Что можно создать с помощью google форм

Все возможности Google Forms

Google Forms (Google Формы) — это сервис для проведения опросов, который облегчает жизнь: он позволяет легко собирать большие объемы данных и обрабатывать их, в то время как создатель опроса не тратит ни минуты своего времени на общение с респондентами. Платформа полезна всем, кто работает с людьми: PR-отделу, хедхантерам, исследователям, кураторам курсов и ивент-менеджерам и другим специалистам.

Собрав опросник за пару часов, вы сэкономите дни, а может, и недели своего времени, — иначе вам пришлось бы получать каждый ответ через телефонные звонки или личные встречи. Все результаты хранятся в одном месте, а статистика формируется автоматически. Мы нашли и другие преимущества Google Формы, а также создали подробную инструкцию по работе с ними в картинках.

Google Формы: что это и зачем их использовать

Формы — это конструктор онлайн-опросов для любых целей. С его помощью вы составите список товаров на корпоративную вечеринку, или опрос вовлеченности ваших сотрудников в работу, или даже анкету об удовлетворенности кофемашиной в вашем офисе. Как и все цифровые продукты Google, этот инструмент очень удобный и позволяет создавать документы без особых усилий.

Вот несколько преимуществ Google Формы:

• участникам не нужно регистрироваться, чтобы пройти опрос;
• для создания опроса нужен только аккаунт Google;
• не нужно ничего платить;
• для участников нет ограничений по географии и времени суток;
• интерфейс конструктора простой и интуитивно понятный, как и его настройки;
• можно предложить участникам разные форматы ответов — выбор одного или нескольких вариантов, развернутое описание в свободной форме или в виде оценки по шкале;
• доступно использование мультимедиа — опрос можно разбавить картинками, видео с YouTube или анимацией;
• сервис позволяет автоматически настраивать оформление в единой цветовой гамме;
• можно предоставить доступ по ссылке или, наоборот, ограничить его (например, если вы хотите, чтобы он был доступен только для сотрудников вашей компании).

Главная задача сервиса — автоматизировать процесс коммуникации. Человек отвечает за создание опроса, привлечение респондентов и анализ результатов, а всю рутинную работу выполняет машина. Кроме того, платформа предложит подсказки и сама расскажет о многих возможностях.

Что можно создать с помощью Google Формы

Единственное ограничение — ваша фантазия. Google предлагает использовать формы как для личных целей, так и для бизнеса. На сайте представлены и шаблоны форм: можно воспользоваться уже имеющейся или создать свою. Мы набросали несколько идей.

1. Тест или викторину

Составьте смешной опрос и развлеките коллег, отправив им ссылку в рабочем чате. Или соберите анкету для соискателя на открытую вакансию. Расспросите его о кейсах, которые он выполнял, проверьте знания с помощью теста, попросите рассказать любимую шутку. Такие форматы немного раскроют кандидата как личность, и HR-менеджеру будет легче сделать выбор. К тому же, сервис дает возможность легко сравнить формы соискателей между собой.

2. Опрос для масштабного исследования

Такой опрос проводят, например, при анализе новой ниши, на которую вы хотите вывести компанию, или перед запуском новой масштабной маркетинговой кампании. Это может быть и социологический опрос, например о том, как молодежь относится к предпринимательской деятельности. Заполнение гугл-формы может стать первым этапом сбора данных.

3. Опрос для подписчиков или клиентов

Удобный формат, если вы занимаетесь SMM, и часть ваших обязанностей — поддерживать лояльность аудитории и мониторить ее настроения. Опросы в этом случае позволяют фиксировать меняющиеся интересы и предпочтения людей. Например, если у вас свой бизнес и вы работаете над ценностным предложением, то вы можете уточнить ваш оффер с помощью опроса аудитории.

4. Форму для голосования

Внешнего или внутрикорпоративного — на ваш выбор. Отличный способ понять, стоит ли увеличивать стандартное время на сдачу проекта и нужно ли скидываться на мини-холодильник в офис. Если вы заботитесь о том, чтобы не спамить ваших подписчиков, можно также попросить их высказать мнение о частоте новостной рассылки вашего лендинг-бизнеса.

5. Анкету для регистрации на очное мероприятие или вебинар

Вместо того, чтобы звонить каждому лично, соберите анкету за полчаса, и участники опроса буквально сделают всю работу за вас: выберут удобные дату и время, формат мероприятия и даже необходимость дресс-кода, если вы их об этом спросите. Во время анкетирования можно собрать email-адреса и использовать их как базу для рассылки о новых мероприятиях.

6. Готовую форму для разных целей

Например, для заказа товара, заявления на отпуск или отзыва о компании. Сервис позволяет создавать любые бланки, которые могут пригодиться вам в работе.

Читайте также: 5 видов опросов, необходимых вашему бизнесу для стимулирования роста

Как настроить Google Формы и создать первый опрос

Если вы уже работали с другими продуктами экосистемы Гугл, то порядок действий такой же, как и при создании любого другого файла, например документа или таблицы. Если нет — следуйте за нами.

