Создание письма в веб-приложении Word
Выберите один из шаблоновписем и откройте его в Word для Интернета, чтобы сделать его своим.
Совет: Если вы уже Word для Интернета, перейдите к шаблонам писем, нажав файл > New, а затем под изображениями шаблонов щелкните Ссылки на Office.com.
Вы будете на странице Шаблоны для Word. В списке категорий выберите буквы.
В процессе работы над письмом, возможно, понадобится переименовать его.
Отправка письма
Когда все будет готово, распечатайте его или отправьте в электронном виде. Это можно сделать, когда буква остается открытой в Word для Интернета. Нет необходимости предварительно сохранять его (это уже сделано за вас).
Печать
Чтобы распечатать письмо, нажмите клавиши CTRL+P; откроется диалоговое окно «Печать».
Примечание: Если это окно не открывается, щелкните ссылку, чтобы открыть копию своего письма в формате PDF. В этом окне воспользуйтесь командой печати в программе просмотра PDF-файлов.
Отправка ссылки на письмо
Если ваше письмо сохранено в электронном виде, отправьте на него ссылку:
- В верхней части экрана нажмите кнопку Общий доступ.
- В разделе Общий доступ щелкните элемент Получить ссылку.
В списке Выберите один из вариантов выберите пункт Только просмотр.
Создание документа
А если Word уже запущен, выберите Файл > Создать > Пустой документ.
Создание документа на основе шаблона
- Откройте приложение Word. Если оно уже запущено, откройте вкладку Файл и выберите команду Создать.
- Дважды щелкните шаблон, чтобы его открыть.
Совет: Понравившиеся шаблоны можно закрепить, чтобы они всегда отображались при запуске Word. Выберите шаблон, а затем щелкните значок булавки, который появится рядом с его именем.
Поиск шаблона
- Откройте приложение Word. Если оно уже запущено, откройте вкладку Файл и выберите команду Создать.
- В поле Поиск шаблонов в Интернете введите искомое слово, например буква, резюме или счет. Или выберите категорию в поле поиска, например Бизнес, Личная или Образование.
- Выберите шаблон для предварительного просмотра. Воспользуйтесь стрелками сбоку эскиза для просмотра других шаблонов.
Написание письма с помощью текстового редактора Word
2. Щелкните левой кнопкой мыши на строке Создать. При этом пользоваться кнопкой Создать на панели инструментов нельзя.
3. В диалоговом окне щелкните левой кнопкой мыши на заголовке вкладки Письма и факсы.
4. Щелкните левой кнопкой мыши на названии Мастер писем. На экране появится Помощник (анимационная фигурка), который предложит два варианта писем. Если планируете написать только одно письмо, то щелкните левой кнопкой мыши переключатели Создать одно письмо и переходите к разделу Создание одного письма. Если нужно отправить несколько однотипных писем, которые будут отличаться друг от друга адресами и именами получателей, то щелкните левой кнопкой мыши на переключателе Создать письма для слияния и перейдите к разделу Создание нескольких писем.
Рассмотрим подробнее последовательность создания одного письма.
1. На вкладке Формат письма выберите в полях со списками формат даты, затем шаблон и стиль письма.
2. Если письмо будет отпечатано на готовом бланке, то установите флажок Использовать бумагу с готовой шапкой и укажите, где находится шапка и какой ее размер.
3. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Получатель.
4. Заполните текстом поля Имя получателя и Адрес доставки.
5. Для приветствия выберите один из вариантов в поле со списком или выберите соответствующий переключатель.
6. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Далее или на заголовке вкладки Другое,
7. Определите дополнительные элементы письма. Чтобы увидеть возможные варианты, установите флажки и откройте поля со списками. Если дополнительные элементы не нужны, снимите флажки.
8. Заполните текстом поля на вкладке Отправитель и щелкните левой кнопкой мыши на кнопке Готово.
9. В заготовке письма замените текст, созданный Мастером писем, вашим текстом.
10. Проверьте правильность написания, сохраните и распечатайте письмо.
Попробуем составить деловое письмо средствами Word. Прежде всего необходимо создать новый файл, в котором будет храниться этот документ. Выполните эту операцию с помощью команды Создать меню Файл. В диалоговом окне Создать оставить Нормальный шаблон и нажмите на кнопку ОК. Если Word не был загружен, запустите его, и у вас будет Документ с Нормальным шаблоном по умолчанию.
