Как можно поделиться документом в гугл таблицах

Лайфхаки для работы с Google Диском, Документами и Презентациями

Переходите по любой из этих ссылок — сразу будет создаваться новый пустой документ соответствующего типа:

Таблица: sheet.new / sheets.new

Документ: docs.new / doc.new

Форма: forms.new / form.new

Презентация: slide.new / slides.new

Новая встреча в Google Календаре: cal.new

Такие ссылки работают и для сервисов видеовстреч Meet (meet.new), заметок Keep (keep.new) и других. Полный список смотрите на сайте у Макса Махрова .

Кроме того, находясь в Google Диске, можно создавать документы нажатием клавиш:

Документ: Shift + t

Презентация: Shift + p

Таблица: Shift + s

Форма: Shift + o

Папка: Shift + f

Ну а все горячие клавиши Google Диска есть по ссылке:

Ссылка на Google Диск

Если у вас несколько аккаунтов Google, и вы пользуетесь диском на обоих (например, личный и корпоративный, как у меня), то знайте — цифра в этой ссылке на странице Google Диска отвечает за аккаунт (вдруг вы придумаете, как это применить — мне иногда проще перейти так, чем щелкать на фото и потом на профиль, плюс вдруг вам нужно добавить в закладки страницу Диска для определенного своего аккаунта) — поменяете на единицу — поменяется аккаунт:

Ссылка на файл на Google Диске

Допустим, у вас на Google Диске лежит фото, PDF или файл любого другого типа, которым вы хотите поделиться — просто щелкайте правой кнопкой по названию файла и нажимайте “Получить ссылку” в контекстном меню:

После этого вам нужно будет или указать конкретных пользователей, которым будет доступен файл, либо открыть доступ по ссылке.

Прямая ссылка на скачивание

Иногда необходимо получить прямую ссылку на скачивание документа, чтобы у пользователя при переходе сразу начиналась загрузка.

Чтобы это сделать, нужно добавить ID документа к строке: https://docs.google.com/uc?export=download&id=

Таблицы + Презентации + Документы

Ссылка на создание копии документа

Добавьте /copy к концу ссылки любого дока/таблицы/презентации — и при переходе по ней будет открываться не документ, а кнопка для создания копии:

Это удобно, если вам нужно “раздать” документ многим людям, чтобы каждый работал в своей копии и сразу создавал ее, а не лез в меню. Или если вы сделали шаблон, на основе которого регулярно создаете новые документы.

https://docs.google.com/document/d/1Wh_oFvWxzhcOryxC70sNlwIpXI8WtRJNqfZoL6WYdNQ/copy

Друзья, все ссылки в этой статье нерабочие — они нужны, чтобы показать структуру ссылок (элемент, о котором речь в соответствующем пункте, обычно выделен полужирным шрифтом).

Вставка как значение

Ctrl+Shift+V — сочетание клавиш для вставки текста в Таблицы/Презентации/Документы без исходного форматирования.

Можно использовать и чтобы вставить текст из внешнего источника в документ или презентацию, и чтобы быстро заменить формулы на значения в Таблицах.

Щелкни на меня!

В Таблицах/Презентациях/Документах щелкните на аватарку другого пользователя в правом верхнем углу, чтобы попасть в ту ячейку/слайд/место в документе, где он находится (что у него активировано, где находится курсор).

Публикация в интернете

Файл — опубликовать в Интернете — и вот ваш документ/презентация/таблица доступны по ссылке без интерфейса, как простенькие веб-странички, и все обновляется с периодичностью в несколько минут.

Подробнее мы писали об этом здесь .

Документы + Презентации

Голосовой ввод

Ctrl+Shift+S или Инструменты — Голосовой ввод — и вуа-ля, у вас появляется вот такое небольшое плавающее окошко с микрофоном:

Нажимайте и диктуйте текст. Можно произносить слова “запятая”, “точка”, чтобы сразу надиктовывать со знаками препинания. Мне периодически присылают тексты, надиктованные в гугл-доках, на редактуру и публикацию — могу сказать, что этот инструмент действительно удобен и позволяет довольно неплохо подготовить “сырье” для будущего текста.