Авторизуйтесь на сайте через ваш аккаунт, перейдя по ссылке www.google.ru/forms/about/. После этого вы попадете в главное меню сервиса: оно называется «Формы». Для типичных задач используйте специальные шаблоны — их можно просмотреть, развернув галерею. В ней вы найдете заготовки для приглашений на встречу, образцы анкет для голосования или формы для отзывов.

Чтобы создать новый опрос, кликните по разделу «Пустой файл» или нажмите клавишу + на клавиатуре.

Озаглавьте опрос в блоке «Новая форма». В строке «Вопрос без заголовка» пропишите то, на что хотите получить ответ.

На вертикальной панели справа вы найдете кнопки, с помощью которых можно управлять опросом. Например, добавлять мультимедиа, новые вопросы или разделы. Для справки: один раздел объединяет несколько вопросов — например, тематически.

Если вы хотите настроить доступ по ссылке или поделиться формой, нажмите на кнопку «Отправить»: она находится сверху справа на панели управления. Разослать опрос можно по электронной почте, в социальных сетях или можно просто поделиться ссылкой.

На панели есть иконки палитры и глаза — это кнопки предварительного просмотра и настройки темы соответственно. Кликнув на палитру, вы увидите меню, где можно оформить внешний вид опроса.

Чтобы загрузить тематическое изображение — на нашем примере ниже это новогодние мандаринки — кликните на кнопку «Верхний колонтитул». Выбранная вами картинка будет отображаться над каждым вопросом. Загрузите фото с устройства или облачного хранилища. В этой же секции можно поменять цвет фона и контуров блоков.

Чтобы выбрать формат ответа, кликните на специальную кнопку — она располагается сверху справа внутри блока с вопросом. В открывшемся меню вы можете выбрать ввод строки или абзаца, сетку или выбор нескольких вариантов ответа сразу.

В нижней части блока с вопросом есть кнопка «Другое». Она позволяет участникам отказаться от выбора любого из предложенных ответов и вписать свой.

Если нужно, передвиньте переключатель напротив строки «Обязательный вопрос». В той же зоне вы найдете иконку в виде корзины: нажав на неё, вы удалите лишний вопрос. Порядок вопросов можно менять, перетаскивая блоки в рабочем поле.

Ниже вы видите пример того, как можно использовать на практике сетку или множественный выбор. Такие форматы подходят для ситуаций, когда сложно ограничиться одним-единственным вариантом ответа.

Бывает так, что уже после первого вопроса участнику не нужно отвечать на последующие. Например, он не согласен проводить корпоратив, а все дальнейшие вопросы касаются деталей праздника. Чтобы не тратить чужое время, используйте функцию ветвления, когда к каждому варианту ответа можно привязать переход к новому тематическому разделу.

Функция доступна после нажатия на три точки в правой нижней части панели с вопросом. В открывшемся меню выберите строку «Выбрать действие для каждого варианта ответа». Далее создайте раздел под каждый вариант и настройте навигацию переходов.

На примере ниже сообщение завершает опрос, поэтому для него мы выбрали действие «Отправить форму».

В меню «Настройки» много возможностей для апгрейда вашего опроса. Например, можно активировать автоматический сбор email-адресов, переключить опрос в режим теста — тогда за правильные ответы участники смогут набирать баллы — или разрешить редактирование ответов после отправки формы.

Как привлекать респондентов и анализировать результаты опроса

Чтобы собрать как можно больше ответов, используйте живую аудиторию — подписчиков и клиентов. Расскажите об опросе в социальных сетях: например, в историях в Инстаграме. Прежде, чем перенаправить подписчика, попробуйте подать материал нативно: начните с кнопок голосования и уже после прикрепите ссылку. Предложить опрос можно и во всплывающем окне на сайте.

В качестве мотива к участию предложите бонус — например, скидку, промокод или бесплатный инфопродукт. Проговорите сразу, сколько времени потребуется на заполнение формы, чтобы люди не бросали дело на половине.

Когда вы уже собрали достаточно данных, перейдите в секцию «Ответы». Здесь будут отображаться результаты опроса.

Данные представлены в виде круговой диаграммы или столбцами — в зависимости от типа вопроса. В секции «Сводка» вы увидите общую статистику, но сервис также позволяет просмотреть ответы каждого конкретного участника.

Результаты можно скачать или распечатать — для этого кликните на три точки сверху справа на панели статистики и выберите нужное действие. Рядом с этими точками находится зеленая иконка с крестиком — по клику на неё все ответы будут загружены в гугл-таблицу.

Простая и наглядная инфографика позволяет быстро делать выводы. Ниже вы видите результаты голосования, в какое лучше время провести новогодний корпоратив.

Гистограмма показывает популярные ответы в порядке убывания — слева направо. Вместо того, чтобы бегать по офису и высчитывать результаты на бумажке, нам остается просто взглянуть на столбцы и понять, что идеальные дата и время — 27 декабря, 18:00.

Читайте также: Как визуализировать результаты маркетинговых UX-исследований

Заключение

Формы позволяют автоматизировать и упростить десятки рутинных задач, и в этом их главное преимущество. Данные представлены в единой чистой стилистике. Вам легко поддерживать порядок в их структуре, а рабочий стол и память вашего компьютера не захламляют горы неразобранных файлов.

