Сбис как отправить документ контрагенту

Сбис как отправить документ контрагенту

Чтобы отправить ЭДО в СБИС, необходимо перейти в раздел «Документы» ➜ «Исходящие», нажать кнопку «+» и выбрать подходящий тип документа, который требуется создать, например, «Реализация».

Если в аккаунте СБИС работают несколько организаций, нужно выбрать организацию, от которой хотим отправить документ по ЭДО. Для этого в созданном документе слева от кнопки «Отправить» необходимо найти название организации, кликнуть на него и выбрать компанию из списка.

Далее необходимо найти в системе ЭДО контрагента, которому будем отправлять данный документ.

1. Нажимаем на раскрывающийся список и переходим в новое окно, содержащее список контрагентов.

2. По умолчанию в списке «Наши контрагенты» показаны организации, с которыми Вы ранее уже обменивались электронными документами.

3. Если Вы планируете отправить документ контрагенту, с которым ранее не обменивались документами по ЭДО, необходимо переключиться на вкладку «Все компании». В поисковом окне ввести ИНН/КПП или наименование организации.

Загружаем файл реализации в формате .xml по кнопке «Добавить». Для указания дополнительных сведений, например: грузополучателя, срока поставки, комментария , нажмите кнопку « Еще » и внесите информацию.

Если контрагент работает в нескольких системах ЭДО, например, в СБИС и Контур, то существует возможность выбора способа отправки. Для этого необходимо кликнуть на левую часть кнопки «Отправить» и выбрать оператора ЭДО.

Если Вы будете отправлять документы контрагентам не в СБИС, а другим операторам ЭДО, то для отправки потребуется приобретение лицензии ЭДО и настройка роуминга.

Для отправки документа нажимаем кнопку «Отправить». В этот момент происходит подписание и отправка документа. Для подписания электронного документа в ЭДО потребуется квалифицированная электронная подпись.

Для просмотра актуального статуса отправленных по ЭДО документов нужно перейти в раздел «Документы» ➜ «Исходящие».

Статусы отправленных документов в ЭДО СБИС:

Документ отправлен, но получатель его не просмотрел.

Документ просмотрен получателем. Ожидается утверждение.

Обработка завершена положительно. Получатель утвердил документ.

Обработка завершена отрицательно. Получатель отклонил документ.

Получатель прислал запрос на аннулирование уже подписанного документа.

Документ аннулирован обеими сторонами и считается недействительным.

Отправлено приглашение в СБИС ЭДО

СБиС-Онлайн. Отправка электронных документов контрагенту: что нужно знать?

В предыдущих статьях мы рассказали о том, как можно получить, подписать, сохранить и подписать полученные от поставщиков документы (например, акты и счета-фактуры).

В свою очередь, с помощью СБиС-Онлайн Вы можете и сами отправлять электронные юридически значимые документы своим покупателям.

Большинство типов документов не имеют регламентированной электронной формы, поэтому Вы можете отправить любой файл, который содержит документ (акт, накладную, договор), допускающий печатное представление в одном из распространенных форматов (.doc, .xls, .pdf, и даже картинки .jpg). Главное, чтобы, если документ имеет унифицированную печатную форму (например, накладная ТОРГ-12), все необходимые реквизиты отображались на экране и при печати. Также, возможен и приветствуется машинно-переносимый формат файлов .xml, если описано представление документа в таком формате нормативными актами.

Исключение составляет счет-фактура, который может быть юридически значимым только если выполняются 2 условия:

Скачать документы

Приказ Минфина РФ № 50н от 25.04.2011

Приказ ФНС от 05.03.2012г. № ММВ-7-6/138@

Приказ Минфина РФ № 50н от 25.04.2011

1. Он был выставлен или получен по регламенту , который определен Приказом Минфина РФ № 50н от 25.04.2011
2. Формат счета-фактуры соответствует Приказу ФНС от 05.03.2012г. № ММВ-7-6/138@.

По регламенту счет-фактура в электронном виде выставляется следующим образом:

• Продавец формирует счет-фактуру, подписывает и отправляет Покупателю.
• Покупатель получает счет-фактуру:
• если в документе все правильно, и он согласен с данными, то подписывает его своей электронной подписью и отправляет обратно;
• если в документе есть ошибки или неточности, то не принимает документ и направляет Продавцу уведомление об уточнении (с описанием причины отказа).

