt + Q
• Закрыть редактор картинок – Shift + Esc

Комментарии и сноски

• Вставить комментарий – Ctrl + Alt + M
• Открыть список комментариев – Ctrl + Alt + Shift + A
• Открыть текущий комментарий – Ctrl + Ввод
• Вставить сноску – Ctrl + Alt + F

Автоматическая замена

За замену фраз и символов отвечает функция «Автоматическая замена». Для ее открытия перехожу в «Инструменты», затем открываю «Настройки».

В новом открывшемся окне открываем вкладку «Замены» и добавляем новые комбинации. Старые, кстати, можно удалять. Если есть слова, в которых вы часто ошибаетесь, внесите в этот раздел изменения, а сервис автоматически все исправит без проверки правописания.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Дополнительные плагины

Существует возможность расширения функционала Документов Гугл с помощью специальных дополнений. Чтобы открыть сей раздел, жмем на «Дополнения», а затем на «Установить дополнения». Можно еще кликнуть по плюсику в панели на правой стороне.

В маркетплейсе предусмотрено несколько основных категорий плагинов – «Бизнес-инструменты», «Эффективная организация работы», «Образование», «Связь и общение», а также «Служебные программы». Список может меняться со временем. Все установленные дополнения доступны в соответствующей вкладке.

Теперь приведу 4 примера интересных плагинов для Google Docs.

Translate+

Translate+ предназначен для перевода текста практически на любой язык. Процесс перевода проходит так – надо выбрать исходный язык, потом подобрать язык, на который вы хотите перевести, выделить фрагмент, а затем нажать на кнопку «Translate».

Doc Tools

Плагин Doc Tools добавляет несколько инструментов для упрощения работы с текстами. Например, можно менять регистр, выделять фрагменты другим цветом, сортировать списки и таблицы по алфавиту, преобразовывать число в текст (на английском) и так далее.

Writing Habit

Дополнение Writing Habit подойдет тем, кто следит за количеством набранных слов или знаков за определенный период. Основываясь на статистике предыдущих дней, приложение также дает прогнозы. Актуально, если вы поставили себе цель писать ежедневно конкретный объем текста и придерживаться этого показателя до конкретной даты, которую вы же сами и укажете.

Схемы и диаграммы Lucidchart

Дополнение Lucidchart позволяет работать с разными схемами, диаграммами, ментальными картами и так далее. Точнее сказать, расширение дает возможность вставлять уже готовые блоки, а создавать их следует непосредственно в онлайн-сервисе Lucidchart.

Специальные возможности для разработчиков

Напоследок расскажу о возможностях для тех, кто разбирается в скриптах. С помощью языка JavaScript вы можете создать собственное приложение и добавить его в сервис Google Docs. Чтобы перейти к этому инструменту, нужно открыть раздел «Инструменты» и выбрать в нем пункт «Редактор скриптов». После откроется ссылка на сервис, где вы сможете создать собственный скрипт.

Заключение

Используя указанные возможности, можно в разы повысить продуктивность при работе с сервисом Google Docs. Главное – разобраться во всех функциях и запомнить самые важные для вас комбинации клавиш!

[Руководство] Как редактировать документы Google на веб-сайте и на телефоне

Ознакомьтесь с этим всеобъемлющим руководством о том, как редактировать документы Google, и начните использовать их в полном объеме в удобное для вас время.

Василий Лебедев

PDFelement- Мощный и простой PDF-редактор

Начните с самого простого способа управления PDF-файлами при помощи PDFelement!

Работа никого не ждет — это общеизвестно, что почти все в профессиональной индустрии знают и не могут опровергнуть. Независимо от того, исправляете ли вы документ в метро или пишете следующую обширную статью во время отпуска, важно иметь под рукой подходящий инструмент для этого. Таким образом, Google Docs славится созданием, редактированием и публикацией документов благодаря своей мультиплатформенной функциональности.

Версии мобильных приложений и веб-сайтов содержат различные функции Google Docs для пользователей с учетной записью Google. Таким образом, независимо от того, используете ли вы свой настольный компьютер или мобильный телефон, вы можете легко получать доступ к документам и редактировать их с помощью этого приложения. Интересно, как?