Выбирайте настройки, которые соответствуют вашей цели, — в этой секции тоже много интересных возможностей. Создавайте анкеты, проводите тесты, шуточные викторины и опросы для крупных исследований.

В работе с Формами легко воплощать необычные, смелые идеи — ничто не ограничивает вас в экспериментах. Придумывайте нестандартные вопросы, живые формулировки, используйте мультимедиа и разные форматы. Креативный потенциал сервиса куда шире, чем можно представить. Сделать опрос увлекательным несложно: пишите вопросы так, как вы задали бы их во время реальной встречи. Будьте смешнее, лаконичнее и проще.

Все возможности Google Forms

Елена Соловьева, менеджер проектов в Лаборатории Касперского, специально для блога Нетологии написала статью о том, как использовать Google Forms по максимуму.

Google Формы — онлайн-сервис для создания форм обратной связи, онлайн-тестирований и опросов. Инструмент популярный, но весь спектр его возможностей используется редко. В статье я расскажу, когда и для чего пригодятся Google Формы и как максимально эффективно их применять.

Польза Google Форм

Каждая форма в Google Формах представляет собой веб-страницу, на которой размещается анкета или квиз. Все, что нужно для работы с формами, — это иметь аккаунт в Google.

Что можно сделать с помощью Google Форм

• онлайн-регистрацию на мероприятие;
• онлайн-исследование;
• сбор фидбека;
• бриф;
• голосование и т. д.

Чем удобны Google Формы

• Простота в использовании. Работать с Google Формами не сложнее, чем с MS Word. Интерфейс удобный и понятный. Форму не надо скачивать, пересылать своим клиентам и получать от них по почте заполненный вариант.
• Доступность 24/7. Форма хранится в облаке. Если вы работаете с разных устройств или ваш жесткий диск повредился, форма останется доступна при наличии ссылки.
• Индивидуальное оформление. Вы можете создать свой дизайн для формы. Google Формы дают возможность бесплатно выбрать шаблон из большого количества доступных или загрузить свой.
• Бесплатность. Сам сервис бесплатный. Заплатить придется только в случае, если вам вдруг понадобится расширенный вариант дополнительных надстроек.
• Мобильность. Google Формы адаптированы под мобильные устройства. Создавать, просматривать, редактировать и пересылать формы можно с телефона и планшета с помощью облегченной мобильной с полной функциональностью.
• Понятность. Google Формы собирают и профессионально оформляют статистику по ответам. Вам не придется дополнительно обрабатывать полученные данные, можно сразу приступать к анализу результатов.

Как правильно настроить этот инструмент, чтобы извлечь из него максимум? Я подготовила несколько пошаговых рекомендаций.

Настройте форму

Начните с основных настроек, которые задают параметры и технические характеристики формы.

С помощью верхней панели настраивается поведение формы:

• Дополнения.
• Внешний вид.
• Предпросмотр.
• Настройки.
• Кнопка отправки.
• Действия с формой.

Дополнения. Кликните левой кнопкой мыши по иконке. Здесь появятся дополнения к форме, которые вы настроите. Отсюда же дополнения запускаются:

Внешний вид. Вы можете выбрать однотонную заливку формы или воспользоваться каталогом тем. Чтобы открыть каталог, кликните левой кнопкой мыши на иконку иллюстрации. Выберете любую (некоторые анимированы) или загрузите свою. Тема задает шапку формы и фон.

Предпросмотр. Кликните левой кнопкой мыши на иконку глаза, чтобы посмотреть, как ваши адресаты увидят форму. Эта кнопка пригодится в конце формирования опроса.

Настройка. Кликните левой кнопкой мыши на иконку шестеренки и задайте параметры формы.

• Закладка «Общие». Здесь интересен пункт «Отправлять форму не более одного раза». Он полезен тем, кто использует форму для исследований. Отметьте этот пункт, чтобы избежать заполнение форм ботами или искусственной нагонки показателей. Google Формы идентифицируют пользователя по Google аккаунту и не разрешают отвечать на опрос более одного раза с одного аккаунта. Я собираюсь делать тест, поэтому отметила этот параметр.

Чтобы собирать адреса электронной почты тестируемых, отметьте параметр «Собирать адреса электронной почты». Его активация автоматически добавляет обязательное поле «Электронный адрес» в начале формы.

• Закладка «Презентация». Укажите, что и как будут видеть ваши адресаты.

• Закладка «Тесты». Если цель создания формы — провести тестирование, передвиньте ползунок в закладке «Тесты», чтобы активировать нужные опции. Активация включает дополнительные настройки, доступные при создании формы: вы сможете назначать количество баллов на вопрос и автоматически оценивать прохождение теста каждым участником. Чтобы дать быстрый фидбек тестируемому, отметьте «Показать оценку сразу после отправки формы».

Кнопка «Отправить». Нажав на нее, вы можете выбрать способ и параметры отправки. Форма отправляется по почте, ссылкой на форму, через встраиваемый код или соцсети. При отправке по почте есть возможность включить форму в тело сообщения. Ваш адресат сможет заполнить опрос не переходя по внешним ссылкам сразу из письма. К сожалению, такая опция хорошо работает только с Gmail. С другими почтовыми сервисами эта функция работает некорректно.