Создайте файл с помощью команды Сохранить как в меню Файл, где установите его имя, например Letter.doc и место на диске, куда его необходимо записать.
Теперь наберите текст письма, периодически сохраняя его при помощи команды Сохранить или комбинации клавиш Ctrl + S. Можно также активировать режим Автосохранения. Для этого в диалоговом окне команды Сохранить как. нажмите на кнопку Опции. В открывающемся диалоговом окне включите флажок напротив нужной команды. Установите с помощью клавиатуры временной интервал, например, 10 или 5 мин. Теперь программа будет автоматически сохранять файл через каждые 10 (5) минут.
Если вы впервые работаете с Word, необходимо выяснить ряд простых, но важных вещей.
При наборе текста в Word не надо отдельно уделять время выравниванию правого края и перехода на новую строку, в отличие от пишущей машинки. Средства выравнивания и перехода на новую строку Word установленные делать это автоматически.
Специальные напечатанные символы — это знаки, отражающие различные режимы размещения документа и не выводятся при печати документа на бумагу (например, абзацные отметки, знаки табуляции или метки конца строки). При активированном режиме отображения специальных непечатаемых символов все обозначения абзацев и других элементов форматирования выводятся на экран и устраняются из него с помощью кнопки Непечатаемые знаки. После окончания набора текст письма будет иметь примерно такой вид:
О поставке изделия № 9
Директору АОЗТ «Аваль» п. Иваненко И.П.
01002, Украина, Киев, ул. Хрещатик, 22
Уважаемый Иван Петрович!
Мы с удовольствием получили Вашего письма соответственно до поставки изделия № 9, за который Ваша фирма рассчиталась 28.11.96. Мы были очень удивлены, что Вы были вынуждены вторично обратиться к нам. Ни один предыдущий письмо на наш адрес не дошел, что объясняется неудовлетворительной работой почтового отделения.
Однако такой вариант нужно еще дорабатывать. В тексте нет отделений, некоторые строки необходимо расположить по центру или возле правого поля и т.д. Для этого будем выделять необходимые слова или строки с помощью мыши и применять к ним соответствующие команды.
Начнем с реквизитов адресата (получателя). Директору АОЗТ «Аваль» п. Иваненко ИЛ. 01002, Украина, Киев ул. Хрещатик, 22. Сделаем их полужирным начертанием. Выделяем все четыре строки мышью и используем команду Шрифт меню Формат, список Стиль: Полужирный. Проще выполнить с помощью кнопки на панели форматирования.
Теперь необходимо отцентрировать обращение к получателю. Выделяем: Уважаемый Иван Петрович! и нажимаем кнопку этой самой панели Выровнять по центру, а после этого — еще кнопки Полужирный и Курсива чтобы выделить обращение полужирным курсивом. Повторное нажатие кнопки отменяет примененные функции. Теперь текст письма удовлетворяет общепринятые требования.
Иногда шрифт текста нужно изменить.
Чтобы изменить шрифт всего текста, выполните следующие действия:
1. Примените команду Выделить в меню Правка.
2. Выполните команду Шрифт в меню Формат.
3. В диалоговом окне Шрифт выберите в списке нужный, например Aсal Суг. Стиль при необходимости выберите из списка: Обычный, Курсив, Полужирный, Полужирный курсив. Размер: установите, выбрав из списка или введя с клавиатуры нужный кегль 10 (пунктов).
Шрифт всего документа изменится. Все выделения в тексте, если не было внесено поправок в списке Стиль, сохранились. Осталось выровнять правый край текста. Для этого выделите ту часть, в которой это необходимо применить, — в нашем случае это текст письма без реквизитов адресата (получателя) и обращение к нему — и нажмите кнопку Выровнять по ширине на панели инструментов Форматирование.
С помощью описанных ниже операций быстро можно предоставить любому текстовые наилучшего вида:
1. Выполните команду Автоформат в меню Формат. Откроется диалоговое окно Автоформат с уведомлением о готовности редактора отформатировать документ.
2. Нажмите кнопку Опции. Появится диалоговое окно, с помощью которого вы можете контролировать процесс форматирования.
