Как составить платежный календарь в excel

Как заполнить платежный календарь. Пример

Организации часто сталкиваются с вопросами, касающимися контроля движения денежных средств. Вроде бы и проекты прибыльные, но постоянная нехватка денежных средств на счете. Где заморожены деньги? Когда ожидать ближайшего поступления? Хватит ли их на срочные платежи? Какие платежи можно отстрочить и не приведет ли такая отсрочка к кассовому разрыву? Как сопоставить всю информацию по поступлению и расходу денежных средств?

Все эти вопросы решает платежный календарь.

Какую информацию содержит платежный календарь

В принципе никакой унифицированной формы и обязательных требований к платежному календарю нет. Это внутренний инструмент компаний. Поэтому организации формируют его под свои нужды и с учетом особенностей финансово-хозяйственной деятельности.

Но общие данные все-таки есть:

• остаток средств на начало периода
• предполагаемые поступления
• наименование покупателя
• дата поступления
• сумма платежа
• предполагаемая дата оплаты
• наименование поставщика
• сумма оплаты
• остаток средств на конец периода.

При необходимости платежный календарь можно дополнить колонками для замечаний и комментариев, названием каждого проекта, статьями доходов и расходов, статусом срочности платежа, остатком долга по контрагенту, если это необходимо для оперативного контроля.

Алгоритм составления платежного календаря

Последовательность шагов при составлении платежного календаря:

1. Собираем информацию на период обо всех поступлениях и выплатах.

Это касается абсолютно всех поступлений и оплат, не только реализации от основного вида деятельности. Например, если Ваша компания предоставила заем другой организации и ожидаются поступления от контрагента в виде процентов за пользование заемными средствами, а может по условиям договора Ваш контрагент должен вернуть часть заемных средств. Вся информация заносится в платежный календарь.

То же самое и с оплатами. Включайте все предстоящие платежи, в том числе и налоги, пени, штрафы по договорам, арендные платежи и прочие…

Но, в тоже время, хочу предупредить, если есть какие-то неопределенные поступления и выплаты, скажем, сомнительная задолженность, то их лучше исключить из графика, чтобы не было ошибочных решений. Особенно это касается сомнительных поступлений.

2. Проставляем сроки.

Сроки устанавливаем по дням, причем лучше ориентироваться на последний из возможных дней по условиям расчетов.

При этом важно проставлять реальные сроки. Так, если есть постоянные покупатели, с которыми уже давние отношения, и мы точно знаем, что по ним оплата будет с задержкой, скажем, на неделю, лучше сразу поставить платеж по этому контрагенту на более поздний срок.

3. Анализируем расходные платежи и расставляем приоритеты.

Анализ платежей нам нужен для того, чтобы распределить их на срочные и не срочные. Это очень важно, т.к. задержка оплаты по некоторым обязательствам может иметь негативные последствия для организации.

К примеру, лучше не откладывать уплату налогов, ведь недоимка может привести к блокировке счета. Неуплата зарплаты вовремя также невозможна, т.к. строго контролируется государством и чревата уголовным преследованием. Или задолженность поставщику основного сырья: задержка оплаты может привести к задержке поставки сырья, без которого встанет работа предприятия и т.п.

4. Проверяем остаток средств и балансируем выплаты

Собственно, это и есть работа с платежным календарем. Мы проверяем, сколько денег у нас остается на определенную дату, хватит ли их на последующие платежи и не образовывается ли отрицательный остаток, то есть кассовый разрыв, и синхронизируем поступления и выплаты с помощью различных инструментов управления денежными потоками

Пример составления платежного календаря

Посмотрим, как это работает.

Примерно так выглядит самая простая таблица плана поступлений и платежей:

ПРИМЕР:
Остаток денежных средств на счете ООО «Ромб» в 1 день составил 320 000 руб.
Ожидаемые поступления:
3 день — поступления от покупателей — 280 000 руб.
4 день — поступления от продажи запасов — 140 000 руб.
Срочные предстоящие платежи:
1 день:
100% оплата поставщику за товары — 250 000 руб.
Оплата за доставку товаров — 10 000 руб.
2 день:
Выплата заработной платы — 120 000 руб.
Уплата налогов (авансовых платежей) и взносов — 70 000 руб.
3 день:
Арендная плата — 85 000 руб.

Заполняем наш график-таблицу.

Исходя из условия нашего примера, мы видим следующую картину: в первый день никаких поступлений не планируется, зато бухгалтеру ООО «Ромб» нужно оплатить поставщикам за товары и доставку в общей сумме 260 000 руб. Остаток на конец первого дня положительный.