Действия с формой. Кликните левой кнопкой мыши на иконку после кнопки отправки, чтобы раскрыть меню действий с формой. Форму можно удалить, копировать, распечатать. Это же меню позволяет создать из формы предзаполненный шаблон, подключить дополнения и настроить доступ.

ЕЛЕНА СОЛОВЬЕВА

курс

Основы веб‑аналитики для интернет-маркетологов

Узнать больше

• Получите базовые знания по веб-аналитике и разберётесь, подходит ли вам эта сфера
• На практике поймёте, как с помощью данных принимать эффективные решения для бизнеса
• Изучите кейсы работы с данными и самостоятельно попрактикуетесь

Создайте форму

После того, как вы определились с форматом, настройкой и поведением опроса, раздали права доступа и задали дизайн, можно переходить к созданию самой формы. Сначала продумайте структуру опроса на бумаге, чтобы потом не запутаться в логике в конструкторе.

Конструктор

Первые два поля появились по умолчанию: заголовок формы и электронный адрес (обязательное поле по умолчанию, если вы активировали параметр «Собирать адреса электронной почты»).

Начнем создавать новые поля. Если в продуманной вами логике тест получился очень длинным, разбейте его на разделы и добавьте иллюстрации.

Переходим в панель конструктора справа. Для добавления раздела кликните на нижнюю иконку. Чтобы вставить дополнительный материал, например картинки, видео или текстовое описание, кликните на соответствующую иконку.

Google Формы разрешают загружать картинки прямо с устройства, Google диска, Google поиска, через ссылку или с камеры. Видео подтягиваются из Ютуба.

Чтобы вставить вопрос нажмите на «+» в верху панели. Введите название вопроса (это может быть картинка — кликните на иконку иллюстрации, чтобы ее вставить) и выберете тип вопроса из раскрывающегося меню справа.

Типы вопросов:

Текст (строка). Этот тип вопроса предполагает короткий ответ. Его удобно использовать, когда вы хотите получить email, имя, адрес, цифровое значение, ссылку. В этом типе вопроса доступны функции:

• Функция «Описание» доступна во всех типах. Чтобы ее активировать, нажмите на значок в правом нижнем углу и отметьте параметр «Описание».

• Функция «Проверка ответов». Чтобы ее активировать, кликните на иконку в правом нижнем углу. В области настройки появится нужная строка. Вы можете задать параметры для текста, который будет вводить тестируемый. К примеру, мне важно, чтобы ответ был не более 50 символов. Если в поле будет введено больше символов, респондент получит заданное сообщение «Слишком длинный ответ». Если он справится с условием, то получит 4 балла.

Если вы хотите, чтобы в строку было введено число, выберете из выпадающего меню параметр «Число» вместо «Длина» и установите нужные характеристики:

Таким же образом можно выбрать и настроить параметр «Текст» и «Регулярное выражение»:

• Функция «Ответы». Чтобы задать количество баллов для вопроса кликните на синюю надпись «Ответы» и задайте необходимые параметры в открывшемся окне. Чтобы вернуться к настройкам вопроса, нажмите на синюю надпись «Изменить вопрос» внизу.

• Для всех типов вопросов доступны функции копирования (удобно, если нужно создать несколько однотипных вопросов), удаления и перевод в обязательный режим (в этом режим вопрос обозначается звездочкой, а тестируемый не может отправить форму без ответа на него). Перечисленные функции включаются с нижней панели настройки вопроса.

Текст (абзац). Этот тип вопроса предполагает развернутый ответ. Его удобно использовать при запросе развернутого фидбека. Все функции и настройки совпадают с типом вопроса «Текст (строка)»:

• «Описание»;
• «Проверка ответов». Для этого типа вопросов доступна настройка только 2 параметров «Длина» и «Регулярное выражение»;
• «Задать количество баллов»;
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос».

Один из списка. Этот тип вопроса предполагает выбор одного варианта из предложенных. Его удобно использовать в качестве разводящего по логике формы — в зависимости от выбранного варианта тестируемого перебрасывают на другие разделы или в конец формы. Рассмотрим, как это сделать.

Здесь доступны функции:

• «Описание».
• «Задать количество баллов».
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос».
• «Выбрать действие для каждого ответа». Чтобы активировать эту функцию, кликните на иконку в правом нижнем углу и отметьте нужный пункт. Вы можете задать желаемое действие для каждого варианта ответа. Когда тестируемый отметит одну из опций, форма выполнит указанное к этой опции действие. Здесь нам пригодится разделение на разделы — из выпадающего списка действий выбираем «Перейти к следующему разделу» или указываем, к какой секции нужно перейти. К примеру, в моем тесте есть вопрос типа «Один из списка» на использование английского времени Present Perfect. При правильном ответе на этот вопрос я перевожу респондента сразу во вторую секцию, указав это в настройках верного ответа. На этом этапе я уже понимаю, что человек владеет темой. Если тестируемый ответил неверно, то он идет дальше по вопросам первой секции о Present Perfect.
• «Перемешать строки». Каждый раз при открытии формы ответы на вопрос будут перемешиваться.
• «Задать правильный ответ». Нажмите на синюю надпись «Ответы» внизу, отметьте верный ответ и задайте количество баллов, которое получит тестируемый при выборе правильного ответа. Чтобы перейти обратно к настройкам вопроса нажмите на синюю надпись «Изменить вопрос» внизу. В настройках вопроса верный ответ будет выделен зеленой галочкой.