Важную роль в этом процессе играет специализированный оператор связи — весь сеанс обмена документами проходит через него. Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентам.
Именно так в системе СБиС-Онлайн реализован оборот электронных счетов-фактур.
Важно:

• подтверждение оператора ЭДО,
• извещение о получении этого документа от покупателя, подписанное ЭП покупателя.

Датой выставления считается дата, зафиксированная в подтверждении оператора.
При каких условиях счет-фактура считается полученным покупателем и что считается датой получения?

• У покупателя должен быть сам счет-фактура,
• Подтверждение оператора о том, что счет-фактура передан в адрес получателя.
• Извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанное ЭП покупателя.
• Подтверждение оператора ЭДО о получении извещения покупателя.

В следующей статье мы расскажем о том, как загрузить и отправить электронные документы покупателю.

Если у Вас возникли вопросы по работе в программах СБиС, задайте их сотрудникам Департамента электронной отчетности по тел. (495) 956-08-80.

Электронная версия данной статьи доступна в «Личном кабинете» , а также на сайте sbis.usoft. ru.

Начните работать со СБИС++
ПРЯМО СЕЙЧАС!

Инструкции для работы с электронным документооборотом

В СБИС есть решения ЭДО для любого направления деятельности. Обмениваться документами можно внутри компании, с клиентами, контрагентами и контролирующими органами. Выстроенные цепочки экономят время, деньги и другие ресурсы предприятия.

1. В СБИС Плагин и в центр уведомлений придет оповещение о входящем документе от контрагента.
2. Зайдите в раздел «Документы/Входящие».
3. Подключите носитель с электронной подписью к ПК.
4. Откройте документ.
   
5. Просмотрите реквизиты, суммы, даты. Значок показывает, что документ подписан ЭЦП. Кликните его, если нужно узнать, кто именно поставил подпись.
   
6. По кнопке «Утверждение» отметьте решение:
   — «Утвердить», если во вложении все верно и замечаний нет;
   
   — «Отклонить», если ни один документ не подлежит утверждению;
   
   — если нужно утвердить часть вложений, выберите их и нажмите «Утвердить»;
   
   — если отклоняется часть вложений, выберите их, в поле «Комментарий» напишите причину или добавьте один из прежних комментариев и кликните «Отклонить».
   
   Документы будут на этапе «Утверждение», пока отметку не получат все файлы пакета.

1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие», кликните «+», выберите действие.
   
2. Проверьте поле отправителя, впишите покупателя.
3. Если заключен договор и по условиям контракта его необходимо указать, добавьте.
4. Укажите время исполнения и поставки, при необходимости добавьте комментарий.
5. Если нужно, впишите дополнительные товары и услуги.
   
6. На вкладке «Документы» добавьте файл или скан документа по кнопке. Можно прикрепить любое количество документов, но не больше 100 Мб в совокупности. 7. Кликните , просмотрите созданный документ. Если есть ошибки, исправьте и нажмите снова.
   
   Кликните «Отправить».

Входящие и исходящие документы можно аннулировать, если они потеряли актуальность. Например, если партнер отправил вам реализацию, но не смог поставить товар.

Инициировать отмену может любая сторона, но подписать запрос должны все участники. Если документ аннулируется, это относится ко всем его версиям. Если же аннулирование одобрено только одной стороной, оригинал испорчен или потерян, это сделку не отменяет.

Внимание.
Если документ признан недействительным всеми участниками, дальнейшая редактура или проводка невозможна.

Признать документ недействительным можно до того, как контрагент отклонил его.

1. Зайдите в раздел «Документы/Исходящие» или «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации», откройте документ.
   Запрос на аннулирование можно послать из документа или его файлов:
   — кликните , разверните меню по кнопке , отметьте «Аннулировать»;
   
   — чтобы аннулировать вложение, на вкладке «Документы» отметьте файлы. Откройте меню и выберите «Аннулировать».
   
2. В поле «Комментарий» напишите причину и кликните «Аннулировать».
   
   СБИС создаст соглашение. Оно будет подписано вашей ЭЦП и уйдет контрагенту. Тот получит сообщение, подтвердит или отклонит. После вам также придет уведомление, статус соглашения изменится.

Признать недействительным можно комплект документов или его отдельные файлы.

