Как сгруппировать строки в excel

Группировка и отмена группировки данных в сводной таблице

Группировка позволяет выделить для анализа определенное подмножество данных сводной таблицы. Например, вы можете захотеть сгруппировать поля даты и времени из громоздкого списка в сводной таблице по кварталам и месяцам.

Группировка данных

1. Щелкните значение в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
2. В окне Группировка установите флажки Начиная с и Заканчивая и при необходимости измените значения.
3. В разделе С шагом выберите период времени. Для числовых полей введите число, которое указывает интервал для каждой группы.
4. Нажмите кнопку ОК.

Группировка выделенных элементов

1. Удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите несколько значений.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.

Группировка по дате и времени

Приложение автоматически обнаруживает связи между значениями соответствующих полей и группирует их, когда пользователь добавляет в сводные таблицы строки полей времени. Созданную группу можно перетащить в сводную таблицу для анализа.

Присвоение имени группе

1. Выберите группу.
2. На вкладке Анализ нажмите кнопку Параметры поля. На вкладке Сводная таблица вАктивном поле щелкните Параметры поля.
3. Измените пользовательское имя, как вам нравится, а затем нажмите кнопку ОК.

Разгруппировка сгруппированных данных

1. Щелкните правой кнопкой мыши любой элемент в группе.
2. Выберите команду Разгруппировать.

Многоуровневая группировка строк в Excel

Этот курс разработан, чтобы дать вам практические знания Excel с целью использования его для более сложных тем в бизнес-статистике. Курс разработан с учетом двух типов учащихся: тех, кто имеет очень мало функциональных знаний об Excel, и тех, кто регулярно использует Excel и хочет улучшить свои навыки.

7 140 ₽/мес рассрочка
Содержание

Структурирование данных — необходимое условие для работы с электронными таблицами, если человек хочет эффективно обрабатывать большие объемы информации.

• Все статьи (699)
• EXCEL (420)
• Python (18)
• Unity (1)
• WORD (117)
• Бесплатные онлайн-курсы (4)
• Бизнес (1)
• Веб программирование (4)
• Интернет магазины (1)
• Интерьер (67)
• Маркетинг (12)
• Онлайн сервисы (1)
• Профессии (20)
• Развитие (10)
• Управление (6)
• Учимся рисовать (16)
• Финансы (1)

Показать все категории

Один из способов сделать это — использовать группировку. Он позволяет не только организовать большой объем информации, но и скрыть те элементы, которые в данный момент не нужны. В результате человек может полностью сосредоточиться только на значимых фрагментах, не отвлекаясь на то, что в данный момент не так важно. Какие шаги необходимо предпринять, чтобы сгруппировать информацию в Excel?

Как настроить группировку

Подготовка — очень важный подготовительный этап. Без него невозможно осчастливить человека конечным результатом. Чтобы правильно настроить группировку, точно следуйте этим инструкциям:

1. Разверните вкладку «Данные» в документе, в котором вы хотите сгруппировать информацию.
2. Открываем раздел «Структура», в котором мы расширяем набор инструментов.
   
3. Появится окно, в котором нужно настроить параметры группировки. Предустановленные параметры следующие: результаты столбца регистрируются непосредственно справа от столбцов, а результаты строк регистрируются ниже. Людям часто не нравится эта идея, потому что они думают, что размещение имени сверху экономит много времени. Для этого снимите флажок, расположенный непосредственно рядом с соответствующим параметром. Как правило, все пользователи могут настраивать группировку в соответствии со своими потребностями. Но вы также можете автоматизировать формирование стиля, активировав соответствующий пункт.
4. Подтверждаем свои действия после внесения необходимых изменений в параметры нажатием кнопки ОК.
   

На этом подготовительный этап можно считать завершенным.

Группировка по строкам в Excel

Группируем информацию по строкам.

Во-первых, нам нужно добавить дополнительную строку выше или ниже группы столбцов. Все зависит от того, где мы хотим разместить имя и булавки. Затем перейдите в новую ячейку, где мы даем группе имя. Желательно выбрать имя, наиболее подходящее к контексту.

Затем выберите строки для объединения и откройте вкладку «Данные». Однако результирующая строка не входит в диапазон для группировки.