Пожалуйста, ознакомьтесь с этим всеобъемлющим руководством о том, как редактировать документы Google, и начните использовать их в полном объеме в удобное для вас время.

В этой статье

Часть 1. Как редактировать документы Google на веб-сайте?

Одним из главных преимуществ Google Docs является то, что пользователи могут выбрать это онлайн, в первую очередь через его веб-сайт. Вы можете легко подготавливать и редактировать документы, включая другие файлы, которыми с вами поделились разные люди. Как это сделать?

Шаг 1 Перейдите на веб-сайт Google Docs. Если ваша учетная запись Gmail открыта, нажмите на значок с точкой в правом верхнем углу и выберите Google Docs. Это приведет вас на главный веб-сайт.

В качестве альтернативы перейдите на Google Диск и выберите меню > Google Docs.

Шаг 2 Нажмите на опцию Файл на верхней панели инструментов, чтобы создать новый файл. Выберите Создать > Документ.

Если вы редактируете общий файл, нажмите Открыть > выберите файл со своего устройства.

Если вы создали файл в MS Word, вы можете загрузить его в Google Docs по этому маршруту.

Шаг 3 Начните писать (для новых документов) или редактировать (другие файлы).

Нажмите на текст «Документ без названия» и добавьте свой персональный заголовок.

Шаг 4 В этом онлайн-редакторе Google Docs вы можете нажимать на различные меню, чтобы выполнять различные изменения. Например, чтобы добавить картинку, нажмите «Вставить» > «Изображение». Загрузите его со своего устройства через Google Диск или камеру или найдите в Интернете.

Вы можете добавить другие элементы, такие как таблица, диаграммы, рисунки и т.д. Также легко захватывайте эти элементы и перетаскивайте их к другим частям.

Шаг 5 Чтобы проверить орфографические ошибки, вы можете нажать на Инструменты > Орфография и грамматика. Затем решите, какое действие вы хотите использовать.

Помимо этого, есть и другие инструменты, которые можно попробовать, такие как словарь, позволяющий просматривать количество слов и т.д.

Шаг 6 Вы можете внести дополнительные изменения в сам текст. Щелкните правой кнопкой мыши и проведите пальцем, чтобы выбрать слово / фразу / предложение. Затем нажмите на функции редактирования текста под верхней панелью инструментов и измените такие аспекты, как тип шрифта, стиль, заголовок, размер и т.д.

Измените выравнивание, цвет, добавьте маркеры и т.д.

Шаг 7 Используйте другие функции редактирования в Google Docs. В Google редактируйте документы с помощью таких функций, как:

• Список — Составляйте маркированные или нумерованные списки.
• Удалить изменения — вы можете очистить формат, выделенный текст и т.д.
• Масштабирование — увеличьте вид, чтобы увидеть документ в большем размере. Это не влияет на размер шрифта; это только увеличивает масштаб документа.
• Настройка шрифта — внесите изменения в текст, как упоминалось ранее, с помощью таких стилей, как подчеркивание, жирный шрифт, курсив, выделение и т.д.
• Выравнивание — измените выравнивание всего текста с помощью таких опций, как выравнивание по правому краю, левому краю, центру и по ширине.
• Вставка элементов — вы можете добавлять знаки препинания, изображения, смайлики, гиперссылки и т.д.
• Интервал — Измените интервал между строками и абзацами; выделите объем текста, который необходимо изменить, и нажмите на значок для изменения интервала.

Вы также можете внести некоторые изменения в текст с помощью клавиатуры. Отметить,

• Курсив — Ctrl + I (Windows) и CMD + I (Mac)
• Жирный шрифт — Ctrl + B (Windows) и CMD + B (Mac)
• Подчеркивание — Ctrl + U (Windows) и CMD + U (Mac)

Такие шаги редактирования с клавиатуры доступны и для других действий. Это упоминается рядом с разрешенными действиями, когда вы выбираете их в меню.

