Можно ли в системе 1С:Документооборот использовать разные варианты повторного согласования документа?
Очень часто при согласовании документов возникает необходимость приложить к бумажному документу лист его согласования. Это актуально, когда в параллельном согласовании документа участвует большое количество должностных лиц и лист согласования должен содержать последние результаты или лист согласования должен быть с историей при нескольких циклах согласования. Особенно, когда количество циклов согласования документа для разных согласующих лиц разное.
Процесс согласования документа организуется с использованием типового функционала. После завершения процесса согласования автор процесса получает задачу «Ознакомиться с результатами». Результат согласования может содержать как положительные, так и отрицательные результаты.
- Требуется повторить согласование или нет;
- Требуется повторить согласование со всеми согласующими или с теми, кто не согласовал документ;
- Требуется ли печатать лист согласования;
Пользователю при организации процесса согласования документа необходимо четко понимать, что он должен получить в результате электронного согласования документа.
В зависимости от ответов указанные выше вопросы могут быть разные дальнейшие действия.
1. Повторение согласования не требуется.
В задаче на ознакомление с результатом согласования нажать на кнопку «Завершить согласование».
При необходимости распечатать лист согласования.
2. Повторить согласование со всеми согласующими.
Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.
Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.
В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».
Нажать на кнопку «Отправить на повторное согласование».
После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», а, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.
3. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ.
Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.
Внести изменения в предмет согласования в соответствии с комментариями согласующих лиц.
В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».
В списке согласующих оставить тех, с кем необходимо повторить согласование, и запустить процесс, нажав на кнопку «Отправить на повторное согласование».
После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.
4. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ.
Лист согласования должен содержать как положительный результат предыдущего цикла согласования, так и последнего (текущего).
В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Закончить согласование».
Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.
Из закладки «Визы», предмета согласования, удалить тех согласующих, с которыми необходимо повторить согласование.
Ответить «Да», на сообщение системы «Виза с заполненным результатом будет перемещена в историю согласования».
Из предмета согласования, создать процесс «Согласование».
В процессе «Согласование» выбрать тех согласующих лиц, с которыми необходимо повторить согласование и запустить процесс нажатием на кнопку «Стартовать и закрыть».
Ответить на вопрос системы «В согласуемом документе уже присутствуют результаты согласования других сотрудников. Поместить их в историю или оставить актуальными?», нажав на кнопку «Оставить актуальными».
После запуска процесса на закладке Визы останутся все результаты предыдущего и последнего (текущего) циклов согласования, а, следовательно, и в листе согласования.
При необходимости можно распечатать лист согласования или лист согласования с историей.
Рис.1 Лист согласования
Как распечатать лист согласования в 1с документооборот
(9) и (10)
даже если взять просто вариант: юрист сам стартует компл процесс, затем идет согласование, на котором юристу приходит задача ознакомление с результатами согласования, где он может распечатать лист согласования.
Затем явно идет процесс утверждения, так вот директору необходимо видеть этот лист согласования. расскажите как у вас настроено? Юрист печатает лист согласования и как файл добавляет его в предмет процесса? И тогда директор видит лист согласования?
Если пользователь имеет доступ к внутреннему документу, то ему доступна и вся ветка процессов и задач по этому документу. Соответственно, директору ничего не мешает самому нажать на печать листа согласования либо посмотреть дерево процессов на закладке «Процессы и задачи».
(13) а не проще включить визы согласования и смотреть/печатать лист согласования сразу из внутреннего документа? Доступ к документу не обязательно даст доступ ко всем процессам по документу.
(14) визы включены. Пользователю лень заходить во внутр документ и нажимать закладку визы. С этим разобрались. спасибо. Либо смотрим в справочнике, либо пишем кнопку на задаче. которая работает как кнопка в справочнике.
Еще вопрос, если позволите.
У меня комплексный процесс. Стартует его пользователь.
Внутри есть процесс согласования. Задача «Ознакомление с результатами согласования» поступает пользователю, стартовавшему процесс. А как можно настроить, чтобы эта задача приходила в юридическую службу? У нас именно юристы отправляют на повторное согласование.
(15) Можно поставить в шаблоне согласования автором какого нибудь человека из юр отдела. На сколько помню автором может быть только пользователь, роль или группу не поставить.
(16) в Автоподстановках нет автора шаблона.
Решила сделать следующим образом:
1. пользователь стартует комплексный процесс «Заявка на создание договора с контрагентом», прикрепляет нужные документы по контрагенту. Поступает задача начальнику юр отдела, создать элемент спр. Внутренние документы, тут заполняемый объект- спр внутр . документы. Начальник перенаправляет на нужного ему юриста. Юрист создает внутр документ, указывает ответственного (пользователя, который стартовал процесс), вносит сам договор, регистрирует его вручную (это юр так решили). при регистрации документа внутр. стартует компл процесс «Согласование договора», в котором инициатор уже юрист, а пользователь лишь — ответственный за документ (он есть в автоподстановках). Первый процесс завершается, когда юрист нажимает кнопку исполнено. Второй идет по согласованию, основной предмет в этом процессе — внутр. документ. таким образом, во внутр документ. автоматом подставляются визы при согласовании и меняется его статус.