Кстати, в Презентациях тоже есть голосовой ввод — там можно надиктовать заметки к слайдам (сочетание клавиш такое же: Ctrl+Shift+S).

Изменение размера шрифта

Вставка данных из Таблиц

Скорее всего, вы знаете об этом, но вдруг!

Копируйте (Ctrl+C) диапазон из Google Таблиц и вставляйте (Ctrl+V) на слайд Презентаций (или в текстовый Документ) — и после в диалоговом окне выбирайте “Связать с таблицей”, чтобы была возможность обновлять данные:

Если данные изменятся в таблице, то на слайде при активации вставленных данных появится кнопка “Обновить”:

А в последнем столбце исходника еще были спарклайны… Увы, они в презентации не отображаются.

Если же нужно сделать “мгновенный снимок” данных из Таблицы, выбирайте второй пункт после вставки данных (“Вставить без связи с исходной таблицей”).

Документы

“Советовать”, даже если ты редактор

Даже если у вас есть права на редактирование, но вы хотите предлагать изменения, а не редактировать текст сразу, просто переключайтесь в соответствующий режим в правом верхнем углу:

Теперь все, что вы будете редактировать, будет отображаться в таком формате:

И это можно будет комментировать (и вам, и другим пользователям с доступом на редактирование и комментирование). Понятно, что если вы редактор, то вы можете принять/отклонить любое исправление, в том числе свое.

Кстати, есть и режим просмотра — если хотите только читать документ, не отвлекаться на панель инструментов и случайно ничего не ввести/удалить, переключайтесь на него.

Ссылка на заголовок в Google Документах

Если вы переместите курсор на заголовок в Документе, то сможете скопировать ссылку именно на этот заголовок в адресной строке, у нее будет окончание со словом heading:

https://docs.google.com/document/d/1Wh_oFvWxzhcOryxC70sNlwIpXI8WtRJNqfZoL6WYdNQ/edit#heading=h.500p9m7ynorr

У пользователя, переходящего по такой ссылке, будет открываться (если есть доступ по ссылке или у этого человека) именно этот заголовок, курсор будет на нем.

Это работает, если вы изменили стиль абзаца на один из заголовков:

Ну как тут не напомнить, что в наших любимых Таблицах можно дать ссылку на любую ячейку/диапазон, чтобы при переходе по ней открывался именно этот лист и выделялся именно этот диапазон:

Вот так выглядит ссылка в Таблицах — например, на диапазон B3:D9 на неком листе:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GFH1zjHE37US3qwCXCG6xJsGxLX3rj2Qn_WwB-LKtWU/edit#gid=0&range=B3:D9

Оглавление

Итак, если вы используете в Документе заголовки разных уровней, то сможете потом одним щелчком создать оглавление. Вставка — Оглавление — и далее вы выбираете один из вариантов: с номерами страниц (например, если будете печатать документ) или с гиперссылками:

В варианте с номерами страниц все равно можно будет перейти по ссылке, просто сами заголовки не выглядят внешне как гиперссылки:

В варианте с ссылками не будет номеров страниц, а заголовки будут оформлены как гиперссылки, что вполне логично 🙂

Закладка

Если вы хотите дать ссылку не на заголовок, а на конкретное место в документе — добавляйте закладку (Вставка — Закладка), щелкайте мышкой на нее, затем на “Ссылка” — и копируйте ссылку из адресной строки.

У ссылки на закладку будет bookmark в конце:

https://docs.google.com/document/d/1Wh_oFvWxzhcOryxC70sNlwIpXI8WtRJNqfZoL6WYdNQ/edit#bookmark=id.7b7ualrok1zg

Нарисовать специальный символ

Для вставки символов нужно зайти в меню «Вставка» — «Специальные символы»:

А там можно не только искать по категориям или по ключевым словам, но и нарисовать символ в специальном поле:

Презентации

Ссылка на конкретный слайд

Как и в случае с листами Таблиц и заголовками Документов, в Презентациях есть ссылки на конкретный слайд — скопируйте из адресной строки, находясь на соответствующем слайде:

https://docs.google.com/presentation/d/1v8Jtd0FBTpyHUooTcseJS5Njy9EGF6ez1r30P4_2lJs/edit#slide=id.gb4276eea42_0_104

Календарь

Быстрые встречи

В настройках календаря в разделе «Мероприятия» можно задать продолжительность мероприятия по умолчанию.