Шаг 8 Google Docs автоматически сохраняет файл, пока пользователи редактируют его, но вы также можете поделиться им с другими пользователями или загрузить для совместного использования в автономном режиме.

После завершения всех работ по редактированию нажмите «Файл» > «Загрузить». Выберите один из заданных форматов, которые вы предпочитаете, и он будет сохранен автоматически.

Вы можете напрямую поделиться файлом по сети или электронной почте.

Часть 2. Редактируйте документы на телефоне с помощью приложения Google Docs

Существует версия приложения для телефона для пользователей, которые хотят использовать Google Docs на ходу. Вы можете воспользоваться ими через официальный веб-сайт или перейти в Apple App Store для версии приложения для iOS или Google Play Store для версии для Android.

Шаг 1 После загрузки приложения нажмите на приложение Google Docs на своем телефоне.

Шаг 2 Войдите в свою учетную запись, если вы еще этого не сделали.

Шаг 3 Откроется домашняя страница со всеми вашими документами Google. Пожалуйста, прокрутите вниз, чтобы найти документ для редактирования, и нажмите на него.

Шаг 4 Когда он развернется, нажмите на значок карандаша, чтобы начать редактирование. Появится клавиатура. Начните добавлять любой текст, который вам нужен.

Шаг 5 Выделите текст и нажмите на доступные варианты форматирования, такие как шрифт текста, форматирование, выравнивание и т.д. Нажмите на кнопку меню в верхней части экрана, чтобы сделать этот выбор.

Шаг 6 Файл будет обновляться автоматически по мере внесения изменений. После завершения вернитесь на начальный экран, нажав кнопку «Назад».

Часть 3. Как сделать документы Google доступными для редактирования на компьютере?

Хотя вы можете напрямую редактировать свои документы в Google Docs, платформа оснащена функцией, позволяющей основным создателям добавлять других пользователей. Вы можете предоставить общий доступ другим пользователям для редактирования. Либо непосредственно внесите коррективы в настройки пользователей, которыми вы делитесь, прежде чем делиться. Или же вы можете пригласить их к редактированию через URL-адрес или общий доступ по электронной почте.

Если вы хотите узнать, как сделать документы Google доступными для редактирования, сначала выполните следующие действия для процесса на рабочем столе.

Шаг 1 Откройте Google Docs> Файл > Открыть. Выполните действия по созданию/редактированию файла, как описано в части 1.

Шаг 2 После завершения всех изменений вы должны нажать на кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу экрана.

Шаг 3 Настройки общего доступа появятся во всплывающем окне.

Шаг 4 Чтобы добавить людей, добавьте их контакт. Если они доступны в вашем списке контактов, их имя / адрес электронной почты появятся среди опций. Выберите один или несколько.

Шаг 5 Настройка общего доступа по умолчанию установлена как ограниченная. Нажмите на него и измените его на любого, у кого есть ссылка.

Шаг 6 Нажмите кнопку Скопировать ссылку, чтобы поделиться с помощью URL-адреса файла. Он будет автоматически скопирован. Вставьте его на другие платформы, такие как приложения для обмена сообщениями, веб-сайты и т.д.

Шаг 7 В контексте того, как сделать документы Google доступными для редактирования, вы можете изменить настройки ссылки.

Если вы хотите, чтобы кто-либо отредактировал файл, щелкните значок средства просмотра рядом с ним и выберите Редактор. Выберите «Комментатор», если вы хотите, чтобы они только добавляли комментарии, но не редактировали.

Нажмите кнопку Готово и поделитесь скопированным URL-адресом с другими пользователями, если вы удовлетворены.

Шаг 8 Если вы хотите точно выбрать пользователей, с которыми хотите поделиться, добавьте контакты в разделе «Добавить людей и группы». Вы можете добавлять нескольких получателей по одному.

Шаг 9 Для каждого пользователя нажмите на настройки редактирования рядом и нажмите на Редактор. Добавьте галочку для «Уведомлять людей» — это автоматически отправит электронное письмо со ссылкой получателю, когда вы подтвердите обмен. Добавьте сообщение, если это необходимо.