При автоматическом форматировании, в зависимости от установленных вами в диалоговом окне Опции переключателей и флажков, до каждого заголовка и абзаца будет применен определенный стиль. Так, редактор удалит лишние интервалы, отступы и маркеры абзацев, а также заменит некоторые специальные символы, например, символы С, R и ТМ на символы ©, ® и ™ соответствующего шрифта.
Включая или выключая флажки в диалоговом окне Опции, можно установить правила, по которым будет автоматически форматироваться текст. Но в нашем примере никакие ограничения не нужны, ведь мы оставили все флажки включены.
3. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне Опции и затем в окне Автоформат. Word автоматически отформатирует документ. Затем на экране снова появится диалоговое окно Автоформат., но с другим содержанием.
4. Теперь можно просмотреть все изменения форматов, нажимая кнопку Просмотр изменений, принять, не принять или изменить. Желательно сделать это позже, поскольку сначала, чтобы доработать внесенные изменения, нажмите кнопку Таблица стилей.
5. На экране появится диалоговое окно Таблица стилей. Выбирая определенные шаблоны из списка окна Шаблон, можно
изменить внешний вид документа. Изменения во внешнем виде документа демонстрируются в окне Просмотр. В нашем примере, когда речь идет о деловом письме, выбираем шаблон LЕТТЕR-2 — Современное письмо и нажимаем кнопку ОК.
Если внешний вид отформатированного документа устраивает, нажмите кнопку ОК.
6. Снова появится диалоговое окно Автоформат. Теперь нажмите кнопку Принять или еще раз просмотрите все внесенные изменения с помощью кнопки Просмотр изменений. После нажатия этой кнопки появится диалоговое окно Просмотр изменений автоформата, с помощью которого можно контролировать все изменения, примененные к абзацев и символов стиле.
Теперь документ готов: для него сделано форматирование, установлено отступы, выделения. По желанию можно внести еще некоторые элементы оформления символов с помощью команды Шрифт меню Формат, использование которой детально описано в начале подраздела 4.2.
После выполнения всех операций письмо будет достаточно убедительным. Обратите внимание, что отступы между абзацами были установлены с помощью форматирования, а не абзацных знаков.
В такой способ можно придавать документам другое форматирование с помощью стандартных шаблонов, перечисленных в списке Шаблон диалогового окна Таблица стилей. Например, если письмо необходимо отправить по факсу, то следует выбрать шаблон Классический титульный лист факса или Современный титульный лист факса.
в Дальнейшем формат текста документа можно изменять. Для этого удобно пользоваться командой Таблица стилей в меню Формат. Она выводит на экран то же диалоговое окно Таблица стилей.
Для просмотра или изменения стиля выделенного текста (абзаца), а также создания нового стиля необходимо использовать команду Стиль в меню Формат. Так, чтобы применить новый стиль к фрагменту текста, необходимо сделать следующее:
1. Выделите текст, к которому нужно применить другой стиль.
2. Выполните команду Стиль в меню Формат.
3. Откроется диалоговое окно Стиль. В списке Стили этого окна выберите нужное имя стиля. Обратите внимание, что стили абзацев в списке выделены жирным шрифтом, а стили символов — прямым. Образец форматирования абзацев и символов, которое предусматривает выбранный стиль, демонстрируется в окне Просмотр.
4. Нажмите кнопку Применить. Стиль приведенного текста изменился.
5. Если возникла необходимость создать новый стиль или внести изменения в любой из имеющихся стандартных, то прежде чем нажать Применить, следует нажать кнопку Создать или Изменить в диалоговом окне Стиль. Далее задайте имя нового стиля и его характеристики. Затем нажмите ОК. Новый стиль создан с именем, которое вы ему дали.
6. Закончив работу с письмом, его необходимо сохранить в конечном варианте и, если необходимо, распечатать с помощью команды Печать в меню Файл. Перед печатью желательно ознакомиться с видом документа с помощью команды Просмотр в этом самом меню.
Как отправить письмо на готовом бланке нескольким получателям по списку – слияние в Word’е
Пользователям нередко приходится отправлять бумажные письма нескольким получателям. Как обычно решается эта проблема – создаётся письмо с прочерками в обращении «Уважаемый(ая)___» и заполняется вручную. Более продвинутые пользователи набирают Имя Отчество получателя прямо в письме. Это несложно, если получателей меньше десяти. Даже если получателей порядка 20, можно смириться и заполнить 20 писем. Но как быть, если получателей писем больше 20, когда счёт идёт на сотни? А что, если кроме имени-отчества надо ещё и адрес заполнять? А если ещё и другие данные? А ведь ещё и конверты к этим письмам надо подписывать – указать ФИО, адрес, индекс и т.д. Выполнить эту задачу можно и вручную, но здесь на помощь приходит снова Word. Да, Word позволяет создать и отправить письма сразу нескольким получателям.