Несколько из списка. Этот тип вопроса предполагает выбор нескольких вариантов ответа из предложенных.

• «Описание»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Задать правильный ответ»,
• «Задать количество баллов»,
• «Перемешать строки»,
• «Проверка ответов». Для ее активации, как и в вопросе типа «Текст (строка)», кликните на иконку в правом нижнем углу. В появившейся строке задайте количество правильных ответов и текст сообщения, который появится, если тестируемый выберет больше или меньше опций.

Раскрывающийся список. Этот тип вопроса предполагает выбор одного варианта ответа из раскрывающегося списка. Такие вопросы более компактные, чем «Один из списка». Раскрывающийся список удобен, если нужно дать большое количество опций. Его можно использовать в качестве разводящего, так как он позволяет настроить переход на другие разделы или завершить заполнение формы досрочно.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Выбрать действие для каждого ответа»,
• «Перемешать строки»,
• «Задать правильный ответ».

Шкала. Этот тип вопроса предполагает оценку показателя по предложенной шкале.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Задать шкалу». Кликните на стрелочки под описанием и выберете из выпадающего меню, сколько уровней будет у ответа. Ниже укажите максимальное и минимальное значение шкалы. Их можно задать и через эмоджи ��

Сетка (множественный выбор). Этот тип вопроса предполагает оценку нескольких единиц по предложенной шкале.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Перемешать строки»,
• «По одному ответу на столбец». Кликните на иконку в правом нижнем меню и активируйте функцию. Тестируемый сможет выбрать только одно значение в каждом столбце.

Сетка флажков. Этот тип вопроса предполагает оценку параметров по нескольким критериям.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Перемешать строки»,
• «По одному ответу на столбец».

Дата. Этот тип вопроса предполагает выбор даты из календаря.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Добавить время». Кликните на иконку в правом нижнем углу и установите флажок напротив этой функции для активации. Появится дополнительное поле для ввода конкретного времени для выбранной даты.
• «Добавить год».Кликните на иконку в правом нижнем углу и установите флажок напротив этой функции для активации. Появится дополнительное поле для ввода года для выбранной даты.

Время. Этот тип вопроса предполагает введение конкретного времени. Его удобно использовать при почасовом бронировании ресурсов.

• «Описание»,
• «Задать количество баллов»,
• Копирование, удаление, «Обязательный вопрос»,
• «Время» и «Продолжительность». Это взаимоисключающие функции. Кликните на иконку в правом нижнем углу и установите флажок напротив нужной функции для активации. Выбрав одну из них, установите, что будет означать введенное время: время начала действия или его продолжительность.

Предзаполненный шаблон

Бывает удобно отправить сразу предзаполненную форму, чтобы клиент делал корректировки, но не заносил всю информацию. Для этого в настройках выберите «Создать образец заполнения» и заполните форму. Нажмите «Ответить». Google Формы создадут ссылку для предзаполненной формы, по которой респонденты будут корректировать данные, а не заполнять с нуля.

Дайте доступ респондентам

После создания и настройки формы дайте доступ респондентам. Для этого перейдите в настройки и выберите «Настройки доступа».

• Прямая ссылка на форму,
• Возможность поделиться ссылкой в соцсетях,
• Настройка уровней доступа для тех, у кого есть ссылка.

После того, как доступ настроен, нажмите кнопку «Отправить» на верхней панеле. Еще раз проверьте настройки отправки и разошлите форму.

Проанализируйте результаты

После отправки над формой появляются две вкладки «Вопросы» и «Ответы». Кликните на последнюю.

Здесь будет отображаться статистика по всем присланным ответам. Переключая табы, можно просмотреть:

• Общую сводку по ответам,
• Статистику пользователей по конкретному ответу,
• Ответы отдельного респондента.

В любой момент можно передвинуть ползунок «Принимать ответы» и деактивировать функцию. После этого никто не сможет отправить ответы к форме.

Для более подробного анализа удобно собирать ответы в таблице. Для этого нажмите на зеленую иконку . Данные в таблицу собираются в режиме реального времени — респондент отправляет ответ, который автоматически фиксируется в таблице. Вы также можете скачать ее в формате csv. Для этого кликните на значок и выберете нужную опцию.

Из раскрывшегося меню также настраиваются две полезные функции:

• «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте». Эта функция позволяет быстро реагировать. Она удобна, если количество респондентов небольшое.
• «Удалить связь с формой». Эта функция полезна, если вы случайно удалили ответы из таблицы. Прервите и затем восстановите связь с формой — все ответы снова подтянутся в таблицу.

Установите нужные дополнения

У Google Форм есть дополнения, которые облегчают работу, правда, их не так много, как у Google Docs. Чтобы их подключить, перейдите в настройки в верхней панели формы, кликните «Дополнения» и выберите нужное. После установки первого дополнения на верхней панеле настроек появится значок , при нажатии на который откроется список всех установленных add-ins. Рассмотрим самые, на мой взгляд, полезные.