Шаг 10 Наконец, нажмите кнопку Отправить, чтобы поделиться.

Часть 4. Как разрешить редактирование в Google Docs с помощью мобильного приложения?

Подобно тому, как вы узнали, как редактировать документы Google в мобильной версии приложения после веб-последовательности, вы должны знать, как разрешить доступ к редактированию через мобильное устройство. Вот шаги для того, чтобы сделать документы доступными для редактирования с помощью приложений.

Шаг 1 Откройте приложение Google Docs через свой смартфон и выполните все действия, описанные в части 2, чтобы отредактировать свой файл.

Шаг 2 Затем нажмите кнопку плюс (+) в верхней части экрана. Это приведет вас на страницу общего доступа. Если у вас есть разрешение на общий доступ, появится опция «Поделиться и экспортировать».

Нажмите на него > Поделиться.

Шаг 3 Добавьте контакты или группы на следующей странице. Это важно, если вы хотите ограничить доступ к определенным контактам.

Нажмите на маленький значок глобуса внизу, чтобы открыть настройки общего доступа.

Шаг 4 Измените общие настройки доступа на опцию «Любой, у кого есть ссылка» после нажатия команды «Изменить».

Шаг 5 В выпадающем меню выберите Редактор.

Шаг 6 Нажмите на значок ссылки, чтобы скопировать URL-адрес и поделиться им в других приложениях, например, в версии веб-сайта. Любой, кто перейдет по ссылке, будет иметь возможность открыть файл и внести необходимые изменения.

Если у вас возникли проблемы с редактированием и преобразованием PDF-файлов, видео ниже может вам помочь. Нажмите на ссылку ниже, чтобы узнать больше.

Итак, следуйте описанным выше шагам, чтобы легко создавать и редактировать свои документы с помощью Google Docs должным образом. После завершения вы можете загрузить его в формате PDF и поделиться им как автономным документом или непосредственно онлайн по электронной почте. Если вам нужно внести дополнительные правки, вы можете сделать это снова через Google Docs. Но после преобразования его в PDF-версию лучше использовать другое программное обеспечение, которое позволяет легко редактировать PDF, например PDFelement.

16 функций в Google Docs, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее

Google Docs — как Word, только лучше. В нём можно работать онлайн и офлайн с компьютера или смартфона. А ещё в Документах есть функции, которые упрощают работу с текстом. Собрала в статье те, какими пользуюсь каждый день.

Обратите внимание: чтобы работать в Google Docs, вам нужен почтовый ящик в Gmail. Зарегистрируйтесь, если у вас его ещё нет, или авторизуйтесь. Работать с сервисом можно через Google Диск — он доступен всем владельцам ящика в Gmail.

Новый документ через браузерную строку

Чтобы создать документ, в Google Диске можно нажать правой кнопкой мыши на любое пустое поле. Откроется окно, в котором нужно выбрать новый документ. А ещё таблицу, презентацию, форму и т. п.

Но есть и другой способ. Введите в поисковую строку браузера doc.new или docs.new. Новый файл откроется в этой же вкладке и сохранится в главной папке вашего Google Диска.

Перевод файла .doc(x) в Google Docs и обратно

Я работаю только в Google Документах, Word в моём компьютере не активирован, работать в нём нельзя. Но клиенты и коллеги иногда присылают файлы в формате .doc(x) — их право. Выход в такой ситуации — перевести документ в Google Docs.

Всё, что нужно сделать, — загрузить файл в Google Disc и открыть его. Система переформатирует документ в удобный формат. Правда, могут слететь настройки форматирования.

А если нужно отправить клиенту файл в формате .doc(x)? Откройте вкладку «Файл», найдите пункт «Скачать» и выберите нужный формат. Файл сохранится в таком виде, как вам нужно.

Комментарии и советы

Я работаю в связке с маркетологом и дизайнером. Чтобы отправить или получить обратную связь, мы оставляем друг другу комментарии в Google Docs. Чтобы оставить комментарий, нужно выделить текст, на котором вы хотите заострить внимание коллеги. Справа появятся две иконки: комментарий и совет.

