Что такое эдо и как это работает в 1с

Обмен электронными документами с контрагентами

«1С-ЭДО» — обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме прямо из программ 1С через одного или нескольких операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО».

• сервис встроен в программы 1С — не нужны внешние платные обработки;
• возможность обмена между 1С и другими программами;
• через разных операторов (роуминг);
• входящие электронные документы бесплатно.

Для бухгалтера

Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов — быстро и без расхождений в реквизитах.

Все электронные документы хранятся в программе 1С — можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.

Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.

Для финансового директора

Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.

Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)

Для IT-Директора

Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С: Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.

Пользователи работают в привычных программах 1С — их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.

Посмотрите, как работает сервис

• регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
• получение любого количества документов;
• если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, «1С-ЭДО» доступен без оплаты;
• стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – от 2,5 до 10 руб. за комплект (зависит от объема трафика и условий оплаты). Подробнее об условиях тарификации ЭДО и скидках на оплату за увеличенный объем трафика см. информационный выпуск «1С» №28050 от 09.02.2021.

• 1С:ИТС уровня ПРОФ – 100 комплектов документов в месяц;
• 1С:ИТС уровня Техно – 50 комплектов документов в месяц;

Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов «СтартЭДО», предоставляется право на отправку 20 комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты.

Обратите внимание

• 1С-Подпись
• ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть
• 1С-Отчетность
• 1С:Контрагент
• 1СПАРК Риски
• 1С:ДиректБанк
• Информационная система 1С:ИТС
• 1С:Сверка
• 1С-Коннект
• 1С-Такском
• 1С:Номенклатура

Электронный документооборот

Использование юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) позволяет учреждениям и организациям исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, избежать ошибок и искажения информации, возможных при повторном вводе данных вручную, ускорить обмен документами со своими контрагентами и органами ФНС, уменьшить расходы на оплату бумаги, картриджей для принтеров, оплату труда курьеров и т. д.

Электронный документооборот vs. Бумажный документооборот

В 2019 г. в России началось внедрение обязательной маркировки товаров. Для уведомления оператора системы маркировки о переходе права на товар все участники оборота маркированных товаров, в том числе бюджетные учреждения, обязаны использовать ЭДО. С учетом того, что перечень групп товаров, подлежащих маркировке, постоянно расширяется, количество участников электронного документооборота, а значит, и потребность в механизмах ЭДО, неуклонно растет.

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2

Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.

В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:

• Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
• Товарная накладная № ТОРГ-12;
• Счет-фактура;
• Исправительный счет-фактура;
• Корректировочный счет-фактура;
• Универсальный передаточный документ;
• Универсальный корректировочный документ; *
• Акт о расхождениях;
• Счет на оплату;
• Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
• Извещение, в т. ч. для централизованных поставок НФА;
• Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448).

*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.

Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.

Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.

Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:

• сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
• получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
• обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
• получить извещение покупателя о получении ЭД;
• сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
• просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
• сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
• вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
• вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
• вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

• не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
• вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
• вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
• вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.

Правовые основы электронного документооборота

Нормативно — правовая база для обмена электронными документами в настоящее время полностью сформирована.

С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.

ГК РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).

Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ), и т. д.

Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью:

• сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
• прямого обмена — через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).

Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.

Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.

В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами.

Подробные инструкции по настройке и порядке обмена электронными документами на конкретных примерах — в разделе «Обмен электронными документами в программе „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“, редакция 2» ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.

Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО

Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис. В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга Астрал , Такском , Тензор (СБИС), Линк-сервис , Удостоверяющий центр , ЭТП ГПБ . Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.

Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России.

Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.

Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.

Также через сервис 1С-ЭДО возможен обмен электронными извещениями ф. 050-48-05 в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».

При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает интеграция с сервисом 1С:Номенклатура . При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах.

Прямой обмен

Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.

Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны — оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.

Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел Администрирование — Настройка параметров учета — закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).

Выгрузка электронных документов в файл

Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.

