Как создать исходящее письмо в 1с документооборот

Как упростить регистрацию входящих и исходящих документов?

В программе «1С:Документооборот» предусмотрена регистрация входящих и исходящих документов. Входящие — это документы, поступающие от внешних адресатов: как юридических, так и физических лиц. Исходящие служат для учета официальных документов, которые предприятие отправляет внешним адресатам.

Создание входящего или исходящего документа

Для просмотра списка входящих и исходящих документов в «1С:Документообороте», нужно открыть в меню раздел «Документы и файлы». Для создания нового входящего или исходящего документа нужно перейти в «Документы и файлы» и выбрать команду «Документ входящий» или «Документ исходящий» в колонке «Создать».

В открывшейся карточке документа необходимо заполнить обязательные реквизиты, подчеркнутые красной пунктирной линией и в разделе «Файлы» прикрепить скан-копию оригинала.

Регистрация входящего или исходящего документа

После создания карточки документа и добавления скан-копии оригинала, документ необходимо зарегистрировать. Для этого нужно нажать кнопку «Зарегистрировать».

В карточке документа письму присвоится дата регистрации и регистрационный номер, в соответствии с нумератором официальных входящих писем.

Сортировка и поиск входящих и исходящих документов

В журнале входящих или исходящих документов также есть область быстрого отбора. Это поле позволяет быстро отсортировать документы по данным, учёт которых ведётся в программе. Например, можно отсортировать по отправителю, по организации, по проекту и тд. Также есть строка «Поиск» для поиска документа по его данным (например, по его номеру или названию).

Рассылка входящих или исходящих документов

При необходимости отправить входящий или исходящий документ на ознакомление можно по кнопке «Отправить», выбрать процесс «Ознакомление» и нажать «Перейти к отправке».

Таким образом документ будет отправлен сотруднику (или сотрудникам) напрямую через «1С:Документооборот».

Управление документами

Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД

Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.

Входящие документы

Контроль исполнения

Состояния документа. Предусмотрено пять состояний документа:

• согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
• утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
• рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
• регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
• исполнение (На исполнении, Исполнен).

Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.

Состояние документа

Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.

Пример отчета по журналу передачи

Электронная подпись

В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.

Сведения об электронной подписи отображаются и в списках, и в карточках документов и файлов. Подпись не нужно проверять каждый раз, открывая документ — результат проверки сохраняется. Установить подпись можно командой «Подписать» в карточке документа или файла. Использовать усиленную квалифицированную подпись просто:

• разработать регламенты использования электронных подписей сотрудниками предприятия и приказом ввести их в действие;
• приобрести криптографическое ПО: удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012, поддерживающее Crypto API. Например, КриптоПро, Верба, VIPNet или другие;
• приобрести у удостоверяющего центра сертификаты ЭП для тех сотрудников, которые будут подписывать или шифровать документы;
• включить настройку программы «Использовать электронные подписи и шифрование»;
• добавить в программу полученные сертификаты и настроить правила их использования;
• настроить шаблоны процессов «1С:Документооборота 8» так, чтобы программа обязательно запрашивала электронную подпись при согласовании или утверждении документов.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.

Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.

Сканирование
Штрихкодирование документов. «1С:Документооборот 8» умеет:

• печатать штрихкод на самом документе, на наклейке или на пустом листе;
• автоматически вставлять штрихкод в файлы формата Microsoft Word (doc, docx);
• распознавать все штрихкоды, вставленные в документ и вами, и вашими контрагентами;
• моментально находить документы по любым штрихкодам как с клавиатуры, так и с использованием сканера штрихкодов.

Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.

Штрихкодирование документов

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.