Нажмите на нужную иконку. «Комментарий» — это окошко, в котором вы пишете, чего хотите от коллеги: добавить изображение, упростить текст, указать источник и т. п. Если хотите упомянуть человека, начните комментарий с @. Google предложит почтовые адреса из ваших контактов — выберите нужный. Коллега получит на почту уведомление, что его упомянули в документе.

«Совет» — это предложения, которые могут вносить коллеги в ваш текст: добавить слова или знаки препинания, удалить блок, переписать абзац и т. п. В отличие от комментариев, советы появляются в тексте. Они выделены зелёным цветом. Справа отображаются все предложенные действия. Вы как автор можете принять или отклонить предложение. Если примете, правка «встроится» в текст, если отклоните — исчезнет.

Горячие клавиши

Комбинации на клавиатуре используют, чтобы быстрее отформатировать и отредактировать текст, упростить навигацию по документу. Скорее всего, вы знаете комбинации «Скопировать» Ctrl (⌘ — для MacOS) + С и «Вставить» Ctrl (⌘) + V. Но в Google Docs их более 140. Вот самые популярные:
Ctrl + A — выделить весь текст.
Ctrl + F — искать по документу.
Ctrl + H — найти и заменить.
Ctrl + B — выделить текст полужирным шрифтом.
Ctrl + U — подчеркнуть текст.
Ctrl + I — выделить текст курсивом.
Ctrl + К — вставить или изменить ссылку.
Ctrl + Alt + цифра 1-6 — создать стиль заголовка.
Ctrl + Shift + 7 — создать нумерованный список.
Ctrl + Shift + 8 — создать маркированный список.
Ctrl + / — вызвать меню с горячими клавишами.
Все комбинации собраны в руководстве «Быстрые клавиши в Google Документах».

Добавить документ в избранное

Справа от названия файла есть иконка звёздочки. Нажмите на неё, и документ станет «избранным».

Зачем это нужно? Даже если у вас много папок в Google Диске, вы легко найдёте нужный файл. Он будет доступен в разделе «Помеченные».

Статистика

Хотите узнать, сколько в вашем документе страниц, слов, символов с пробелами и без? Всё это смотрите в статистике. Её можно вызвать комбинацией Ctrl + Shift + С или через раздел «Инструменты».

Статистика отобразится на всплывающем экране.

В пункте «Показывать статистику слов при вводе текста» можете поставить галочку. Тогда слева в документе появится окошко, в котором будет та же информация.

Оформление текста

В верхней панели Документов есть вкладка «Формат». В ней много инструментов, помогающих оформить текст: стили, выравнивание и отступы, столбцы, межстрочный интервал, нумерация и т. п.

Обращаю ваше внимание на пункт «Текст». В нём есть полезные функции вроде зачёркивания, замены регистра и над- и подстрочных знаков. Их также можно вызвать горячими клавишами.

Пользовательский словарь

В разделе «Инструменты» вы можете попросить систему проверять орфографию и грамматику. Ошибки допускают все, и Google помогает их обнаружить.

Скорее всего, вы будете использовать термины, которых система ещё не знает. Чтобы не раздражаться из-за красных подчёркиваний, добавьте такие слова в пользовательский словарь.

Готово, теперь Google поймёт вас лучше и не будет подчёркивать ставшие известными слова.

Просмотр версий

Иногда работа в документе ведётся несколько дней: я пишу статью, маркетолог вносит правки, я правлю правки, маркетолог оставляет новые комментарии… Случается, я удаляю комментарий и потом вспоминаю, что забыла учесть его.

К счастью, Google хранит все версии документа. Вы сможете обратиться к истории и найти нужный комментарий, даже если коллега оставил его неделю назад. Все они хранятся в истории версий.

Нажмите на текст — в правой части документа откроется история версий.

Выберите любую версию, нажмите на неё. Вы увидите, каким был документ в тот момент. Удалённые или добавленные части будут выделены зелёным шрифтом или зачёркнуты.