Но тут же мы видим, что этих средств будет недостаточно для погашения обязательств во второй день, потому что планируемые поступления будут только в 3-й день, соответственно, у нас образовывается кассовый разрыв.

Конечно, в рамках статьи я показала самый простой пример, но даже он наглядно показывает смысловое значение и важность использования платежного календаря. Он помогает нам предусмотреть и заранее предотвратить негативные финансовые факторы.

Внимание! В курсе Управление финансами в кризис разбирается более сложная и интересная, максимально приближенная к практике ситуация, на основании которой слушатели вместе с преподавателем составляют платежный календарь.

И не только: много примеров и полезного материала по расчету рентабельности и прибыльности компании, управлению доходами и сокращению расходов, сценарному планированию.

Как составить платежный календарь в excel

Попробовать демо

Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
Объедините всю отчётность из 1С в сервисе «Финансист» без программиста за 5 минут
Платёжный календарь
Платёжный календарь как часть планирования: что за инструмент и как он поможет бизнесу?

Бытовое планирование — это и «что приготовить завтра на обед?», и «куда поехать следующим летом?». Так и бизнес-планирование охватывает горизонты от одного дня до нескольких лет. В статье рассмотрим, для чего нужны разные периоды финансового планирования, что такое платёжный календарь и как его составить.

Получайте статьи почтой
Присылаем статьи раз в 1-2 недели. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Какие бывают периоды финансового планирования

Долгосрочная модель скажет, сколько будет стоить компания через 10 лет, но будет бесполезна, если нужно посчитать, сколько денег будет в кассе завтра. Разберёмся, в каких случаях какие периоды планирования выбирать.

Длинные

Часто бизнесу важно смотреть на несколько лет вперёд.

Окупится ли инвестиционный проект?

Средние

На основе долгосрочного плана строятся среднесрочные. Период финансового планирования существенно короче — годовой бюджет можно разбить на более точные квартальные и понять, достижимы ли вообще цели компании. Например, планировали через три года выйти на фондовую биржу, но оказывается, что дела идут гораздо хуже запланированного, и стратегию нужно пересмотреть.

Короткие

Годовой бюджет — вещь полезная, но многие важные детали он игнорирует. Например, в глобальной перспективе не так интересно, в каком именно месяце компания получит субсидию от государства. А в оперативном планировании важен каждый день. Часто малый бизнес начинает именно с коротких планов — хватит ли денег на ближайший месяц? И здесь поможет удобный инструмент — платёжный календарь. Поговорим о нем подробнее.

Платёжный календарь: что это, и зачем нужен

Платёжный календарь — это таблица с прогнозом поступлений, расходов и остатков денег на каждый день.

Чем отличается от бюджета движения денежных средств

За основу платёжного календаря берут данные БДДС. Но есть различия.

• В календаре используется короткий период финансового планирования — обычно 30 или 90 дней.

• Он ведётся и корректируется практически в режиме онлайн, а не только раз в квартал.

• Уровень детализации гораздо выше. БДДС оперирует миллионами, а в календаре каждая тысяча рублей может сыграть роль.

Какие проблемы решает

Календарь поможет не просто увидеть, хватит ли денег в любой из дней, но и в других аспектах.

1. Чувствовать себя уверенно. Даже если ожидается кассовый разрыв, можно успеть подготовиться. Предупреждён — значит вооружён!
2. Управлять дебиторской и кредиторской задолженностью и заставлять деньги работать, а не просто лежать на счетах
3. Укрепить финансовую дисциплину. Видя график платежей, бухгалтер точно не забудет оплатить аренду офиса.

Как составить платёжный календарь

Календарь достаточно просто построить даже в Excel. Разберем пошагово, как его составить.

Какая информация должна содержаться в календаре

Календарь — это таблица, в которой один столбец — это один день. Кроме того, нужно добавить следующие показатели:

статья доходов или расходов;

Шаг 1. Прогноз поступлений

Для начала определяем, когда и сколько денег придёт в компанию. Учитываем всё: выручку, субсидии, проценты по вкладу. Иногда понадобится сделать упрощение. Например, розничный магазин не может точно спрогнозировать поступления, но вполне может взять за основу прогноз ОДДС и посчитать среднее значение выручки за день.

Подходим к прогнозу реалистично — если покупатель постоянно задерживает оплату, то и в плане отодвигаем её на пару дней. В результате готов прогноз поступлений на каждый день.

Шаг 2. Прогноз платежей

Статьи расходов берутся из БДДС с максимальной детализацией. От бухгалтерии придут данные о том, в каком объёме платить зарплату, от инвестиционного отдела — когда ожидаются капитальные затраты. Маркетологи расскажут, на какие дни планируется оплата рекламных кампаний.