Передача дел в архив

Поиск. В программе можно работать с тысячами документов и других данных. Предусмотрено три способа быстрого поиска данных:

• простой поиск в списке — основан на полнотекстовом индексе. Достаточно ввести часть того, что нужно найти, и программа за 1 секунду покажет найденное;
• точный поиск по реквизитам документов и файлов — находит точно то, что вам нужно в файлах и документах (входящих, исходящих и внутренних). Просто укажите в каких реквизитах искать и что нужно найти — за несколько секунд программа выведет список всех найденных данных;
• полнотекстовый поиск по реквизитам или по содержимому файлов, в том числе и скан-копий — похож на обычные Интернет-поисковики. Введите, например, «договор стройпромвсе» и программа покажет все, что связано с договорной работой с вашим контрагентом ЗАО «Стройпромвсе» — договоры, обсуждения, задачи, проекты, записи календарей, мероприятия и другие данные в которых встречаются слова «договор» и «стройпромвсе». Программа сама найдет слово в любом падеже, в единственном или множественном числе.

Поиск документов в файле

Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД Контроль исполнения Электронная подпись Потоковое сканирование и штрихкодирование Архивное хранение и поиск

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Работа с входящими и исходящими документами в 1С:Документооборот

Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Заказать услугу

В каждой организации существует необходимость вести переписку входящей, исходящей корреспонденции. И программа 1с документооборот значительно облегчает процесс работы с документами.

Работа в 1С:Документообороте

В программе мы можем заводить входящие, исходящие и внутренние документы. Отображение которых возможно в разных вариантах: по видам документов, по вопросам деятельности, по номенклатуре дел, по делам, по категориям, по отправителям.

Для переключения вариантов отображение необходимо найти справа кнопку «Еще» — «Просмотр»- выбрать нужный вариант.

Как завести в программу входящий документ?

Слева нажимаем на кнопку «Создать» выбираем или шаблон, или «пустой» вариант. В любом случае открывается карточка документа. Далее заполняем все нужные строки.

Хочется отметить, что в карточке есть поля, которые выделены красным. Они обязательны для заполнения. Такие поля может настроить программист.

1. Выбираем вид документа: жалоба, письмо, запрос, заявление и т.д.
2. Указываем тему, краткое описание
3. Заполняем поля от кого: отправитель, кто подписал, исходящий (номер, дата) и можно заполнить поле «в ответ на», если пришел ответ на наше письмо.
4. Заполняем поля, кому будет направлено входящий документ на рассмотрение.
5. Последний этап «реквизиты» и «хранение»: указываем срок рассмотрения письма, если необходимо, номенклатуру дел и другие.
6. Добавляем файлы, если такие были во входящем документом (можно добавить с компьютера или отсканировать документ прямо в программу).

И сейчас можно уже сохранять и отправлять на рассмотрение ответственному специалисту с помощью кнопки «Записать и закрыть». Если входящий документ в программу заводит делопроизводитель, то он сразу может зарегистрировать его в системе и после этого отправлять на рассмотрение.

Номенклатура дел в 1С:Документооборот может вестись вручную или в автоматическом режиме. Все настраивается под требования организации.

По такому же принципу создается и регистрируется исходящий документ.

Все зарегистрированные документы, как входящие, так и исходящие можно найти на вкладке «Документы и файлы».

Более подробную информацию по программному продукту, а также по его настройке можно уточнить у менеджеров компании «РИЦ-1С»: market@ric-1c.ru, +7 (343) 351-76-76.

Как организовать оформление исходящего письма в 1С:Документооборот

Начинаю осваивать 1С:Документооборот. Возник такой вопрос.
У любого сотрудника организации есть доступ в 1С:ДО. Соот. у них может возникать потребность отправлять письма в другие организации.
В этом случае как в ДО организовать такой процесс.
Я это вижу таким образом.
В справочнике файлы создаю папки для каждого пользователя с соотв. правам.
Пользователи на основании шаблона в этих папках создают предварительные письма.
Далее на основании файла создают комплексный процесс.
В этом процессе должны быть следующие шаги: 1. Согласование (содержание письма, сумм и др.) 2. создание исходящего письма и регистрация 3. ознакомление об отправлении письма.
Поделитесь опытом как это обычно делается.