Графики работы
В данном обзоре мы рассмотрим Графики работы в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ).
Графики работы или рабочие календари — это справочник, который содержит информацию о рабочем времени:
- сотрудников — для расчета повременной заработной платы;
- рабочем времени ресурсов компании (оборудования) — с целью планирования загрузки ресурсов.
Доступ к данному справочнику осуществляется из нескольких разделов.
Первый — в разделе Компания по команде Все справочники переходим в список справочников программы и здесь, в группе Сотрудники есть команда Графики работы сотрудников.
Также в разделе Зарплата есть команда Графики работы. Перейдя по ней мы попадаем в тот же самый справочник.
В разделах Производство и Работы есть команда Графики работы. Если открыть справочник из этих разделов, в правом верхнем углу будет доступен выбор видов ресурсов:
- Ресурсы — содержит ресурсы компании (оборудование, бригады), загрузку которых мы можем планировать;
- Сотрудники — список сотрудников, которым установлен данный рабочий график.
Рассмотрим график работы подробней.
Первое, что мы видим в карточке графика работы, это наименование графика. Наименование должно быть логически понятным, желательно содержать информацию о рабочем времени, которое указано в соответствующем графике. Также здесь присутствуют год к которому относится текущая информация и дата начала отсчёта. При необходимости можно изменить цветовое представление графика. По кнопке Изменить можно отредактировать либо очистить расписание выделенного периода.
Вручную заполнять данные сложно и неудобно. Как правило график работы заполняется на основании производственного календаря (Российская Федерация) и шаблона.
Выбрав производственный календарь, в рабочем графике отобразятся рабочие и нерабочие дни. По шаблону расписания мы получаем продолжительность рабочего времени.
Рассмотрим шаблон графиков работы.
В шаблоне необходимо выбрать тип графика:
- по дням недели – настраивается расписание по дням недели;
- сменный – настраивается расписание по продолжительности цикла смены, например 2 через 2.
Флаг Учитывать праздничные дни — если будет установлен, то программа будет анализировать праздничные дни по производственному календарю.
В нижней части можно индивидуально под свою компанию настроить время труда, если используются свои переносы и выходные.
Флаг недействителен в нижней части используется для того, чтобы скрыть данный шаблон из списка, если шаблон больше в компании не применяется. Вместо удаления устанавливаем данный флаг и в списке шаблонов он отображаться не будет. Если необходимо вернуть данный шаблон, то в списке шаблонов по команде Ещё ищем Показать недействительные и установив данный флаг у нас в списке шаблонов будут отображаться все шаблоны.
Рассмотрим производственный календарь.
Производственный календарь — это шаблон рабочего времени, который утверждается правительством Российской Федерации.
В данном шаблоне есть рабочие, нерабочие, праздничные дни. Данный календарь также относится к какому-то конкретному году и именно с заполнения данного календаря необходимо начинать каждый новый год.
Если программа 1С:УНФ находится на интернет-поддержки, то данный календарь обновится автоматически.
На основании производственного календаря с помощью шаблонов заполняются рабочие графики.
В некоторых регионах могут использоваться свои производственные календари учитывающие какие-то национальные праздники, либо ещё какие-то отклонения от общероссийского производственного календаря. Для их использования необходимо добавить в список производственных календарей региональный календарь.
Для этого можно воспользоваться командой Все функции.
Если данной команды в вашем интерфейсе нет, то переходим в Настройки — Параметры и устанавливаем флаг Отображать команду «Все функции».
После этого переходим по команде Все функции и в открывшемся окне ищем Производственные календари (Справочники).
В этом справочнике мы видим производственный календарь Российской Федерации. Мы можем создать свой собственный производственный календарь, либо подобрать его по классификатору. В этом классификаторе нам доступен список регионов, в которых утверждены свои календари с учетом их региональные особенностей.
Добавив региональный производственный календарь на его основе можно далее заполнять Графики работы в компании.
Где используется графики работы?
Во-первых в разделе Зарплата в кадровых документах при приеме на работу, при перемещении мы обязательно указываем график работы нашего сотрудника. На основании данной информации будет заполняться табель.
В разделах Производство и Работы есть Планировщик ресурсов.
В нем мы можем видеть, какое количество времени доступно нашим ресурсам. Эта информация берется также из рабочих графиков, назначенных нашим ресурсам.
Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) в облаке обращайтесь по телефону +7(499)390-31-58 или на e-mail: info@unf4you.ru
Платёжный календарь и планирование финансовых показателей в 1С:УНФ
В 1С:УНФ планировать регулярные платежи, резервировать деньги и т.п. очень удобно с помощью платёжного календаря. А финансовое планирование помогает сформировать ключевые для бизнеса отчёты. Давайте посмотрим, как это работает.