Обязательные платежи жёстко привязываем к датам. Проценты по кредиту платим 20 числа, заработную плату — 10 и 25, а вот бумагу для принтера можно купить после получения оплаты от покупателей. На этом шаге получаем сальдо денежных потоков и прогноз остатка денег на конец каждого дня.

Шаг 3. Подготовка к оптимизации

Превышение оттоков над притоками в отдельные дни — нестрашная и частая ситуация (например, если оплачиваем новый автомобиль стоимостью несколько дневных выручек). Тревожным сигналом будет прогнозируемый отрицательный остаток денег. Чтобы заранее подготовиться к этому, разделим все платежи на:

первоочередные: что бы ни происходило, налоги и зарплата должны быть выплачены вовремя;

Как работать с платёжным календарём

Календарь недостаточно просто составить, работать с ним нужно постоянно. Основная идея — передвигать поступления на более ранний период, а расходы — на более поздний. Например, так:

• договориться с покупателями о предоплате, а с поставщиками — о задержке оплаты

• отодвинуть необязательные платежи. Если в кассе не хватает денег, то это не самое подходящее время для покупки нового автомобиля для курьера;

• найти дополнительные источники средств. Устроить распродажу, в крайнем случае, взять кредит.

Всегда ли нужно составлять платёжный календарь?

Наш ответ — да, платёжный календарь полезен любому бизнесу. Финансовая модель без привязки к конкретным датам рискует остаться теоретической конструкцией. Важно уделить внимание коротким периодам финансового планирования. Бизнесу со множеством проектов и контрагентов советуем использовать специальный сервис. Например, «Финансист» легко перестроит ОДДС в подневный отчёт на ближайшие 90 дней! Потратьте совсем немного времени на его внедрение, и сможете избежать кассовых разрывов и штрафов за просрочку платежей.

Платежный календарь в Excel

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки. Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка» . Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Как составить платежный календарь в Excel

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Платёжный календарь компании

Собственнику или руководителю фирмы важно своевременно получать достоверную отчётность о движении денежных средств (ОДДС). На её основе он принимает управленческие решения по развитию бизнеса. Один из ключевых элементов ОДДС — платёжный календарь для бизнеса. Расскажем, как его составлять и контролировать.

Что такое платёжный календарь организации и для чего он нужен

Платёжный календарь — это краткосрочный план компании. В специальной таблице, с разбивкой по дням, отражают приход и расход денег на опредёленный период в будущем. В плане нужно указывать ожидаемые суммы поступлений от покупателей и плановые перечисления поставщикам.

Платёжный календарь компании содержит также данные об остатках денежных средств на начало и конец каждого рабочего дня планируемого периода (это может быть неделя, декада, месяц).

Необходимость в платёжном календаре

Правильно заполненная форма позволяет своевременно исполнять взятые на себя финансовые обязательства перед контрагентами и кредиторами предприятия. Кроме этого, оперативный платёжный календарь способен помочь с решением проблем по кассовым разрывам. При недостатке средств на расчётном счёте, фирма не сможет вовремя:

• расплатиться с поставщиками;
• выплатить заработную плату сотрудникам;
• погасить кредиты и проценты;
• перечислить налоги и обязательные платежи.

И, как результат, — арест расчётного счёта и временный паралич деятельности. Допускать кассовые разрывы нельзя. Поэтому очень важно правильно планировать потоки денежных средств по операционной деятельности и источники покрытия их возможного дефицита (краткосрочные кредиты и овердрафты).

Содержание платёжного календаря

Планированием платёжного календаря занимается бухгалтер или экономист, ответственный за финансовую деятельность организации. В крупных компаниях и в холдингах эта деятельность подконтрольна финансовому директору.

Такой инструмент, помимо борьбы с кассовыми разрывами, помогает оперативно управлять финансами. В платёжный календарь, составленный на календарный месяц, включаются данные о:

• поступлениях денег от клиентов;
• планирующихся к оплате суммах поставщикам;
• налоговых платежах;
• просроченных выплатах;
• ещё не поступивших на расчетный счёт инкассированных суммах;
• планируемых к зачислению средствах согласно договорам эквайринга.

Платёжный календарь и план движения денег очень актуален для организаций малого и среднего бизнеса, поскольку у них часто возникают ситуации с нехваткой денежных средств.

Крупным компаниям ПК позволяет эффективно распределять средства между структурными подразделениями и филиалами, а также значительно упрощает контроль за финансами.