Если у кого есть замечания, прошу.
Касаемо (15) — у нас в комплексном процессе добавляется процесс «Ознакомление» на тех этапах, где требуется. Т.е. может быть: 1) Согласование (руководитель ЦФО, бухгалтерия, кто-то еще) 2) Ознакомление (перечень сотрудников) 3) Регистрация (отдел делопроизводства) 4) Согласование (юридический отдел) 5) Утверждение (например, ген. дир).
Задача «Ознакомление с результатом. » во внимание не принимается, просто она есть для уведомления пользователя, стартовавшего процесс.
В комплексном процессе можно указать лицо, контролирующее ход процесса. Ему будет создана соответствующая задача. По умолчанию это автор самого процесса.
(18)Спасибо за развернутый ответ. Почему я привязалась к этой задаче «Ознакомление с результатами согласования»? тк мне необходимо, чтобы юристы могли отправлять несколько раз договор на повторное согласование. Мне нужно сделать, так что если есть замечания, повторное согласование обязательно. Хочу реализовать это через процесс согласование и задачу «Ознакомление с результатаи согласования». Может быть есть другой путь, который я не вижу?
(19) Если у Вас в комплексном процессе настроено следующим образом:
1) Процесс согласования
— сотрудник А
— сотрудник Б (после согласования сотрудником А, либо паралельно с ним)
— и т.п.
2) Любой другой процесс (утверждение, ознакомление, исполнение)
то, при отклонении задачи согласования сотрудником А или Б процесс не пойдет далее в пункт 2) и вернется автору с причиной отклонения. Соответственно автор после исправления замечаний может повторно стартовать комплексный процесс, но уже вручную удалив в нем из пункта 1) тех сотрудников, которые ранее согласовали и оставив только тех кто отклонил.
(20)Все верно. ТОлько в моем процессе на доработку документ должен возвращаться юристу. Значит юрист должен быть автором.
(21) Вы можете в момент когда один из сотрудников в пункте 1) имеет замечания стартовать дополнительный процесс (не обязательно комплексный), который будет направлен юристу с текстом того, что нужно исправить. После его завершения и проверки сотрудник, который направил замечания, может выполнить свое согласование.
У нас достаточно много используются подпроцессы. Т.е. практически при любом вопросе создается дополнительный процесс с уточнением, либо если кто-то еще дополнительно должен рассмотреть документ, то подпроцесс с рассмотрением.
Работа с договорными документами
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:
- подготовка договора;
- согласование договора;
- контроль возврата переданных экземпляров;
- учет сопроводительных документов;
- учет срока действия;
- исполнение обязательств;
- расторжение.
При этом все, что можно, программа выполняет сама:
- продлевает договоры при необходимости;
- отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
- контролирует сроки договоров и этапов.
Основные процессы договорной работы
Планирование и исполнение проектных задач
План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:
- планирование — для составления плана проекта;
- отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
- контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
- диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:
- черновики;
- согласованные материалы;
- скан-копии подписанных оригиналов;
- вспомогательные файлы.
Карточка договора
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
Для этого рекомендуется:
- подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
- настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
- подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Автоматическое заполнение файлов договоров
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Лист согласования
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Пример многостраничного договора
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
Срок действия может быть автоматически изменен:
- при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
- при досрочном расторжении договора;
- при автоматическом продлении договора.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Автоматическое продление договора
Анализ договорной работы
Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:
- список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
- список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
- отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.
Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!
Планирование и исполнение проектных задач Подготовка по шаблону Автозаполнение реквизитами Согласование договора Многосторонние договоры Контроль возврата и передачи Автоматическое продление Анализ договорной работы
- 250 преимуществ «1С:Документооборота»
- «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
- Работа с договорными документами
- Управление документами
- Эффективное управление процессами
- Функциональный почтовый клиент
- Учет и планирование рабочего времени
- Проектный учет и контроль исполнения
- Инструменты для совместной работы
- Интеграция с любыми решениями
- Доступ с различных устройств
Документооборот 2.1 Печать листа согласования из предмета. Я
По результатам согласования документа в отдел бухгалтерии прилетает задача оплаты счета.
Сама задача и предмет (входящий документ, который согласовывался, а теперь отправлен на исполнение).
Как бухгалтеру посмотреть лист согласования предмета задачи?
Результат согласования возможно вытянуть из предмета согласования после окончания процесса? Бухгалтер даже на вкладке «Процессы» не видит никаких этапов согласования.
И чтобы 2 раза не вставать, вопрос №2
У пользователей в карточке документа видно, что нет доступа к элементам справочников «Организации», «Вопросы». Причем, по всей видимости, ограничение накладывается на уровне записей. Так как под пользователем в карточке документа(предмет исполнения) в некоторых полях (Организация, гриф, вопрос) вижу «объект не найден(. )» Где то в режиме предприятия задаются эти права. Я так подумал, что в настройке элемента по кнопке «политики доступа». Но..
Пользователь входит в группу «все пользователи».
В «политики доступа» для элемента справочника напротив группы «все пользователи» стоит значение «редактирование». Что еще необходимо установить, чтобы пользователь из рабочей группы по документы начал видеть значения реквизитов этого документа?