Что такое шаблон задачи битрикс 24

Как создать шаблон задач в Битрикс24?

С помощью шаблонов задач в Битрикс24 вы сможете создавать шаблоны для ваших задач и проектов, взаимодействовать с созданием регулярных задач в разы быстрее. К примеру, на определённую дату месяца вам необходимо уведомить сотрудника о том, чтобы он сделал заказ всех необходимых товаров для офиса. Вы можете создать шаблон для этой задачи и каждый раз, когда в назначенную дату нужно будет поставить эту задачу перед сотрудником, она сразу же будет создана.

С таким инструментом рабочий процесс в компании будет проходить гораздо слаженнее и ответственнее. Разберемся подробнее, как создать шаблон в Битрикс24.

С чего начать создание шаблона

Для того чтобы перейти к созданию шаблона, нужно зайти в раздел «Задачи и Проекты» в главном меню → Выбрать пункт «Шаблоны» → «+Добавить», в верхнем углу, справа.

В настройках будущего шаблона вы можете:

• Указать название шаблона.
• Назначить ответственное лицо на эту задачу.(Добавить постановщика, соисполнителя и наблюдателя).

Дополнительно можно спланировать сроки и при необходимости воспользоваться дополнительными пунктами:

• Разрешить ответственному менять сроки задачи;
• Пропустить выходные и праздничные дни. Если срок выполнения задачи выпадает на выходной или праздничный день вы можете отметить этот пункт и длительность выполнения будет автоматически увеличена;
• Принять работу после завершения задачи. После выполнения задачи она будет отправлена на проверку постановщику. После утверждения выполнения задачи постановщиком – она будет считаться завершённой. Если в задаче необходимо что-то подкорректировать и исправить недочёты – она будет отправлена на доработку ответственному лицу;
• Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника. Задача по шаблону будет автоматически создана при добавлении нового сотрудника.

Сделать задачу регулярной

Если вы хотите, чтобы задача автоматически создавалась в назначенное вами время, выберете из поля «Повторять задачу (автоматизация бизнеса)» пункт «Сделать задачу регулярной», нажмите на «Галочку» и укажите все необходимые вам данные для исправной работы этого пункта.

После настройки задача будет регулярно, в указанное вами время создаваться. Такая функция будет полезна при написании различных отчетов и, например запланированных на определённую дату различных проверок офисного оборудования.

Дополнительные настройки

В дополнительных настройках вы сможете:

• Добавить проект;
• Выбрать из раздела CRM нужные вам данные (Лиды, сделки, контакты, задачи, компании и заказы);
• Создать и настроить новые, пользовательские поля;
• Сможете установить время для выполнения задачи и переместить пункт в основные настройки шаблона;
• Добавить теги, для облегчённого и быстрого поиска нужной задачи.
• Указать связанные задачи;
• Сделать подзадачей к шаблону или задаче;
• Настроить права и уровень доступа к задаче.

Уровни доступа

В шаблонах задач в Битрикс24 есть два уровня доступа:

• «Чтение шаблона задачи» — это когда выбранный сотрудник имеет возможность только на создание задач и просматривание шаблона. Изменять задачи и шаблоны у него возможности не будет;
• «Полный доступ к шаблону задачи» — это когда у указанного сотрудника будет возможность создания и редактирования задач и шаблонов.

После указания всей необходимой информации и настройки нужных полей, не забудьте нажать на кнопку «Сохранить» в нижней части страницы.

После сохранения вы сможете наблюдать за сроками, просматривать теги, менять и добавлять сотрудников по ролям. При помощи пункта «Ещё» вы сможете в любой момент удалить и скопировать созданный шаблон. «Добавить подзадачу для шаблона» и «Создать задачу по этому шаблону».

После всех произведенных вами действий созданный шаблон будет доступен в пункте «Шаблоны».

Теперь, если вы хотите добавить задачу по шаблону, достаточно перейти в раздел «Все», нажать пункт «Добавить задачу» → «Добавить задачу по шаблону» и выбрать нужный вам шаблон.

После этого задача, созданная по шаблону автоматически отобразиться в списке задач. Нажав на галочку слева от названия, вы можете выбрать и применить к этой задаче любое действие из представленного списка.

Если после прочтения данной статьи вы заинтересовались внедрением Битрикс24 — наша команда с радостью ответит на все интересующие вас вопросы и поможет подобрать оптимальный тариф для вашей компании по номеру, указанному на сайте.

Множественная постановка задач по Шаблону

Оформите подписку Битрикс24 Маркет Плюс и используйте более 3000 полезных приложений, представленных в каталоге.