Email Notifications for Forms позволяет настраивать email-уведомления при отправке формы. Можно задать кому, от кого, при каких условиях должно отправляться сообщение и что оно должно содержать. В сам текст письма можно добавить любой вопрос из формы, внеся его в скобки >, и прикрепить к нему ответы из формы в PDF-формате.

Как сделать опрос в «Google Формах»: показываем со скриншотами и лайфхаками

Разбираемся, как настроить вопросы, изменить дизайн, создать тест и собрать email‑адреса. Рассказываем о функциях, о которых не все знают.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Анна Игнатьева

Обозреватель Skillbox Media по маркетингу и IT. С 2015 года работает с SEO, таргетированной и контекстной рекламой. Писала для Skypro, Yagla и Admitad.

«Google Формы» — онлайн-инструмент от Google, с помощью которого можно составлять опросы, проводить голосования, собирать отзывы и информацию о пользователях. Чтобы создать свою форму, нужно только иметь почту в Gmail.

«Google Формы» полезны маркетологам, HR-специалистам, менеджерам и специалистам многих других профессий. В статье мы рассказываем:

• для чего можно использовать «Google Формы»;
• чем удобен этот инструмент;
• какие форматы вопросов выбрать и как их настроить;
• как изменить дизайн формы;
• какие есть настройки форм и как их использовать;
• какие лайфхаки можно использовать в работе с формами;
• что можно сделать с помощью внешних приложений для «Google Форм».

Для чего можно использовать «Google Формы»

Обычно формы создают для опросов. Но функциональность инструмента гораздо шире. Вот несколько вариантов того, как можно использовать «Google Формы».

Проводить исследования. В «Google Формах» доступны закрытые и открытые вопросы, а также вопросы с выбором одного или нескольких готовых ответов. С помощью инструмента можно собирать, например, данные для расчёта NPS — индекса лояльности клиентов.

Искать новых сотрудников. Через формы можно собирать отклики на вакансии. Там же можно задать соискателям вопросы, чтобы проверить их знания, и попросить выполнить тестовое задание. Ещё можно закрыть приём резюме и тестовых после определённой даты, чтобы вам не писали после дедлайна.

Проверять знания. В «Google Формах» можно создавать тесты, автоматически считать баллы, показывать или скрывать правильные ответы. Можно ограничить время выполнения задания. Чтобы иллюстрировать вопросы, можно добавлять картинки.

Регистрировать участников мероприятий. Все телефоны и электронные адреса сохраняются в одном месте. Потом по этим данным можно приглашать на платформы для вебинаров и делать email‑рассылки с напоминаниями и рекламой.

Собирать отзывы. Многие стесняются писать отзывы от своего имени, но в «Google Формах» можно собирать мнения анонимно. А если отзывов всё равно не оставляют, можно создать опрос о качестве услуг или товара. Отвечать на вопросы проще, чем придумывать рассказ о продукте самостоятельно. Результаты опроса — это материал для отзыва.

Почему «Google Формы» удобны

За «Google Формы» не нужно платить. Это бесплатный инструмент, который можно использовать в браузере на компьютере и на смартфоне. Интерфейс интуитивно понятен, его можно освоить за полчаса.

Как и в других инструментах от Google, здесь доступен режим совместной работы. К работе над формой можно подключить коллег.

В формах есть встроенная статистика. Можно получить данные по ответам на каждый вопрос. Если данных много или нужно построить графики, информацию из «Google Форм» можно экспортировать в «Google Таблицы».

Можно расширять возможности форм с помощью внешних приложений. Например, приложение Certify’em умеет автоматически выдавать сертификаты тем, кто прошёл тест.

Вопросы в «Google Формах»: какие форматы выбрать и как их настроить

Чтобы начать работу, нужно войти в аккаунт Google и перейти в «Google Формы». Нажмите на «Открыть Google Формы», а затем на «Пустой файл», и форма появится автоматически.

Теперь можно создавать опрос. Чтобы добавлять новые вопросы, нажмите на значок плюса справа от панели вопросов.

Рассмотрим, какие типы вопросов есть в «Google Формах».

Вопросы, на который нужно отвечать текстом. Ответы на них делятся на типы «текст (строка)» и «текст (абзац)». Другими словами, можно выбрать вопрос с коротким или длинным полем для ответа. Короткие подойдут для ответов в 2–3 слова — например, для имени или контактов.

Если это тест, можно указать правильный ответ, и форма автоматически проверит информацию. Чтобы указать правильный ответ, нажмите на три точки рядом с вопросом, а затем на «Проверка ответов».

Выберите формат ответа — «Число», «Текст», «Длина» или «Регулярное выражение». Если выбрать регулярное выражение, нужно будет настроить алгоритм, по которому форма проверит результат. У ответа могут быть синонимы, их тоже стоит учитывать.

Вопрос с развёрнутым ответом обычно используют, чтобы респондент поделился мнением или сделал тестовое задание. Можно подробнее пояснить, чего вы хотите от пользователя. Для этого используйте строку описания. Её можно добавить, нажав на три точки под вопросом и выбрав «Описание».

Один вариант из списка. Классический «тестовый» вопрос: пользователь увидит список вариантов, один из которых сможет выбрать. Чтобы добавлять варианты ответов, вводите текст и нажимайте Enter. Вариантами ответов могут быть не только тексты, но и картинки.