Теперь перейдите в раздел «Структура». Для этого нажмите соответствующую кнопку, расположенную в правой части ленты. Щелкните кнопку «Группа». Появится специальное меню, в котором мы нажимаем эту кнопку.

Затем программа предложит метод группировки по строкам или столбцам. Вы должны выбрать тот, который лучше всего подходит для конкретной ситуации. То есть в нашем случае построчно. Подтверждаем свои действия нажатием кнопки «ОК». Впоследствии процесс создания группы можно считать завершенным. Вы можете свернуть его со знаком минус.

После того, как группа скроется, знак минус будет заменен знаком плюс. При нажатии на нее группа развернется.

Группировка по столбцам в Excel

Группировка по столбцам выполняется так же, как группировка по строкам, только тип группировки должен быть выбран по-другому в соответствующем диалоговом окне. Но в любом случае давайте по порядку.

1. Решаем, какие данные нам нужно сгруппировать. Далее мы вставляем новый столбец, в который будет записан заголовок группы.
2. Затем выберите ячейки для группировки. Как и в предыдущем примере, не выбирайте заголовок.
3. Заходим в «Данные» и там находим пункт «Структура». После нажатия на эту кнопку откроется меню, в котором мы выбираем «Группировать».
4. В появившемся диалоговом окне выберите пункт «Столбцы». Подтверждаем свои действия.

На этом группировка данных завершена. Так же, как и в предыдущем случае, вы можете свернуть и развернуть элементы группы с помощью клавиш «минус» или «плюс» соответственно.

Создание вложенных групп

Группировка не заканчивается на приведенных выше пунктах меню. Пользователь может создавать вложенные группы, которые позволяют получать более четко структурированную информацию. Логика действия в целом такая же. Только все шаги, описанные выше, необходимо выполнить в родительской группе. Последовательность действий следующая:

1. Если родительская группа свернута, ее необходимо развернуть.
2. Ячейки, которые должны быть отнесены к подгруппе, должны быть выделены.
3. Далее откройте вкладку «Данные», перейдите в раздел «Структура» и нажмите «Группировать» там».
4. Затем выбираем способ группировки — по строкам или по столбцам, после чего подтверждаем свои действия.

Далее у нас будет дополнительная вложенная группа. Сколько подгрупп может создать пользователь? Количество не ограничено. Мы видим, что числа появляются над знаками минус. Они позволяют быстро переключаться между уровнями вложенности.

Если группировка выполняется по строкам, а не по столбцам и не по строкам, эти числа будут слева от листа (или знаки минус / плюс).

Разгруппирование в Эксель

Предположим, нам больше не нужна группа. Что делать в такой ситуации? Можно ли его удалить? Да, конечно. Это называется разделением. Сначала выберите все элементы группы, которые нужно растворить. Затем перейдите на вкладку «Данные» и найдите там раздел «Структура». После нажатия на соответствующую кнопку и в этом меню появится кнопка «Разгруппировать». Нажмите здесь.

После этого появится диалоговое окно, в котором будет набор настроек, аналогичный тому, что было, когда мы хотели сгруппировать ячейки. Только на этот раз Excel спросит, что именно нам нужно разделить: столбцы или строки. Выберите то, что вам нужно, и нажмите кнопку «ОК». Впоследствии лист будет выглядеть так же, как и до создания соответствующей группы.

Многоуровневая группировка — пошаговая инструкция

Теперь давайте немного разберем полученную выше информацию и дадим готовую пошаговую инструкцию, как произвести многоуровневую группировку данных:

1. Сначала выполним установку, соответствующую первому разделу этой статьи.
2. Далее давайте создадим заголовок группы. Для этого мы создаем дополнительную строку или столбец, в зависимости от того, какие данные мы хотим сгруппировать.
3. Мы присваиваем название группе в этом столбце или строке.
4. Выберите ячейки, которые нужно объединить в группу.
5. Переходим во вкладку «Данные» и там находим группу инструментов «Структура».
6. Затем мы нажимаем кнопку «Группировать», выбираем тип группировки, необходимый в конкретной ситуации, и нажимаем кнопку ОК.
7. Далее мы решаем, как вызвать вторую группу и создать дополнительную строку с этими данными.
8. Выделите ячейки подгруппы, которые хотите выделить. Заголовок, как и в предыдущем примере, в группу не входит.
9. Повторите шаги 5 и 6 для второго уровня группы.
10. Повторите шаги 7–9 для каждого следующего уровня в группе.