Множественная постановка задач по Шаблону
Компания X3Group
Установить
Информация
Опубликовано : 31.10.2023
Установок : 14
Другие приложения разработчика
База знаний для Битрикс24
По подписке

БиблиоАктивити [Бизнес-процессы]
По подписке
Производственный календарь
По подписке

Roborest (Rest/рест действия/запрос)
По подписке
База автоматизации (роботы/активити)
По подписке
Проекты и задачи, учет, расширение возможностей.
По подписке
Массовый перенос задач по стадиям канбана
По подписке
Мои дела (CRM + Задачи)
По подписке
Чаты подразделений
По подписке

Конвертирование проекта (группы) в SCRUM (скрам) проект
По подписке

1. Одним из ключевых функциональных возможностей нашего приложения является возможность создавать задачи по шаблону. Это означает, что вы можете заранее определить наиболее часто встречающиеся задачи и создать для них предустановленные шаблоны. Когда вам потребуется выполнить такую задачу снова, вам всего лишь нужно выбрать соответствующий шаблон и внести необходимые изменения. Таким образом, вы экономите немало времени, не приходится каждый раз создавать задачу заново.
2. Мы стремились создать интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс, чтобы вы могли сразу начать работу без необходимости тратить время на обучение или изучение сложных инструкций. Вы сможете создавать задачи всего в несколько кликов и мгновенно управлять всеми своими делами.

Мы надеемся, что наше приложение станет незаменимым помощником в вашей повседневной работе. Не откладывайте на потом, начните использовать его прямо сейчас и убедитесь во всех его возможностях! Мы всегда внимательно слушаем обратную связь, чтобы сделать наше приложение еще более полезным и удобным для вас.
Благодарим вас за выбор нашего приложения и желаем вам успехов во всех ваших задачах и делах!

Настройка шаблонов в Битрикс24

Шаблоны документов, задач и писем являются неотъемлемой частью бизнес-процессов в Битрикс24. Эти шаблоны облегчают процессы создания документов, задач, писем и счетов в компании. В данной статье мы рассмотрим, как создавать, настраивать и использовать шаблоны в Битрикс24.

Шаблоны документов

Шаблоны документов — это образцы договоров, счетов и других документов, которые используются в бизнес-процессах. Настройка шаблонов документов происходит в разделе «Документы» в меню «CRM». Для создания шаблона нужно выбрать тип документа и загрузить образец с полями, которые необходимы для заполнения. Для загрузки образца необходимо нажать на кнопку «Загрузить файл».

1.1. Настройка шаблона

После загрузки образца необходимо настроить шаблон. Это можно сделать, выбрав поля, которые нужно заполнить, и добавив их в список параметров шаблона.

1.2. Как установить шаблоны других стран?

Если компания работает с зарубежными партнерами, необходимо установить шаблоны других стран. Это можно сделать, загрузив соответствующий образец и настроив его под нужды компании.

1.3. Редактирование и создание шаблонов

Шаблоны документов могут быть отредактированы или созданы заново. Для этого нужно выбрать соответствующий тип документа и нажать на кнопку «Создать».

1.4. Порядок отображения шаблонов

Шаблоны документов отображаются в списке в порядке их создания. Для изменения порядка отображения можно использовать функцию «Переместить вверх» или «Переместить вниз».

1.5. Список параметров

Список параметров шаблона позволяет выбрать необходимые поля для заполнения. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить параметр» и выбрать нужное поле из списка.

1.6. Как добавить в шаблон список контактов, товаров или налогов?

Для добавления списка контактов, товаров или налогов в шаблон необходимо cоздать простой список товаров.

В этом случае необходимо задать начало и конец блока с помощью параметров и .

Налоги и контакты добавляются по аналогии.

Метки начала и конца блока для налогов — и .

Метки начала и конца блока для списка контактов — и

1.7. Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?

Для того чтобы добавить печать, подпись или другое изображение в шаблон, необходимо сначала загрузить его в систему. В Bitrix24 это можно сделать через соответствующий модуль «Загрузки», который находится в левом меню. Также можно загрузить изображение прямо из редактора шаблонов.

После загрузки изображения оно появится в списке доступных для использования в шаблонах. Для того чтобы добавить его в шаблон, необходимо выбрать в редакторе шаблонов нужное место и вставить ссылку на изображение, которую можно получить из списка загруженных изображений.

Шаблоны задач

2.1. Как создать шаблон задачи?

Для создания шаблона задачи в Bitrix24 необходимо перейти в раздел «Задачи», выбрать пункт «Шаблоны задач» в левом меню и нажать кнопку «Добавить шаблон». В появившемся окне нужно указать название шаблона, задать параметры задачи, такие как ответственный, дата начала и срок выполнения, а также добавить описание.