А еще здесь есть волшебный (уж по обещаемому эффекту — точно) флажок «Быстрые встречи». Поможет ли он меньше времени проводить на совещаниях? Не уверен. Но его активация сделает короткие 30-минутные встречи 25-минутными по умолчанию, а часовые — 50-минутными. Увы, опыт показывает, что даже 50-минутные встречи воспринимаются участниками как часовые, так что нужна серьезная дисциплина, чтобы заканчивать время и был реальный перерыв в 10 минут. Но вдруг у вас получится?

Рабочее время

В настройках календаря есть раздел “Рабочее время” — можно указать свое рабочее расписание (дни и часы). Гарантирует ли это, что вам не поставят встречу на это время? Кхе-кхе. Но во всяком случае коллега получит предупреждение о том, что вы не работаете (хотите не работать) в заданное время.

Почта (Gmail)

Увеличить время отмены отправки письма в Gmail

По умолчанию у вас есть всего 5 секунд на отмену отправки письма. Совсем мало! Но это время можно увеличить до 30 секунд. Заходите в настройки — все настройки — общие — отмена отправки и выбирайте один из вариантов (5, 10, 20 или 30 секунд).

Помечать письма, отправленные только вам

Чтобы пометить письма, которые отправлены только вам персонально, а не нескольким адресатам, включите соответствующую опцию в «Общих» настройках Gmail (называется «Значки персональных писем»):

Таблицы

Быстрый переход к именованным диапазонам

Нажимайте на выпадающий список в строке формул — и сможете быстро переместиться к именованному диапазону (если он есть в документе) или на другие листы.

Как создать google таблицу с общим доступом?

Чтобы создать новую google таблицу с общим доступом, нужно:

• Зайти или создать аккаунт в gmail (так и вбиваем в поиск если у Вас нет аккаунта в гугл);
• В правом верхнем углу щелкнуть левой кнопкой компьютерной мыши по пиктограмме с 9 точками;
• В появившемся модальном окне с сервисами от гугл найти google диск;
• Щелкнув по иконке гугл диска левой кнопкой мыши перейти в «мой диск»;
• Слева, сверху щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопку «Создать»;
• В появившемся модальном окне выбрать «Google таблицы» и щелкнуть по надписи — создастся новый файл таблицы.

Как дать доступ к гугл таблице другому пользователю?

Чтобы к Вашей Google таблице могли подключаться другие пользователи — надо предоставить им доступ:

• У пользователя должен быть гугл аккаунт;
• В правом верхнем углу гугл таблицы кликаем мышью на «Настройка доступа»;
• В появившемся модальном окне выбираем нужные настройки доступа.

Расшариваем доступ к гугл таблице через настройки файла?

Еще одним способом быстро поделиться ссылкой на свою google таблицу с другими пользователями — является ссылка через Файл:

• В меню кликаем на раздел «Файл».
• Во всплывающем меню находим раздел «Поделиться».
• Наводим на него курсор мыши и кликаем на «Открыть доступ».

Общий доступ к гугл таблице по ссылке

Для настройки доступа всем пользователям можно разрешить переход по сформировавшейся ссылке, для этого:

• В модальном окне кликаем по надписи «разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» (она находится в самом низу);
• Выбираем уровень доступа: от читателя (может только просматривать документ) до редактора (с полными правами администратора);
• Жмем на кнопку «Готово» и делимся ссылкой.

Общий доступ к гугл таблице определенным пользователям

Чтобы работать в одной гугл таблице группой, можно предоставить доступ к документу конкретным юзерам:

• У пользователей должны быть аккаунты в гугл;
• В правом верхнем углу щелкаем мышью по «Настройка доступа»;
• В появившемся модальном окне щелкаем по форме мышью и вносим туда mail пользователя;
• Кликаем по кнопке «Готово».