Формат документа

ПК составляется в виде таблицы, по которой наглядно видно, в каком из предстоящих дней компания столкнётся с дефицитом средств для покрытия текущих расходов. Благодаря плановому платёжному календарю руководитель организации увидит предстоящие кассовые разрывы, и сможет заранее к ним подготовиться:

• например, договорится с поставщиком об отсрочке платежа;
• или предложит покупателю скидку за авансовое перечисление;
• или перенесёт покупку дорогого актива на более поздний срок.

Таким образом он сохранит репутацию компании — а это очень важно в условиях высокой рыночной конкуренции.

Таблицу можно составить в Excel, сформировать в специальных приложениях для ведения бюджета или в бухгалтерской программе.

Пример платёжного календаря

Как составить платёжный календарь денежных средств

Заполнить форму ПК не сложно. В документе отражаются следующие данные:

1. статьи доходов или расходов;
2. наименование проекта под который составляется ПК;
3. контрагенты;
4. даты поступления или перечисления денежных средств;
5. суммы расхода или прихода денежных средств;
6. важные пояснения для статей платёжного календаря.

Список далеко не полный, его можно дополнять другой нужной информацией или сокращать, при необходимости. Например, иногда бывает необходимо

• выделить крупных клиентов;
• распределить данные по филиалам;
• указывать центры финансовой ответственности;
• разделить платежи по разным ставкам НДС или расчётным счетам.

Чтобы систематизировать работу с ПК, желательно утвердить регламент платежей по предприятию. Это внутренний документ, в котором прописывается порядок сбора и утверждения заявок на расходы в соответствии с утверждённым бюджетом. Руководители структурных подразделений, в пределах выделенных лимитов, могут расходовать средства на поддержание деятельности компании.

В регламенте нужно прописать приоритетность платежей. При недостатке средств финансист сможет регулировать платежи в соответствии с утверждённой очерёдностью. Например, наивысший приоритет будет для уплаты налогов, заработной платы и процентов по кредитам.

Самое трудное в подготовке платёжного календаря – это наполнение его плановыми показателями. Часто возникают сложности с выяснением сумм и даты ожидаемых поступлений и платежей по дням месяца. Чтобы составить план, понадобится помощь сотрудников всех основных подразделений предприятия:

Наименование структурного подразделения	Тип заявки
Отдел продаж	Календарный план поступлений от покупателей
Отдел материально-технического снабжения	Планируемые объёмы закупки сырья, материалов, товаров
Административно-хозяйственный отдел	Хозяйственный инвентарь, затраты на обслуживание здания, коммунальные расходы
Отдел маркетинга	Сведения по финансированию рекламных акций
Инженерная служба	Расходы на обслуживание и ремонт оборудования
Бухгалтерия	Планируемые к перечислению: заработная плата, налоги, сборы, проценты и кредиты
Отдел капитального строительства	Расходы по капремонту или возведению зданий и сооружений

Собранную информацию надо разбить по контрагентам и статьям расходов. Распределить налоги поможет налоговый календарь. Дни выплаты аванса и заработной платы указаны в коллективном договоре. Далее вам остается разнести все перечисления по конкретным дням и строкам платежного календаря.

После этого появится возможность сравнить приходы с расходами. Станет ясна реальная картина – в какие из дней может возникнуть дефицит денег.
Далее нужно проанализировать все планируемые расходы по приоритетности. Что-то передвинуть, от чего-то отказаться.
Нужно учитывать «репутационные» платежи — их можно просрочить, но это повлияет на имидж компании в будущем. Например, первые закупки у крупного холдинга, с которым планируется работать на постоянной основе.

Контроль исполнения ПК

После заполнения плановых показателей финансист должен отслеживать исполнение ПК. Для этого нужно выгрузить данные по расчётному счёту в программе «банк-клиент». Обороты по кассе берутся из бухгалтерской программы. Можно делать это ежедневно или по итогам недели.

Специалист сравнивает фактические показатели денежных потоков с плановыми, и выявляет отклонения. Таким образом, он постоянно контролирует финансовое положение компании и выявляет возможные кассовые разрывы. При отклонении показателей доходности, он связывается с работниками отдела продаж чтобы активизировать работу по поступлению денег.

Сумма плановых платежей поставщикам иногда превышает размер поступлений. Это нормально, если компания в состоянии оплачивать нехватку за счёт остатков денежных средств на банковском счёте или овердрафтного кредита.