- Создайте бланк письма или конверта в Word’е
- Создайте список получателей в Excel
- Вставьте поля в бланке в Word’е
- Распечатайте все письма
1. Создание бланка письма
Создайте письмо или конверт как обычно. Можете использовать готовый файл.
2. Создание списка получателей
В новом документе Excel укажите название поля (столбца), например «ФИО». Ниже в каждой строчке укажите нужные имя-отчество получателей. Должен получиться документ примерно такого вида:
Сохраните файл, например под именем «Данные для рассылки.xls».
3. Вставка полей в бланке
Откройте ваше созданное в Word’е письмо. Выберите меню Сервис | Письма и рассылки | Мастер слияния….
В поле «Выбор типа документа» поставьте галочку «Письма». Внизу ниже надписи «Этап 1 из 6» щёлкните по ссылке «Далее. Открытие документа».
В поле «Выбор документа» поставьте галочку «Текущий документ». Щёлкните по ссылке «Далее. Выбор получателей».
В поле «Выбор получателей» поставьте галочку «Использование списка». Щёлкните по ссылке «Обзор…», выберите созданный файл со списком получателей – «Данные для рассылки.xls». Щёлкните по ссылке «Далее. Создание письма».
В окне «Выделить таблицу» будет выделено имя таблицы. Поставьте галочку «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если она ещё не стоит. Нажмите OK.
В следующем окне «Получатели слияния» будет показан список получателей. Вы можете снять галочки с ненужных или поставить только на нужных. Нажмите OK.
Установите курсор в то место, куда будет вставляться ФИО. В поле «Создание письма» щёлкните по ссылке «Другие элементы». В окне «Добавление поля слияния» поставьте галочку «Поля базы данных». Пока у вас только одно поле – «ФИО». Выделите его, нажмите «Вставить», нажмите «Закрыть». В документ вставится надпись «ФИО» с серым фоном. Щёлкните по ссылке «Далее. Просмотр писем».
Теперь на месте поля «ФИО» показаны конкретные имя-отчество, например «Пётр Иванович». Не переживайте насчёт серого выделения – при печати его не видно. В поле «Просмотр писем» можно щёлкать по кнопкам [>], чтобы перебирать получателей. Щёлкните по ссылке «Далее. Завершение слияния».
4. Распечатка писем
Теперь вы можете распечатать все письма, имя-отчество в каждое письмо вставится автоматически. В поле «Завершение слияния» щёлкните по ссылке «Печать…», в появившемся окне «Составные печатные документы» можете поставить галочки «Все записи» и распечатать всё или указать конкретные записи. Вы можете использовать кнопку «Печать» 
на панели «Слияние». Если печатать стандартным способом – через меню Файл | Печать…, то распечатается только одно текущее письмо.
В любой момент можно вернуться назад и внести нужные изменения.
Не надо исправлять ФИО, выделенные серым цветом, прямо в документе. Исправляйте данные в файле Excel.
Для удобства включите панель инструментов «Слияние» – выберите меню Сервис | Настройка… На вкладке «Панель инструментов» поставьте галочку «Слияние». С помощью этой панели вы можете добавлять новые поля, перебирать записи стрелками 
, искать нужные значения, печатать и сохранять документы.
Вы можете не только печатать созданные документы, но и объединить их в один файл – щёлкните по кнопке «Слияние в новый документ».
Чтобы вставить нужное приветствие «Уважаемый» или «Уважаемая» в зависимости от пола получателя, используйте программу «АвтоФормат». Также с её помощью можно отделить имя-отчество из полного ФИО или сократить полное ФИО до инициалов – Фамилия И.О.
Таким образом, вы можете написать за пару минут сотни писем, всего лишь используя готовую базу данных. Кроме Excel можно использовать адресную книгу Outlook или любые базы данных. Кроме самих писем, эту же базу можно использовать и для печати конвертов.
Как видно, Word позволяет ускорить и автоматизировать работу по отправке писем.