На почту пользователя придет оповещение с ссылкой на документ, в котором будет вестись совместная работа, либо просмотр (зависит от настроек по ролям).

Чтобы удалить пользователей, либо переделать варианты доступа, достаточно пройти аналогичную процедуру из нужных вариантов и: либо удалить какого-то пользователя; либо проставить функцию ограниченного доступа к документу (в случае, если был настроен доступ по ссылке).

Трюки со ссылками в Google Документах

Один из несомненных плюсов офисного пакета от Google – возможность легко и быстро поделиться документом. Достаточно просто отправить ссылку на него.

Заложите в ссылку дополнительные параметры для того, чтобы при переходе по ней пользователь не просто открывал документ, а проделывал определенные действия.

Давайте разберемся, какие.

Возьмем ссылку, которой мы будем делиться. Выглядит она вот так:

Зеленым обозначено, какую программу мы использовали: Google Документы, Google Таблицы или Google Презентации. Во всем остальном принцип формирования ссылки одинаковый. В том числе ее окончание, которое нас и интересует:

Окончание edit?usp=sharing и и говорит нам о том, что при переходе по ссылке пользователь сможет редактировать наш документ/таблицу/презентацию.

Возможно, после слова edit в вашей ссылке ничего нет. Это нормально. Возьмите все, начиная со слова edit и до конца ссылки.

Копирование

Замените окончание ссылки на copy.

Теперь при переходе по ссылке у пользователя спросят, хочет ли он создать копию этого документа.

Кликнув на кнопку Создать копию, пользователь скопирует документ к себе на Google Диск.

У данного метода есть дополнительные опции:

При использовании окончания copy?copyComments=true будет создана копия документа, включающая в себя все комментарии из исходного документа.

А если добавить окончание copy?copyComments=true&includeResolvedCommentsOnCopy=false то скопированы будут только те комментарии, которые еще не помечены как завершенные.

При копировании документа новый документ становится также доступен тем, кому был доступен оригинал. Ссылка, позволяющая избежать этого и создать документ только для себя должна оканчиваться на: &copyCollaborators=false

Чтобы при копировании документа сразу добавить в него еще одного пользователя, окончание ссылки должно быть: copy?userstoinvite=emailaddres

Переход к нужному слайду

В Google Презентациях используйте окончание present?slide=id.p10 чтобы по ссылке открыть презентацию на нужном слайде. Не забудьте заменить номер слайда (10) на нужный вам.

Экспорт

С помощью ссылок можно экспортировать документ в другой формат.

Замените окончание на:

export?format=pdf – в Google Документах и Google Таблицах

или на export/pdf – в Google Презентациях

и при переходе по такой ссылке пользователь скачает документ формата pdf, который будет создан из вашего файла.

Помимо pdf доступны и другие форматы.

Форматы для Google Документов:

• docx (Microsoft Word);
• odt (OpenDocument);
• rtf;
• txt;
• html;
• epub;
• png.

Форматы для Google Таблиц:

• xlsx (Microsoft Excel);
• ods (OpenDocument);
• csv;
• tsv.

Форматы для Google Презентаций:

• pptx (Microsoft PowerPoint);
• odp (OpenDocument);
• txt;
• jpeg;
• png;
• svg (векторная графика).

У Google Презентаций при такое типе ссылок есть своя особенность: вы можете задать номер слайда, который хотите получить в графическом формате. Окончание ссылки при этом будет выглядеть так:

export/png?pageid=p10

Вместо цифры 10, само собой, вы можете подставить нужный вам номер слайда.

По аналогии с презентациями строится и ссылка для Google Рисунков. Доступные форматы:

• pdf;
• jpeg;
• png;
• svg (векторная графика).

Режим просмотра

В режиме просмотра пользователю откроется созданный вами документ без возможности вносить в него правки. Пользователь не увидит никаких панелей. Только текст документа.