2.2. Как указать крайний срок шаблона

Важным элементом в задаче является ее крайний срок. Битрикс24 позволяет указать этот параметр при создании шаблона задачи. Для этого необходимо открыть настройки шаблона и перейти на вкладку «Крайний срок». Здесь можно выбрать дату или число дней, которые будут автоматически добавлены к текущей дате при создании задачи на основе шаблона.

Кроме того, можно настроить уведомления о приближающемся крайнем сроке задачи. Для этого необходимо перейти на вкладку «Уведомления» в настройках шаблона и настроить параметры оповещения.

2.3. Автоматическое создание задач

Одной из возможностей, которую предоставляет Битрикс24, является автоматическое создание задач на основе шаблонов. Для этого необходимо настроить соответствующие правила в разделе «Автоматизация» на странице настроек.

Например, можно создать правило, при котором каждый раз, когда появляется новый контакт или сделка, создается задача на основе шаблона. Это позволяет значительно ускорить процесс работы с задачами и повысить эффективность бизнес-процессов.

2.4. Шаблоны задач с подзадачами

Битрикс24 позволяет создавать шаблоны задач, которые содержат подзадачи. Такой шаблон может быть полезен, например, при выполнении определенного проекта, который состоит из нескольких этапов.

Для создания шаблона задач с подзадачами необходимо выбрать соответствующую опцию при создании шаблона и добавить необходимые подзадачи. Каждая подзадача может содержать собственный крайний срок и ответственного исполнителя.

2.5. Права доступа к шаблону

В Битрикс24 существуют различные уровни доступа к шаблонам задач. Администраторы могут настраивать права доступа для каждого пользователя и группы пользователей.

Таким образом, можно ограничить доступ к конфиденциальной информации или задачам, которые не относятся к конкретному пользователю или группе.

2.6. Как работать с шаблонами в задачах

После того, как шаблон задачи создан и настроен, можно начать использовать его для создания новых задач. Для этого необходимо зайти в раздел «Задачи» и выбрать опцию «Создать задачу».

При создании новой задачи необходимо выбрать соответствующий шаблон, указать все необходимые параметры и сохранить задачу. При этом задача будет создана с предустановленными параметрами, заданными в шаблоне, что позволяет существенно ускорить процесс создания задач.

Почтовые шаблоны в Битрикс24

3.1. Зачем нужны почтовые шаблоны

В современном бизнесе электронная почта играет важную роль. Она используется для общения с клиентами, отправки писем сотрудникам и проведения массовых рассылок. Вместе с тем, часто отправляемые письма могут быть стандартизированы, что позволяет сэкономить время и избежать ошибок. В этом случае на помощь приходят почтовые шаблоны.

Почтовые шаблоны в Битрикс24 – это предустановленные тексты писем, которые можно использовать для быстрой и удобной отправки электронных сообщений. Они позволяют стандартизировать текст, форматирование, дизайн и вложения письма.

3.2. Как создать почтовый шаблон

Для создания почтового шаблона в Битрикс24 необходимо перейти в раздел «Настройки» и выбрать пункт «Почта» -> «Почтовые шаблоны». Затем нужно нажать кнопку «Создать почтовый шаблон», выбрать тип шаблона (html или текст), задать имя и тему письма, а также написать текст сообщения.

3.3. Советы по созданию html-верстки шаблона

Если вы хотите создать почтовый шаблон с помощью html-верстки, следует учитывать несколько советов. Во-первых, используйте только стандартные html-теги и избегайте сложных конструкций. Во-вторых, не злоупотребляйте использованием изображений и других медиа-контента, так как это может привести к увеличению размера письма и его блокировке спам-фильтрами. В-третьих, проверяйте шаблон на корректность отображения в разных почтовых клиентах.

3.4. Быстрое создание шаблона

Для быстрого создания почтового шаблона в Битрикс24 можно воспользоваться функцией «быстрого создания». Для этого необходимо открыть письмо, которое вы хотите использовать как основу для шаблона, и нажать на кнопку «Создать шаблон». Затем нужно задать имя шаблона и сохранить его.

3.5. Как отправить письмо, используя шаблон

Когда шаблон письма создан и сохранен, можно отправлять письма с его использованием. Для этого нужно выбрать нужный шаблон при создании нового сообщения или ответа на существующее.

Чтобы отправить новое сообщение с использованием шаблона, нужно нажать на кнопку «Написать сообщение» в разделе «Почта». Далее выбрать нужный шаблон в поле «Шаблон» и заполнить поля «Кому», «Тема» и «Текст» сообщения. После этого можно отправить письмо, нажав на кнопку «Отправить».