Как видите, эта инструкция довольно проста для понимания и укладывается в 10 пунктов. Как только вы интуитивно это почувствуете, сразу не возникнет проблем с выполнением всех этих действий на практике. Теперь давайте взглянем на некоторые важные аспекты группировки данных.

Автоматическая структуризация в Excel

Весь приведенный выше метод является примером группировки данных электронной таблицы вручную. Но есть способ автоматизировать разделение информации на группы. Правда, выделение для группировки программа сама создаст. Но во многих ситуациях Excel правильно структурирует информацию.

Самым большим преимуществом автоматического структурирования данных в Excel является экономия времени. Хотя всегда нужно быть готовым к тому, что некоторые изменения придется вносить самостоятельно. К сожалению, роботы еще не научились читать мысли.

Когда лучше всего использовать автоматическую группировку? Лучше всего это работает, когда пользователь работает с формулами. В этом случае ошибок обычно не возникает.

Что нужно сделать, чтобы данные автоматически группировались? Вам необходимо открыть раздел «Группа» и выбрать там пункт «Создать структуру». Все остальное Excel сделает за вас.

Отмена автоматической группировки происходит немного иначе. Вам нужно выбрать пункт «Разгруппировать», но нажать на меню «Очистить структуру». После этого стол вернется к своей первоначальной форме.

Как сортировать данные таблицы

Сортировка данных может быть особенно полезна при сортировке информации в электронной таблице. Это можно сделать по целому ряду критериев. Опишем наиболее важные моменты, на которые следует обратить внимание.

Цветовое деление

Один из способов сортировки данных — раскрасить информацию, принадлежащую группе, особым цветом. Для этого откройте вкладку «Данные» и найдите раздел «Сортировка и фильтр». Дальнейшие действия зависят от используемой версии офисного пакета. Нужная нам функция может называться «Пользовательская» или «Сортировка». После нажатия на соответствующий пункт должно появиться всплывающее окно.

Затем перейдите в раздел «Колонка». Там находим группу «Сортировать по», поэтому выбираем нужный столбец в нашей ситуации. Далее мы устанавливаем критерий сортировки данных. Например, это может быть цвет ячеек. Если мы собираемся его использовать, мы должны сначала раскрасить соответствующие ячейки соответствующим цветом.

Чтобы определить цвет, в разделе «Порядок» нажмите на изображение стрелки. Рядом с ним будет элемент, с помощью которого можно определить, куда будут отправляться данные, в которые программа, отсортированная в автоматическом режиме, будет отправлять. Если вам нужно, чтобы они были размещены вверху, вам нужно нажать на соответствующую кнопку. Если вы хотите, чтобы смещение производилось в направлении линии, вам необходимо выбрать пункт «Влево».

Те же шаги можно выполнить с другими критериями, создав другой уровень. Для этого вам нужно найти в диалоговом окне пункт «Добавить слой». Далее мы сохраняем документ, после чего вы можете снова объединить данные, нажав кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Excel предлагает возможность группировать значения на основе значения, содержащегося в определенной ячейке. Это необходимо, например, когда вам нужно найти поля, содержащие определенные имена или разные типы данных (например, коды). Как это сделать? Первые два шага соответствуют предыдущему разделу, но вместо цветового критерия вам нужно настроить значение, по которому будет выполняться группировка.

В группе «Порядок» нас интересует пункт «Пользовательский список», нажав на который пользователь может создать свой список условий для сортировки или использовать предопределенные в Excel. Таким образом, вы можете комбинировать данные по любым критериям, включая дату, дни недели и т.д.

Как упростить большую таблицу Эксель

Excel позволяет выполнять в Excel одновременно разные типы группировок на основе разных критериев. Для этого следуйте этим инструкциям:

1. Каждый диапазон должен иметь заголовок в начале и не содержать пустых ячеек. Заголовки должны включать один и тот же тип данных.
2. Желательно заранее упорядочить данные в алфавитном порядке.
3. Воспользуемся командой «Промежуточные итоги», которая находится в том же разделе — «Группа».

