Использование быстрых частей и автотекста в Word и Outlook
С помощью коллекции кратких частей можно создавать, хранить и повторно использовать элементы содержимого, включая автотекст, свойства документа (например, заголовок и автор) и поля. Эти многоязвные блоки содержимого также называются «блоками».Автотекст — это распространенный тип building block, который хранит текст и рисунки. С помощью организатора можно найти или изменить один из них.
Чтобы открыть коллекцию экспресс-боков, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.
В этой статье
Создание экспресс-блоков
- Выделите фразу, предложение или другой фрагмент документа, который нужно сохранить в коллекции.
- На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков, если нужно, измените имя и добавьте описание, а затем нажмите кнопку ОК.
Примечание: Чтобы сохранить выделенный фрагмент как автотекст, на вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Автотекст, а затем — Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.
Добавление экспресс-блоков в документ
- Поместите курсор в область документа, куда вы хотите вставить фрагмент из коллекции экспресс-блоков.
- На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите предложение, фразу или другой сохраненный фрагмент, который вы хотите использовать повторно.
Примечание: Если вы сохранили элемент как автотекст, на вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки, выберите пункт Автотекст, а затем найдите и щелкните нужный фрагмент.
Изменение содержимого экспресс-блоков
Внести изменения в экспресс-блок можно, изменив стандартный блок. Вставьте стандартный блок, внесите нужные изменения и затем сохраните стандартный блок с прежним названием.
Важно: Чтобы изменить исходный элемент в коллекции, имя, категория и коллекция измененного и исходного элементов должны быть одинаковыми.
- Щелкните там, где нужно вставить стандартный блок.
- На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Организатор стандартных блоков. Если вы знаете название стандартного блока, нажмите Имя, чтобы упорядочить названия по алфавиту.
- Нажмите кнопку Вставить.
- Внесите изменения в содержимое стандартного блока.
- Выделите измененный текст. Чтобы сохранить параметры форматирования абзаца, включая отступ, выравнивание, междустрочный интервал и разбиение на страницы, включите знак абзаца ( ¶ ) в выделенный фрагмент.
Примечание: Чтобы отобразить знаки абзацев, на вкладке Главная в группе Абзац нажмите кнопку Отобразить все знаки.
Переименование экспресс-блоков
- На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Организатор стандартных блоков.
- Щелкните название стандартного блока, которую нужно переименовать и нажмите кнопку Изменить свойства.
- В диалоговом окне Изменить стандартный блок введите новое имя и нажмите кнопку ОК.
- В ответ на вопрос, нужно ли вам переопределить стандартный блок нажмите Да.
Удаление экспресс-блоков
- Откройте документ с экспресс-блоками, которые нужно удалить.
- На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Организатор стандартных блоков. Если вы знаете название стандартного блока, нажмите Имя, чтобы упорядочить названия по алфавиту.
- Выберите нужный элемент и нажмите кнопку Удалить.
- В ответ на вопрос, уверены ли вы, что хотите удалить стандартный блок, нажмите Да.
Удаленный стандартный блок больше не доступен в коллекции, хотя его содержимое все еще может отображаться в документе.
Создание уравнений и формул
Если вам нужна формула, добавьте или напишите ее в Word.
- На вкладке Вставка выберите команду Уравнение. Также можно нажать клавиши Alt+=.
- Чтобы использовать встроенную формулу, на вкладке Конструктор нажмите кнопку Уравнение.
- Чтобы создать собственную формулу, на вкладке Вставка выберите команду Уравнение, а затем нажмите кнопку Рукописное уравнение.
- Написать формулу можно с помощью пальца, пера или мыши.
- Нажмите кнопку Вставка, чтобы перенести формулу в файл.
Создание форм, предназначенных для заполнения или печати в приложении Word
Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Отображение вкладки «Разработчик»
Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».
Откройте шаблон или пустой документ, на основе которого будет формироваться форма.
Для экономии времени начните с шаблона формы или начните с нуля с пустого шаблона.
Создание формы на основе шаблона
- Перейдите к пункту Файл >Новый.
- В поле Поиск шаблонов в сети введите Формы или тип нужной формы и нажмите клавишу ВВОД.
- Выберите шаблон формы, а затем выберите Создать или Скачать.
Создание формы на основе пустого документа
- Перейдите к пункту Файл >Новый.