Если нужно ответить на существующее сообщение, можно выбрать шаблон при создании ответа. Для этого нужно открыть сообщение, на которое нужно ответить, и нажать на кнопку «Ответить» или «Ответить всем». Затем выбрать нужный шаблон в поле «Шаблон» и заполнить поле «Текст» сообщения. После этого можно отправить ответ, нажав на кнопку «Отправить».

Важно учесть, что при отправке письма с использованием шаблона, некоторые поля могут быть заполнены автоматически, например, поле «Тема» или «Кому». Это происходит, если в шаблоне заданы соответствующие параметры. При необходимости их можно отредактировать перед отправкой письма.

Таким образом, использование шаблонов позволяет ускорить и упростить процесс написания и отправки сообщений. Они также могут помочь сохранить единый стиль и формат сообщений в рамках компании или проекта. Битрикс24 предоставляет множество возможностей для создания и настройки шаблонов, что позволяет адаптировать их под различные потребности и задачи бизнес-процессов.

Почему за внедрением и настройкой Битрикс24 нужно обращаться к нам?

Мы осуществляем внедрение после проведения бизнес-аудита и досконального изучения вашей деятельности. Работаем официально по договору, разрабатываем ТЗ и не избегаем ответственности.

• Настроим CRM в течение 1 часа у вас в офисе или удаленно.
• Воплощаем в жизнь любой функционал.
• Проводим консультации, обучаем сотрудников и руководителей.
• Интегрируем Битрикс24 с другими сервисами.

Как добавить шаблон задач в Битрикс24

Ускорить и облегчить работу с задачами в Битрикс24 можно с помощью шаблонов задач.

Шаблоны задач можно использовать в случаях когда приходится ставить одни и те же задачи с какой-то периодичностью. Например, раз в месяц нужно, чтобы ответственный сотрудник не забыл заказать воду, оплатить интернет, телефонию, совершить какие-то прочие периодические действия.

Использовать шаблоны задач в Битрикс24 можно при постановке задач вручную, либо настроить автоматическую постановку.

Как создать шаблон задач в Битрикс24

Для того, чтобы создать шаблон задач в Битиркс24 нужно перейти в раздел «Задачи и проекты» > «Шаблоны«

Дале нажимаем «Добавить«.

В открывшемся окне заполняем все необходимые поля и настраиваем нужные нам опции:

Сроки по задаче лучше указывать, хотя бы примерные, т. к. задачи без срока обычно сотрудниками выполняются в последнюю очередь или не выполняются совсем. Также задачи будут попадать в отчет занятости по задачам только в случае, если сроки в задачах заполнены.

Регулярная постановка задач

Небольшую автоматизацию задач можно настроить, если поставить галочку «Сделать задачу регулярной«

Настройки интуитивные и очень гибкие, можно настроить регулярность постановки в по дням, неделям, месяцам и годам.

По настройкам повторений доступны три варианта:

• Нет даты окончания — задача будет создаваться бесконечно
• Дата окончания — задача перестанет ставиться после наступления указанной даты
• Завершить после n повторений — задача поставится указанное количество раз

Главное правило — настраивайте регулярность, только, если действительно задача повторяется из раза в раз. Если попытаться настроить автоматизацию всех задач без разбора, потом больше времени уйдет на чистку просроченных задач и отключение автопостановки шаблонов задач.

Дополнительные настройки шаблона задач в Битрикс24

В разделе «Дополнительно» можно привязать создаваемую задачу к проекту или разделу CRM.

Пользовательские поля в задачах доступны на тарифе «Профессиональный».

Учет времени позволит включать таймер и учитывать затраченное время по задаче.

Теги можно использовать для дополнительного удобства при фильтрации задач.

Связанные задачи можно указать, если создаваемая задача будет связана с другими, уже поставленными, задачами (ни разу не пользовался в шаблонах данной опцией, даже не могу привести пример).

Сделать подзадачей — также используется для создания связей между задачами, если есть какие-то сложные, то ставить сразу с разбивкой на более мелкие (подзадачи).

Настройка прав доступа, тут всего 2 варианта:

• Чтение — сотрудник сможет только ставить задачи по шаблону
• Полный доступ — сотрудник сможет вносить изменения в шаблон, создавать копии и ставить задачи

Как поставить задачу по шаблону

Итак, шаблон мы создали, теперь нужно им воспользоваться.

В разделе «Шаблоны задач», выбираем нужный шаблон и нажимаем на три полосочки слева от названия шаблона и в выпадающем меню выбираем пункт «Поставить задачу по шаблону».

По шаблонам это все, если что-то упустил — пишите в комментарии!