Преимущества 1С-ЭДО

Сервис 1С-ЭДО встроен в программы системы «1С:Предприятие» и это позволяет заменить бумажный документооборот (накладные, акты, счета-фактуры) с практически любыми поставщиками и покупателями из государственного или коммерческого сектора на юридически значимый ЭДО.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет получить значительные преимущества, в том числе:

• Уменьшение количества ошибок в учете, связанных с человеческим фактором, благодаря автоматическому формированию в программных продуктах «1С» документов поступления на основании полученных электронных документов. Это особенно важно для участников оборота маркированных товаров.
• Сокращение времени на документооборот с контрагентами. В результате закупки проводятся быстрее, оплата от покупателей поступает раньше. Информация о закупках своевременно обрабатывается в учете, и, следовательно, быстрее становится доступна в отчетах.
• Удобство хранения электронных документов непосредственно в программе «1С». Документы не теряются, их легко найти, чтобы отправить в ИФНС ответ на требование.

Как работает ЭДО

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и работа с входящими документами от контрагентов — бесплатная. Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты. Исходящие электронные документы сверх установленного лимита на бесплатную отправку оплачиваются по цене 10 рублей за один комплект. Подробнее об условиях тарификации ЭДО.

Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 Правовые основы электронного документооборота Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО Прямой обмен Выгрузка электронных документов в файл Преимущества 1С-ЭДО Регистрация в сервисе 1С-ЭДО

• Характеристика конфигурации
• Электронный документооборот
• Архив электронных документов
• Базовая версия
• Онлайн-демонстрация

Обмен электронными
документами

Позволяет обмениваться счетами-фактурами, УПД, накладными, актами, счетами и любыми другими документами, в т.ч. внутренними и транспортными документами (ЭПД).

Любая
программа

Использовать ЭДО можно в 1С:Бухгалтерия, 1C:Управление нашей фирмой, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Клиент ЭДО и многих других программах 1С.

ЭДО в
маркировке и
прослеживаемости

Электронный документооборот необходим при оформлении операций с маркируемыми товарами и с товарами, подлежащими прослеживаемости.

Уникальные
преимущества

На основе данных входящих электронных документов автоматически создаются документы учетной системы, которые остается только провести.

1C-ЭДО подойдет всем!

Для малых предприятий,
у которых небольшой
документооборот
Для тех у кого обширная
география по контрагентам,
для экономии времени обмена
документами
Для компаний, где
бухгалтерия ведется не в 1С,
но вы хотите применять ЭДО на
своем предприятии

Для среднего и крупного бизнеса
с документооборотом сотни комплектов в месяц,
позволит существенно сократить время на обмен
документами и избавит от ведения бумажного архива

Пользователи решений 1С, которые по какой-то
причине не хотят сразу интегрировать ЭДО
с программным продуктом, а хотят
предварительно потестировать

1С ЭДО — что это? И другие вопросы про электронный документооборот

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

• В каких программах «1С» реализован ЭДО?
• С чего начинается работа с ЭДО?
• Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
• Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
• Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
• Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
• Что делать после принятого приглашения в сервисе 1С:ЭДО?
• Как правильно распечатать электронный документ?
• Как отправлять универсальный передаточный документ?
• Что такое состояние ЭДО в «1С»?
• С какими операторами работает ЭДО?
• Группы в ЭДО
• Виды групп в ЭДО:
• Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

• «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:Управление нашей фирмой»;
• «1C:Управление холдингом»;
• «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
• «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

• Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
• Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
• В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
• После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
• Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

• Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
• После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
• После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
• После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

• Открыть документ в «Архиве ЭДО».
• Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
• В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
• В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

• УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
• УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

• Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
• Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

• Открыть «Настройки ЭДО».
• Выбрать нужного контрагента.
• Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
• Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Рис.4 Смена формата электронного документа

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:

• открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
• открыть нужный учетный документ;
• в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие) и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

«ЭДО завершен» – все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)

Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»

Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО

С какими операторами работает ЭДО?

К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:

• «Такском»
• «Линк-Сервис»
• «СКБ Контур»
• АО НИИАС
• Synerdocs
• «ТаксНет»
• АО НТЦ СТЭК

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

• «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы.
• «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например, утвердить или подписать.
• «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
• «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
• «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие корректировки.
• «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
• «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
• «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор ЭДО.
• «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой по какой-то причине.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

• ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
• Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
• С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
• Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
• ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
• Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
• Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
• Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Автор Людмила Пашковская

Руководитель Службы электронного документооборота.

Руководитель Службы электронного документооборота.