Несколько вариантов из списка. Тоже вопрос с готовыми ответами, только здесь пользователь сможет поставить несколько галочек. В вопрос этого формата можно добавить строчку для самостоятельного ответа.

Раскрывающийся список. Ещё один вариант выбора ответа из списка, только он занимает меньше места. Если вы хотите показать как можно больше вопросов на одном экране, используйте этот формат.

Загрузка файлов. Пригодится, если нужно, чтобы пользователи загрузили резюме или фото. Чтобы отправить файл, придётся войти в аккаунт Google. Иначе это сделать не получится.

Шкала. Это вопрос, в котором вы предлагаете пользователю поставить оценку в баллах. Например, можно спросить, понравился ли слушателям вебинар или как клиенты оценивают работу службы поддержки. Минимальный балл — 0 или 1. Максимальный — от 2 до 10.

Так выглядит готовая шкала:

Сетка с множественным выбором. Пользователю нужно будет сопоставить варианты в строках и столбцах: например, закон и дату его принятия. Вот как выглядит готовая сетка:

Чтобы создать её, нужно заполнить варианты в строках и столбцах:

Сетка флажков. Ещё один формат вопроса, когда пользователям нужно сопоставить информацию в строках и столбцах. Но здесь участники опроса смогут выбирать больше одного варианта. Вот как выглядит сетка флажков:

А вот так выглядит настройка сетки:

Дата и время. Формат вопроса, который позволяет пользователю выбрать дату или время.

Когда все вопросы готовы, нужно нажать на кнопку «Отправить» в верхней правой части страницы. Можно скопировать ссылку на опрос, послать его по электронной почте или встроить код с формой на свой сайт.

«Google Диск» сохраняет форму сразу, как только вы её создали, ничего делать не нужно.

Форму могут редактировать несколько человек. Чтобы выдать доступ коллегам, нажмите на три точки в верхней части страницы и выберите «Настройки доступа». После этого выберите «Изменить» и нажмите «Доступно пользователям, у которых есть ссылка». Ссылку нужно отправить коллегам, которые будут работать с формой.

Когда соберёте нужное количество ответов, форму можно закрыть вручную в разделе «Ответы», передвинув тумблер.

Как изменить дизайн формы

По умолчанию цвет формы — фиолетовый. Но вы можете оформить её, например, в корпоративных цветах.

Чтобы изменить шрифты, цвета, шапку формы, нажмите на значок палитры в верхнем правом углу.

Как поменять дизайн? Для верхнего колонтитула можно выбрать одну из сотен уже загруженных тем или свою фотографию. Фон формы тоже может быть любым — можно взять его из цветовой палитры или вставить шестнадцатеричный код. Также можно выбрать один из четырёх стилей шрифта — «Стандартный», «Декоративный», «Официальный» или «Обычный».

Как поменять вопросы местами. Нужно навести курсор на вопрос — тогда в верхней части блока с вопросом появятся шесть маленьких кружочков. Нужно нажать на них левой кнопкой мыши и, не отпуская, перенести вопрос в нужное место.

Тестирование, сбор email-адресов и другие основные настройки формы

У форм есть глобальные настройки, их можно найти справа от вкладок «Вопросы» и «Ответы».

Настройка «Тест» подойдёт для оценки знаний. Если её активировать, можно будет выбрать:

• когда показывать оценку за тест — сразу после отправки или после ручной проверки;
• показывать ли правильные ответы, когда оценки уже выставили;
• показывать ли, на какие вопросы респонденты ответили неправильно;
• количество баллов за каждый правильный ответ.

В «Ответах» можно включить сбор электронных адресов тех, кто участвовал в опросе. При этом респондентам можно отправлять их ответы. Если функция сбора адресов отключена, отправить ответы не получится.

Чтобы пользователи не могли заполнить анкету больше одного раза, нужно включить соответствующую функцию, но тогда в опросе смогут участвовать только те, у кого есть аккаунт в Google.

В разделе «Презентация» можно изменить то, как форма предстанет перед респондентами, — например, перемешать вопросы. Эта функция подойдёт для учебных тестов, которые можно пройти несколько раз, чтобы студент не смог запомнить порядок правильных ответов.

Также можно изменить текст подтверждения. Например, написать, до какой даты пользователь получит ответ по заполненной анкете.

Есть функция отключения автосохранения, но чаще всего её рекомендуют не использовать. Человек может случайно закрыть страницу с опросом, и данные не сохранятся. Никто не захочет дважды заполнять одну и ту же анкету — соответственно, респондентов будет меньше, чем могло бы.

В «Значениях по умолчанию» можно включить автоматический сбор адресов электронной почты — они пригодятся для рассылки. Здесь же можно сделать все вопросы обязательными — подробнее мы рассказываем об этом в разделе с лайфхаками.

Несколько лайфхаков для «Google Форм»

Используйте шаблоны. На стартовой странице «Google Форм» находится галерея шаблонов. В ней есть, например, форма для сбора контактной информации. Отредактировать шаблон быстрее, чем создавать форму с нуля.