Пример заполнения и ведения платёжного календаря

Финансист ООО «Сфера Плюс» составил платёжный календарь на месяц. Он собрал все платежи со структурных подразделений в одну таблицу и распределил их по дням. Для упрощения покажем часть календаря — первую декаду:

Статья	1.10.21	4.10.21	5.10.21	6.10.21	7.10.21	8.10.21
Остаток денег на начало дня	153000	116000	132500	122500	-65000	8000
Поступления от продаж	75000	18000	62000	0	93000	68000
Закупка сырья и материалов	112000	0	0	0	20000	0
Хозяйственные расходы	0	1500	0	7500	0	8000
Налоги	0	0	72000	0	0	0
Зарплата	0	0	0	180000	0	0
Уплата процентов за кредит	0	0	0	0	0	6000
Остаток денег на конец дня	116000	132500	122500	-65000	8000	62000

Выяснилось, что 6 октября возможен кассовый разрыв — нужно выплачивать заработную плату, а достаточных денег на счёте не будет. Финансист обратился к менеджерам продаж чтобы они договорились с покупателем о переносе оплаты за товар на один день раньше, не 7, а 6 октября. Переговоры прошли успешно, и ПК удалось сбалансировать:

Статья	1.10.21	4.10.21	5.10.21	6.10.21	7.10.21	8.10.21
Остаток денег на начало дня	153000	116000	132500	122500	28000	8000
Поступления от продаж	75000	18000	62000	93000	0	68000
Закупка сырья и материалов	112000	0	0	0	20000	0
Хозяйственные расходы	0	1500	0	7500	0	8000
Налоги	0	0	72000	0	0	0
Зарплата	0	0	0	180000	0	0
Уплата процентов за кредит	0	0	0	0	0	6000
Остаток денег на конец дня	116000	132500	122500	28000	8000	62000

По итогам 1 декады октября получилось следующее:

Статья	1.10.21	4.10.21	5.10.21	6.10.21	7.10.21	8.10.21
Остаток денег на начало дня	153000	116000	132500	122500	28000	8000
Поступления от продаж	75000	18000	62000	93000	0	0
Закупка сырья и материалов	112000	0	0	0	20000	0
Хозяйственные расходы	0	1500	0	7500	0	0
Налоги	0	0	72000	0	0	0
Зарплата	0	0	0	180000	0	0
Уплата процентов за кредит	0	0	0	0	0	6000
Остаток денег на конец дня	116000	132500	122500	28000	8000	2000

Запланированный на 8 октября платёж не поступил, в связи с этим пришлось в первую очередь уплатить проценты за кредит, так как это более приоритетный платёж. Оплату хозяйственных расходов перенесли на более поздний срок.

Как сформировать плановый платёжный календарь в Excel

Это самый простой способ формирования ПК — без применения специальных программ и шаблонов.

В файле нужно создать два листа:

1. реестр платежей;
2. платёжный календарь для организации.

Реестр платежей заполняется следующим образом:

Реестр платежей ООО «Сфера Плюс»

Нужно отформатировать его как таблицу, установить фильтры, чтобы легко найти нужные данные. Суммы по поступлениям ставятся положительные, по платежам — отрицательные.

На 2 листе формируется платёжный календарь — как сводная таблица из показателей реестра платежей (Вставка — Сводная таблица — Выбрать диапазон).

Денежные потоки, статьи, контрагенты переносятся в строки, дата — в столбцы, сумма — в значения. Получится вот такая таблица:

Платёжный календарь для руководителя ООО «Сфера Плюс»

Добавить строки «Сальдо на начало дня» и «Сальдо на конец дня», связать их формулами:

Сальдо на конец дня = Сальдо на начало дня + Поступления — Платежи;

Сальдо на начало текущего дня = Сальдо на конец предыдущего дня.

Очень удобно — когда заполняют реестр платежей, данные автоматически переносятся в платёжный календарь. Не надо делать двойную работу.

Чем отличается платёжный календарь от бюджета движения денежных средств

Не надо путать ПК и БДДС — это разные инструменты планирования со своими конкретными целями.

ПК — это оперативный, краткосрочный документ, его цель — не допустить кассовых разрывов. Пользователю ПК нужно, чтобы суммы и сроки платежей были максимально точными. Ему надо знать откуда и куда пойдут деньги.

БДДС формируют на длительный срок — от года и больше. Он носит стратегический характер. Не важно от кого придут и куда уйдут деньги. Денежные потоки не детализируются. Цель БДДС — определить платёжеспособность фирмы и выявить потребность в заёмных средствах на период планирования.

ПК формируют на основании фактических данных (заключённых договоров, счетов на оплату, накладных, и т.д.), а БДДС — на основе расчётов и экспертных данных.