Для использования режима просмотра замените окончание ссылки на preview

Создание шаблона

В этом режиме ваш документ будет открыт в режиме просмотра, но с кнопкой Использовать шаблон. При клике на нее у пользователя на Google Диске будет создана копия документа, с которой он сможет работать. Отсутствие от copy только в том, что в названии скопированного документа не будет стоять слово Копия.

Для создания шаблона замените окончание на template/preview

Расписание ближайших групп:

Как импортировать данные из веб-страницы в Google Таблицы

Некоторые специалисты используют Google Таблицы для ведения статистики, составления диаграмм или других операций при участии внешних данных. Например, в интернете есть список нужных вам стран или таблица с курсами валют, и эти данные нужно импортировать в документ Google, чтобы использовать в формулах либо для других целей.

Я покажу, как это сделать, сохранив при этом автоматическое обновление информации.

Вариант 1: Импорт списка

В качестве первого примера разберу импорт списка с информацией. Это может быть перечисление стран, городов, какой-либо продукции или имен, при этом сами данные расположены на конкретной веб-странице и могут периодически обновляться. На следующем скриншоте вы видите такое представление списка в виде литературных произведений.

Добавить их в таблицу для дальнейшего применения можно при помощи одной функции, правильно указав ее синтаксис и отыскав данный список среди всех остальных, расположенных на выбранной веб-странице.

1. Объявите функцию =IMPORTHTML(), выбрав пустую ячейку с учетом того, чтобы хватило места для расположения всех строк списка.
2. Поставьте двойные кавычки, ведь информация будет указана как текст. Между кавычками вставьте ссылку на страницу.
3. После кавычек обязательно поставьте точку с запятой, снова добавьте кавычки и в них напишите, что целевым объектом является список, то есть list.
4. Еще раз поставьте точку с запятой после кавычек и укажите, какой список по счету вам нужен.
5. Гугл Таблицы автоматически распознают все списки и ведут их счет, но самостоятельно определить последовательность может быть проблематично, поэтому указывайте номера по очереди и нажимайте Enter, следя за тем, какая информация отображается.
6. Как только вы получили нужный список, выполните форматирование и переходите далее.
7. В первой ячейке списка всегда будет данная функция. Ее можно изменить, если это понадобится.

Функция имеет вид =IMPORTHTML(«Ссылка_на_страницу»; «list»; номер_списка). При ее использовании данные автоматически обновятся, если на странице будут внесены изменения. Если вы хотите избежать этого, скопируйте полученный список, после чего удалите функцию и вставьте его как обычный текст.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Вариант 2: Импорт таблицы

Если речь идет о Google Таблицах, неудивительно, что импорт таблицы из внешних источников может понадобиться чаще, чем перенос списка, поэтому рассмотрю и данный вариант. Для него используется та же функция, но с небольшим изменением. Конечно, сначала откройте сайт и отыщите там требуемую таблицу. Я взял за пример страницу Википедии с ВВП различных стран, которая регулярно обновляется с добавлением новых данных.

После того как вы сделали выбор, переходите к созданию функции, следуя инструкции ниже.

1. Объявите функцию IMPORTHTML в любой удобной для вас ячейке.
2. В кавычках вставьте ссылку на страницу с таблицей.
3. После точки с запятой снова откройте кавычки и в них впишите table, обозначив тип данных для импорта.
4. В завершение точно так же, как и со списком, укажите порядковый номер элемента и нажмите Enter. Изменяйте его до тех пор, пока на экране не появится требуемая таблица.

Вы можете скопировать =IMPORTHTML(«Ссылка_на_страницу»; «table»; порядковый_номер) и вставить ее в требуемую ячейку, заменив слова на подходящие вводные. Функция работает в точности как с импортом списка, поэтому данные автоматически обновятся, если изменения будут сделаны на самой веб-странице.

Использование подобной функции для импорта внешних данных – удобный подход для сбора статистической информации и ведения таблиц с постоянно обновляющимися вводными. Вы можете составлять функции с импортированными значениями, и они будут автоматически пересчитаны при изменении на сайте (Google Таблицы автоматически подгрузят новую информацию).