Что можно сделать в 1С:УНФ с помощью платёжного календаря?
- вести заявки на расход денег
- согласовывать заявки на расход
- планировать поступление денег в том числе по заказам покупателей
- планировать оплату заказов поставщику
- вести платежный календарь и планировать разрыв оплат
- резервировать деньги под конкретную заявку
Так как речь идёт о деньгах, важно настроить права по планированию денег и распределить роли следующим образом:
- Отдельная роль на планирование денег
- Отдельная роль на превышения остатка денег
Важно: полные права у администратора не учитывают роль
Обратите внимание на особенности и ограничения планирования денежных средств:
- Нет сложного процесса согласования
- Нет проверки по задвоению суммы по заказу покупателя и поставщика
Как настроить планирование платежей
Переходим во вкладку Настройки — Еще больше возможностей — Деньги — Планирование и поставить галочки в опциях «Платёжный календарь» и «Резервирование денег». Теперь у нас есть возможность создавать «Заявку на расход денежных средств» и вести «Платежный календарь».
Итак, чем полезен платёжный календарь? Например, он покажет кассовый разрыв, как на скриншоте ниже.
Давайте рассмотрим на конкретном примере: 5 ноября нам нужно оплатить 800 тысяч рублей, а у нас на остатках только 637 тысяч рублей. Чтобы решить эту проблему, мы можем запланировать перемещение недостающих денег, например, со счёта на основную кассу. Программа позволит всё перекрыть и у нас не будет минуса.
Ещё один вариант — в случае, если в ближайшее время ожидается поступление нужной суммы денег, можно передоговориться с поставщиком об отсрочке и сделать соответствующие настройки в программе, т. е. изменить дату запланированного платежа.
Ещё одна полезная «фишка» платёжного календаря — это отображение более ранних платежей. Если опция выключена, то просроченные платежи за предыдущий период не отображаются, и мы можем забыть оплатить уже сделанную поставку товаров. Поэтому лучше её не отключать, но при этом важно всё время отслеживать актуальность документов и заявок, удалять ненужные, чтобы не запутаться.
Ещё одна полезная возможность — отбор заявок по статусам «Утвержден / Не утвержден». Это удобно для бухгалтера, которая может посмотреть только утверждённые заявки и поставить их в оплату, не беспокоясь, что случайно оплатит что-то лишнее. А сами отчёты можно настроить таким образом, чтобы они были более развёрнутыми или, наоборот, сжатыми, например, в разрезе счетов и касс.
Планирование финансовых показателей
Финансовое планирование в 1С:УНФ помогает формировать плановый отчёт «Доходы и расходы» (отчёт о прибылях и убытках), плановый денежный поток (отчёт о движении денежных средств) и плановый баланс. Это позволяет сравнить то, что ожидается с фактическим результатом.
Какие есть особенности планирования в 1С:УНФ?
- Детализация учёта по проектам и подразделениям. Например, в сети кафе можно детализировать план по каждому из кафе отдельно. Либо разбить их по территориальному признаку, например, кафе в Саратове и кафе в Тольятти. Если взять пример из сферы строительства — можно выделить несколько строительных объектов и поставить план по каждому объекту.
- Вложенность планирования по проектам и подразделениям.
- Баланс общий. Здесь есть нюанс: баланс не подвергается детализации по проектным подразделениям, а только по организациям. Так как программе, да и человеку, не очевидно, на какую статью расходов или подразделение вы планируете потратить такую-то сумму.
- В бюджете отражены только те показатели, которые есть в анализе бизнеса, т. к. нельзя запланировать то, что мы потом не сможем отследить по факту. Поэтому сначала нужно настроить показатели бизнеса, а потом уже ставить планы и формировать бюджет.
- Планирование в 1С:УНФ — это не бюджетирование в классическом виде, а плановая модель трёх отчётов — прибыль и убытки, движение денежных средств и баланс.
Чтобы настроить планирование, перейдите на вкладку Настройки — Ещё больше возможностей — Компания и в блоке «Планирование» установите галочку в опции «Бюджетирование». Обратите внимание, что там появится информация: «Включение позволяет составлять финансовый план фирмы и контролировать его исполнение».
После того, как мы активировали бюджетирование, в разделе «Компания» в блоке «Развитие бизнеса» появляется опция «Бюджеты», а рядом с ними мы видим «Показатели бизнеса», которые нам и нужно настроить заранее, а именно: Доходы и расходы, Денежный поток, Баланс.
Итак, как правильно настроить показатели бизнеса? Убедитесь, что доходах и расходах у вас отражено всё то же самое, что и в оборотно-сальдовой ведомости. Если у нас есть «Аренда», она должна быть отражена в показателях бизнеса. Если есть зарплата производства как расход, то это тоже должно быть отражено в показателях бизнеса. Это же касается и добавления новых разрезов и статей доходов, которые предварительно нужно добавить в показатели бизнеса. Иначе у нас будет сформирован неправильный отчёт, и мы увидим некорректные данные.