Можно менять вопросы в зависимости от того, что ответил пользователь. Для этого нужно создавать разделы, подробнее о них можно прочитать здесь. Система будет отправлять пользователей в тот или иной раздел в зависимости от того, какие варианты ответов они выбирают. Внутрь разделов нужно поместить вопросы.

Можно получать уведомления о том, что кто-то заполнил форму. Для этого нужно во вкладке «Ответы» в меню выбрать «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте».

Все вопросы можно сделать обязательными. Чтобы не назначать обязательным каждый по отдельности. Это делается в настройках в разделе «Тест» — там же можно поставить для всех вопросов одинаковое число баллов за правильный ответ.

Перед отправкой формы обязательно просмотрите её в режиме превью. Даже если кажется, что ошибок в опросе нет. Чтобы увидеть превью, нажмите на иконку глаза в правой верхней части формы.

Что можно сделать с помощью внешних приложений для «Google Форм»

В Google Workspace Marketplace можно подключить приложения, которые позволят использовать в формах новые функции. Все эти приложения бесплатны. Вот несколько примеров дополнений, которые могут пригодиться в работе.

FormLimiter. Дополнение закрывает приём ответов после дедлайна — или если уже опрошено достаточно пользователей. Инструмент полезен для сбора откликов на вакансии или для организации конкурса с дедлайном.

Quilgo. Это таймер, который закрывает доступ к документу, когда время закончится. Дополнение обычно используют для тестов и экзаменов. Чтобы снизить процент списывающих, можно включить камеру и отслеживание действий на экране.

Certify’em. Дополнение автоматически выдаёт сертификат тем, кто успешно прошёл тестирование. Инструмент пригодится онлайн-школам и университетам.

QR Code Generator. Создаёт QR-код, по которому можно перейти на форму. Пригодится, если нужно распространить форму офлайн — например, раздать листовки на мероприятии.

Где найти функции приложений? Сначала нужно установить приложение, потом — кликнуть по трём точкам в правом верхнем углу страницы с формой. Здесь нужно выбрать «Дополнения».

Эти материалы могут быть вам полезны

• Интервью: как софт-скиллы помогли устроиться маркетологом без опыта и образования
• Гайд по монетизации в «Яндекс.Дзене»: можно ли заработать на платформе 200 тысяч рублей в месяц
• Опрос про эффективные методы тайм-менеджмента для бизнеса: как сделать так, чтобы сотрудники всё успевали
• Гайд о нецензурной брани: можно ли материться на работе и как мат влияет на трудоспособность
• Мнение: заменит ли искусственный интеллект digital-специалистов

Быстро получайте информацию с помощью Google Forms

С легкостью создавайте формы и опросы, а также анализируйте их результаты. Статистика ответов обновляется в режиме реального времени.

Нет аккаунта?

• Для личного использования
• Для работы или бизнеса

Простое создание форм

Выбирать вопросы разных типов, менять их последовательность и варианты ответов не сложнее, чем вставить список в документ.

Широкие возможности создания опросов и форм

Выбирайте цвета, изображения и шрифты, чтобы формы выглядели привлекательно и соответствовали вашему корпоративному стилю. Настраивайте правила для показа вопросов в зависимости от ответов пользователя.

Анализ ответов и автоматические сводки

Диаграммы, построенные на основе результатов опросов, обновляются в режиме реального времени. Кроме того, исходные данные можно открывать в Google Sheets для более глубокого анализа и автоматической обработки.

Возможность создавать опросы и участвовать в них из любой точки мира

Создавайте, просматривайте и редактируйте формы на любых устройствах, независимо от размера экрана. Пользователи со всего мира смогут отвечать на ваши вопросы с компьютеров, мобильных телефонов и планшетов.

Работайте совместно на всех этапах проекта

Так же, как в Google Документах, Таблицах и Презентациях, в Формах можно работать вместе с коллегами в режиме реального времени и сразу анализировать полученные результаты, не тратя времени на пересылку разных версий файла по электронной почте.

Воспользуйтесь преимуществами проверки ответов

С помощью встроенных интеллектуальных технологий можно настроить правила проверки ответов. Так вы сможете убедиться, что респонденты указывают адрес электронной почты в нужном формате и используют для ответов допустимый диапазон чисел.

Поделитесь формой по электронной почте, встройте на сайт или отправьте ссылку на нее

Доступ к форме легко предоставить некоторым пользователям или большой группе людей. Чтобы она была видна всем в интернете, встройте форму на сайт или поделитесь ссылкой на нее в социальных сетях.

Безопасность, соответствие требованиям и конфиденциальность

Безопасность корпоративных данных

Мы используем передовые технологии для защиты ваших данных, в том числе от вредоносного ПО. Google Формы позволяют хранить файлы в облаке, а не локально, что снижает риски для ваших устройств.

Шифрование при передаче и хранении данных

Все файлы, загруженные на Google Диск или созданные в Формах, шифруются как при передаче, так и при хранении.

Соответствие нормативным требованиям

Наши продукты, включая Формы, регулярно проходят независимую проверку на предмет надежности, конфиденциальности и соблюдения нормативных требований.

Защита конфиденциальности пользователей

Google Формы соответствуют тем же строгим требованиям к обеспечению конфиденциальности и защите данных, которые применяются в отношении остальных корпоративных сервисов Google Cloud.