- Выберите Пустой документ.
Добавьте содержимое в форму
Перейдите в раздел Разработчик и выберите элементы управления для добавления в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите кнопку DELETE. После вставки свойств элементов управления можно настроить свойства.
Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.
Вставка текстового элемента управления
В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
- Выберите Разработчик >Управление содержимым форматированного текста
или Управление содержимым обычного текста
Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Вставка элемента управления «рисунок».
Элемент управления «рисунок» часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
- Выберите Разработчик >Управление содержимым изображений
Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Вставка элемента управления «стандартный блок»
Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда вам нужно добавить другой шаблонный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым «форматированный текст» и поместить их все в элемент управления «стандартный блок», который будет служить контейнером.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
- Перейдите в раздел РазработчикЭлемент управления содержимым галереи стандартных блоков
(или Элемент управления содержимым стандартных блоков).
Выберите Разработчик и элементы управления содержимым для стандартного блока.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Вставка поля со списком или раскрывающегося списка
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
-
Перейдите в раздел Разработчик >Управление содержимым поля со списком
или Управление содержимым раскрывающегося списка
Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.
Вставка элемента управления «выбор даты»
- Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления выбора даты.
- Выберите Разработчик >Управление содержимым средства выбора даты
Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Вставка флажка
- Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления «флажок».
- Выберите Разработчик >Элемент управления содержимым «флажок»
Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.
Использование устаревших элементов управления формы
Элементы управления формы прежних версий предназначены для совместимости с предыдущими версиями Word и состоят из традиционной формы и элементов управления Active X.
- Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить традиционный элемент управления.
- Перейдите в раскрывающийся список Разработчик >Формы прежних версий
Установка или изменение свойств элементов управления содержимым
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.
- Выберите элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
- Перейдите в раздел Разработчик >Свойства.
Добавить защиту формы
Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.
- Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
- Выберите Разработчик >Ограничить правку.
После выбора ограничений выберите Да, начать применение защиты.
Дополнительный совет:
Если вы хотите защитить только части документа, разделите его на разделы и защитите только определенные разделы.
Для этого выберите Выбрать разделы на панели Ограничить правку. Дополнительные сведения о разделах см. в разделе Вставка разрыва раздела.
Отображение вкладки «Разработчик»
Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».
Откройте шаблон или используйте пустой документ
Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя такие элементы, как флажки, текстовые поля и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Создание формы на основе шаблона
- Выберите Файл >Создание из шаблона.
Создание формы на основе пустого документа
- Перейдите в раздел Файл >Новый документ.
Добавьте содержимое в форму
Перейдите в раздел Разработчик и выберите элементы управления для добавления в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите кнопку DELETE. Вы можете установить параметры для элементов управления после вставки. В меню «Параметры» можно добавить макросы входа и выхода для запуска при взаимодействии пользователей с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком,
Добавление элементов управления содержимым в форму
- В документе щелкните или коснитесь того места, где нужное добавить элемент управления содержимым.
- В разделе Разработчик выберите Текстовое поле, Флажок или Поле со списком.
Настройка параметров
Параметры позволяют устанавливать общие параметры, а также управлять конкретными параметрами. Выберите элемент управления, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.
- Установите общие свойства.
- Выбор макроса для запуска позволяет выбрать записанный или пользовательский макрос для запуска при Входе илиВыходе из поля.
- Закладка Укажите уникальное имя или закладку для каждого элемента управления.
- Вычислять при выходе Это заставляет Word запускать или обновлять любые вычисления, такие как общая стоимость, когда пользователь выходит из поля.
- Добавить текст справки Предоставьте подсказки или инструкции для каждого поля.
- ОК Сохраняет параметры и закрывает панель.
- Отмена Забывает изменения и закрывает панель.
- Тип Выберите форму «Обычный текст», «Число», «Дата», «Текущая дата», «Текущее время» или «Вычисление».
- Текст по умолчанию задает необязательный текст инструкций, отображаемый в текстовом поле до ввода пользовательского текста в поле. Установите включенное текстовое поле, чтобы разрешить пользователю вводить текст в поле.
- Максимальная длина устанавливает длину текста, который может ввести пользователь. Значение по умолчанию — Не ограничено.
- Формат текста может указывать, будет ли текст автоматически форматироваться в верхнем регистре, нижнем регистре, с первой заглавной буквой, или в заглавном регистре.
- Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.
- Значение по умолчанию Выберите между Не отмечено или Отмечено по умолчанию.
- Размер флажка Установите размер Точно или Автоматически, чтобы изменять размер по мере необходимости.
- Флажок включен Позволяет пользователю пометить или очистить текстовое поле.
- Элемент раскрывающегося меню Введите строки для элементов списка. Нажмите + или ВВОД, чтобы добавить элемент в список.
- Элементы в раскрывающемся списке Отображает текущий список. Выберите элемент и используйте стрелки вверх или вниз, чтобы изменить порядок. Нажмите — чтобы удалить выбранный элемент.
- Раскрывающееся меню включено Позволяет пользователю открыть поле со списком и сделать выбор.
Защитите форму.
- Перейдите в раздел Разработчик >Защита формы.
Примечание: Чтобы снять защиту с формы и продолжить правку, снова выберите Защитить форму.
Проверка формы (необязательно)При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
- Защитите форму.
- Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Отображение вкладки «Разработчик»
- В правой части ленты выберите
Откройте шаблон или документ, на основе которого будет формироваться форма
Вы можете можно начать работу с пустого документа и создать собственную форму с нуля. Чтобы сэкономить время, можно использовать шаблон.
- Выберите Файл >Создание из шаблона.
- На левой панели разверните Веб-шаблоны и выберите Формы.
- Дважды щелкните шаблон формы, который нужно использовать.
Добавление элементов управления содержимым в форму
- В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления содержимым.
- На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите Текстовое поле, Флажок, или Поле со списком.
- Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите Параметры и настройте нужные свойства.
Примечание: Чтобы составить раскрывающийся список для поля со списком, выберите заполнитель поля, щелкните Параметры и добавьте в список нужные пункты.
Добавьте пояснительный текст (необязательно)
Пояснительный текст (например, «введите имя») в текстовом поле позволит сделать форму более удобной. По умолчанию текстовое поле остается пустым, но вы можете добавить в него текст.
- Выберите элемент управления текстовым полем, к которому нужно добавить пояснительный текст.
- На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите пункт Настройки.
- В поле Текст по умолчанию введите текст инструкции.
- Проверьте, выбран ли пункт включить заливку, и выберите ОК.
Защитите форму.
- На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите Защитить форму.
Примечание: Чтобы снять защиту формы и продолжить редактирование, щелкните Защита формы еще раз.
Проверка формы (необязательно)
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
- Защитите форму.
- Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Создание заполняемых форм недоступно в Word в Интернете.
Вы можете создать форму в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.
Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, то увидите внесенные изменения.
Вставка объекта в Word или Outlook
В зависимости от используемой версии Word или Outlook вы можете вставлять различные объекты (например, PDF-файлы, диаграммы и книги Excel или презентации PowerPoint) в документ Word или сообщение электронной почты, связывая или внедрив их. Чтобы вставить объект, на вкладке Вставка нажмите кнопку Объект.
Вставка нового объекта
Чтобы создать новый файл для вставки в документ Word или сообщение электронной почты:
-
В диалоговом окне Объект перейдите на вкладку Создание и выберите вариант из списка Тип объекта.
- Сведения в разделе Результат определяются выбранным типом объекта и состоянием флажка В виде значка (установлен или нет). Эти сведения помогут вам определиться с тем, что именно нужно вставить и в каком виде.
- Чтобы изменить данные во вставленном объекте, дважды щелкните его.
- В Outlook параметр В виде значка доступен только при формате RTF(форматирование текста >формат> сообщений >RTF).
Связывание или внедрение существующего файла
Чтобы связать или встроить уже созданный объект:
-
В диалоговом окне Объект откройте вкладку Создание из файла и нажмите кнопку Обзор, чтобы найти нужный объект для вставки.
Совет: Сведения в разделе Результат меняются в зависимости от того, выбраны ли ссылки на файл и Отображать как значок. Эти сведения помогут вам определиться с тем, что именно нужно вставить и в каком виде.
Внедренные и связанные объекты
Внедренные объекты становятся частью файла Word или почтового сообщения и после вставки теряют связь с исходным файлом.
Связанные объекты могут обновляться при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. В файле Word или почтовом сообщении (целевом файле) хранятся только сведения о расположении исходного файла и отображается представление связанных данных. Если размер файла имеет значение, используйте связанные объекты.