Теперь посмотрим на отчёт «Денежный доход», он же ДДС. Здесь так же должны отображаться все статьи, которые заведены в программе.
В этом отчёте есть 4 контура:
- операционная деятельность — здесь отражается всё, что относится к нашим обычным повседневным платежам и поступлениям: выплата зарплат, оплата поставщику и пр.
- инвестиционная деятельность — покупка оборудования, помещений или даже готового бизнеса и пр.
- финансовая деятельность — это наши кредиты, займы, возвраты кредитов, получение дивидендов и пр.
- перемещения — сюда также можно добавлять внутренние перепродажи.
В отчёте «Баланс» так же должно быть отражено всё, что есть в оборотно-сальдовой ведомости; то, что остаётся в активе или пассиве после закрытия месяца. По этому отчёту можно проверить, как обстоят дела, следующим образом: если в «Анализе бизнеса» при проверке баланса отображается 0, то у нас всё хорошо. Если есть какие-то цифры, значит есть какие-то расхождения.
Поэтому, прежде чем перейти к планированию, убедитесь, что у вас всё настроено и готово для этого.
Сменный график работы сотрудника в ЗУП 3.1
Если Вам нужно создать новый график работы сотрудника в 1С:ЗУП, перейдите в Меню — Настройки — Графики работы сотрудников и нажмите кнопку создать.
Далее нужно указать наименование и изменить свойства графика по ссылке изменить свойства графика.
Для настройки сменного графика нужно указать способ заполнения графика — по циклам произвольной длинны (сменные графики).
Флажок при заполнении учитывать праздничные дни указывает на то, что праздничные дни в графике будут не рабочими, не смотря на то, что на них приходится рабочая смена.
В разделе Расписание работы необходимо добавить рабочий цикл, указав кол-во рабочих часов в день.Выходные дни в графике отображаются нулевым количеством рабочих часов.
После настройки нажмите кнопку ОК. После этого произойдет заполнение графика
Так же не забудьте создать остальные смены для сотрудников, работающих во время, когда у первого сотрудника выходные
Настройка графиков работы в ЗУП
Графики работы, которые устанавливаются организациям штатным единицам в штатном расписании, назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия, в другую, учет по которой также ведется в программе, описываются в справочнике Настройка — Графики работы сотрудников.
В комплект поставки включен график с наименованием Пятидневка. Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.
Если график работы, установленный в организации, соответствует графику Пятидневка, то дополнительных настроек (изменения параметров графика) не требуется. Достаточно раз в год производить его заполнение на очередной календарный год. Однако предварительно необходимо проверять заполнение регламентированного производственного календаря, связанного с графиком работы.
Заполнение графика на последующие периоды (на следующий год) производится по мере необходимости, но обязательно до проведения расчетов начислений, приходящихся на следующий календарный год.
Чтобы составить график рабочего времени на очередной год, необходимо после заполнения производственного календаря в форме графика указать рабочий год в поле Год, за который отображается график работы и нажать на кнопку Заполнить.
В заполненном графике для дней, которые являются рабочими, проставляется продолжительность рабочего дня. Выходные и праздничные дни помечаются розовым цветом. Для каждого месяца показывается количество рабочих дней и часов. Заполненный график необходимо сохранить в программе, нажав на кнопку Записать и закрыть.
При добавлении нового графика в справочник Графики работы сотрудников по кнопке Создать необходимо настроить свойства нового графика работы. Для этого по ссылке Изменить свойства графика . вызывается форма Настройка графика работы .
Настройка свойств графика работы в форме Настройка графика работы состоит из нескольких этапов.
Выбор производственного календаря
Становится доступным, если на предприятии предусмотрено несколько производственных календарей. Это может понадобиться для организаций, обособленные подразделения или филиалы которых расположены в регионах, имеющих собственные праздничные дни (для таких регионов норма дней не совпадает с общероссийским производственным календарем). Список производственных календарей хранится в справочнике Настройка — Производственные календари. По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием «Российская Федерация».
Указание способа заполнения графика
- По дням недели (пятидневка, шестидневка и т.п.).
- Если выбран данный способ, то по умолчанию свойства графика заполнятся автоматически, и они будут соответствовать графику Пятидневка, который описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. При заполнении графика учитываются праздничные дни. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание с указанием продолжительности работы в часах по каждому выбранному виду времени по дням недели
- Данный способ заполнения графика позволяет составить расписание работы в виде режима работы по дням в течение цикла: для каждого дня указывается количество рабочих часов отдельно по каждому выбранному виду времени.
Бесплатная книга по зарплатному учету в 2023 году