Далее группируем столбцы так же, как описано выше. В результате должна получиться многоуровневая таблица.

Группировка данных в Excel: строки и столбцы

Приветствую вас снова на WiFiGid! В этой инструкции мы поговорим про то, как можно сгруппировать строки в Excel (а заодно и столбцы и другие данные). Надеюсь, объяснять «ЗАЧЕМ» все это, вам не нужно – чтобы было удобнее понимать таблицу. Поэтому предлагаю сразу же перейти к настройкам. Выбираем ситуацию под себя и сделаем. Статья будет в наших лучших традициях – коротко, по шагам, с картинками.

Но если вдруг остались вопросы или есть чем дополнить – добро пожаловать в комментарии!

Вариант 1 – Группировка по строкам

Приступаем к самому простому – группировке по строкам. Допустим, у нас есть вот такая симпатичная табличка с расчетом заработных плат моих коллег:

Предлагаю для примера сгруппировать отдельно зарплаты за июнь.

1. Добавляем пустую строку выше первой строки, в которой встречается «июнь» и прописываем название группировки – «июнь». На самом деле эту строку можно и не добавлять – используется исключительно для наглядности, а в своей таблице вы и без того можете все спокойно понимать.

1. Прекрасно! Теперь выделяем вручную (да-да, никакой автоматизации, для автоматизаций лично я предпочитаю работать с таблицами через тот же pandas) строки, которые мы хотим сгруппировать. Далее переходим на вкладку «Данные» и там нажимаем на кнопку «Группировать» (раньше была спрятана в разделе «Структура», так как по сути мы создаем структуру таблицы, сейчас так названа вся группа этих кнопок).

1. Так как строки сразу были выделены верно, они сгруппируются, а слева отобразится кнопка для сворачивания группы:

Нажимаем на знак «минус» – свернуть группу. Нажимаем на знак «плюс» – развернуть группу.

Вариант 2 – Группировка по столбцам

Здесь все аналогично предыдущему способу, только вместо выделения строк мы выделяем столбцы. А алгоритм тот же:

1. Вставляем пустой столбец и прописываем ему название группы (чтобы потом группа не потерялась).
2. Выделяем нужные для группировки столбцы.
3. На вкладке «Данные» нажимаем «Группировать».
4. Наслаждаемся результатам своей прекрасной работы!

Вариант 3 – Вложенные группировки

Просто дополню, т.к. наверняка вы и сами бы до этого догадались. Иногда нужно сделать группировку внутри другой группировки – так вот это в Excel возможно. А главное делается все так же – выделяем, группируем, радуемся. А перемещаться между уровнями вложенности можно будет через вот эти кнопки с цифрами (на скриншоте кроме кнопок с цифрами обратите внимание на второй уровень группировки по стоблцам):

Как разгруппировать данные?

Очень похоже на предыдущий вариант, но используется другая кнопка:

1. Выделяем те строки или столбцы, которые мы хотим разгруппировать (на этом примере я будут разгруппировывать столбцы).
2. На вкладке «Данные» становится активна кнопка «Разгруппировать» – щелкаем по ней:

Как сделать плюсик и минус сверху?

Если вы обратили внимание, то кнопка «плюсика» и «минусика» по умолчанию расположены снизу (а для столбцов справа). Это поведение можно изменить.

1. Все в той же группе «Структура» щелкаем вот по этой незаметной кнопке:

1. В открывшемся окне «Параметры» снимаем галочки для строк или столбцов.

1. Расположение «плюсика» автоматически поменяется на противоположное.

Группировка и разгруппировка данных в Excel

При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

Содержание скрыть

• Настраиваем параметры функции
• Группируем данные по строкам
• Группируем столбцы
• Создаем многоуровневую группировку
• Разгруппировываем данные
• Заключение

Настраиваем параметры функции

Смотрите также: “Выделение ячеек в Excel: строка, столбец, диапазон и лист целиком”

Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.
2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

Группируем данные по строкам

Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).
6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).

Группируем столбцы

Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.
3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.
4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
5. Задача успешно выполнена.

Создаем многоуровневую группировку

Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.

Разгруппировываем данные

Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.
2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
3. Вот и все, что требовалось сделать.

Заключение

Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.