Вы можете скопировать предложения, которые случайно удалили из новой версии, или восстановить прежнюю версию. В первом случае скопируйте текст клавишей Ctrl + С и нажмите на стрелочку назад. Во втором нажмите на кнопку «Восстановить эту версию».

Автозамена символов

Не все символы, например, тире, есть на стандартной клавиатуре, а типографская раскладка Бирмана в моём ноутбуке постоянно сбивается. В такие моменты спасает автозамена. Её можно настроить в пункте «Инструменты» — «Настройки», правая вкладка «Замена».

Вы можете прописать свои правила: например, двойной дефис будет автоматически заменяться тире, а двойные скобки — кавычками-ёлочками.

Вставка фотографий и ссылок в документе

Google интегрировал поисковую систему в Документы. Это удобно, когда вы пишете статью и хотите дополнить её визуалом. Чтобы найти изображение или ссылку, во вкладке «Инструменты» выберите пункт «Расширенный поиск». В правой части документа откроется вкладка. В ней будет строка поиска. Введите запрос и нажмите Enter.

Результаты появятся в той же вкладке в разделах «Интернет», «Картинки» и «Диск».

Вставьте в документ нужные вам картинки или ссылки. Не забудьте указать источник. Мы ведь уважаем авторские права? 🙂

Распознавание текста в изображениях и PDF-файлах

Если у вас есть картинка с текстом или пдф-файл и вы хотите перевести их в текст, используйте возможности Google Docs. Загрузите документ в Диск. Откройте файл с помощью Google Документов.

Инструмент допускает ошибки, но в целом работает отлично. В любом случае так намного быстрее, чем печатать текст вручную. Слева — текст из .pdf, справа — автоматически переведённый текст в Google Doc.

Голосовой ввод

Если вы устали писать, но работать надо, попробуйте функцию голосового ввода. Она неплохо справляется с малыми объёмами текста и понимает команды вроде «точка», «запятая», «двоеточие» и т. п.

Чтобы запустить функцию, введите комбинацию Ctrl + Shift + S или включите её через «Инструменты». Слева появится иконка микрофона. Во время записи она будет гореть красным. Нажмите на неё, чтобы остановить запись. Обратите внимание: голосовой ввод работает только в браузере Chrome.

Дополнительные сервисы

В Google Docs можно добавить приложения, с которыми будет ещё удобнее работать. Они находятся во вкладке «Дополнения», пункт «Установить дополнения».

Выбрав этот пункт, вы попадёте в Google Workspace Marketplace. Здесь десятки дополнений для маркетологов, копирайтеров, дизайнеров.

Приложения устанавливаются напрямую в Google Docs, не грузят систему и не утяжеляют документ. Мы пользуемся этими сервисами:

• Свежий взгляд. Проверяет текст, находит ненамеренные тавтологии, плеоназмы, повторения слов. Иногда очень выручает.
• Docs Paragraph Translate. Переводит целые абзацы прямо в документе. Удобно, когда работаю с английским, немецким или испанским текстом.
• Grammar and Spell Checker — LanguageTool. Находит орфографические, грамматические, смысловые ошибки. Поддерживает 25 языков.
• Highlight Tool For Google Docs. Набор маркеров, которыми можно выделять важные моменты в тексте.

Доступ офлайн

В Google Документах можно работать автономно. При этом вы сможете редактировать имеющиеся файлы и создавать новые. А когда подключитесь к интернету, изменения синхронизируются.

Чтобы активировать функцию, в Google Диске перейдите в настройки — они скрываются за иконкой шестерёнки.

В пункте «Общие настройки» увидите графу «Офлайн-доступ». Поставьте галочку и нажмите на кнопку «Готово».

Что в итоге?

Google Docs — онлайн-сервис для тех, кто имеет дело с текстом. В нём можно работать автономно, самому или с коллегами, с привлечением дополнительных сервисов. Удобно обсуждать торговые предложения, утверждать или корректировать скрипты, работать над техническими заданиями или коммерческими предложениями для клиентов, даже если вы работаете не из офиса.