1. Откройте документ в разделе «Документы/Входящие» или «Заказы/Поставки».
2. На вкладке «Документы» посмотрите, что контрагент предлагает аннулировать.
3. Подтвердите или отклоните: щелкните «Аннулирование», отметьте «Документ аннулирован» или «Аннулирование отклонено».

Если запрос отклоняется, добавьте комментарий. Контрагент получит документ с отказом.

Служебные документы создаются СБИС автоматически. Они отражают операции, совершенные с файлами пользователями или системой, например отправку, получение и подписание.
Чтобы посмотреть служебные документы, откройте документ, перейдите на вкладку или «Лента» и кликните . Выберите «Служебные документы».

Их можно скачать, распечатать, сохранить как вложение в карточке документа.
Они фиксируются в ЛК без участия пользователя, если к ПК подключен носитель ЭЦП или работает утилита СБИС Коннект.
Во внешней обработке — когда ставится подпись на документе или обновляется статус.

В СБИС можно согласовать файл разными способами:

• по документу — то есть из любого документа;
• с подтверждением электронной подписи — согласование самого документа, например счета на оплату с запросом ЭЦП;
• на этапе — то есть этап согласования настроен в бизнес-процессе.

Обязательно нужно два участника: тот, кто запрашивает, и тот, кто согласует.

• На этапе — в разделе «Задачи на мне» откройте этап, кликните «Согласовать» (или другую подобную кнопку) и выберите ответ.
  
• По документу — кликните «Согласование», добавьте комментарий и выберите операцию: согласовать, отклонить или назначить другому работнику.
  
• С электронной подписью — в документе нажмите , затем «Подписать» и подтвердите действие или в обсуждениях по документу кликните «Подписать».
  

• На этапе — отправьте документ на согласование, если оно зафиксировано в бизнес-процессе.
• По документу — если документ есть в СБИС.

С ЭЦП — самая высокая надежность. Документ виден только тем, у кого есть доступ к файлу или диалогу по нему.

Как работать с документами в СБИС

В СБИС можно работать со входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать, удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

Как создать документ в СБИС

Кликните в любом разделе по кнопке или . Появится новый шаблон. Заполните его.

1. Система сама указывает дату, номер и автора файла, вашу организацию. Если нужно, вы можете изменить эти данные.

2. Заполните обязательные поля. Они отличаются в документах разных типов.

3. Введите дополнительные данные и заполните поле «Комментарий».

4. Прикрепите файлы: текстовые, таблицы, изображения или сканы. Для этого нажмите и выберите источник.

5. Отправьте материал получателю и обработайте в системе учета — кликните «На выполнение», «Провести» или «Отправить».

Как контролировать документы в СБИС

Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.

Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.

Как сохранить документ на компьютер

СБИС хранит все файлы в своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.

Чтобы скачать один файл:

1. Откройте его карточку и во вкладке «Документы» кликните .

2. Выберите формат сохранения вложения:

— XML — нажмите «Скачать» или значок дискеты .

— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».

Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.

Чтобы скачать весь комплект:

1. Откройте карточку файла и во вкладке «Документы» кликните «Выгрузить»

2. Выберите нужный формат:

— ZIP — в виде zip-архива

— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.

— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.

Как редактировать документы в СБИС

Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:

1. Кликните «Изменить» в карточке дока;

2. Исправьте неточности;

3. Нажмите «Сохранить».

Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:

1. В его карточке нажмите , а затем — «На согласование».

2. Внесите комментарии, отметьте сотрудника и кликните «На согласование».

Как распечатать документы в СБИС

Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:

— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите и выберите параметры печати;

— чтобы распечатать сразу несколько, отметьте их в реестре, кликните в панели массовых операций и выберите нужный вариант.

Как удалить документы в СБИС

Чтобы удалить ненужный(-е) файл(-ы):

— только один: нажмите в реестре или в самом документе,

— сразу несколько: отметьте их в реестре и кликните в панели массовых операций.

При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в корзину. Его можно восстановить:

1. В нужном реестре отметьте фильтр «Удаленные», укажите отрезок времени и нажмите «Отобрать»;

2. Откройте файл и нажмите «Восстановить»;

3. Или выберите несколько пунктов и нажмите в панели массовых операций.

Если вам нужна дополнительная консультация, позвоните по телефонам +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95 или оставьте заявку на обратный звонок. Мы рады помочь.

Руководитель направления СБИС компании «СБИС-Софт»