Бизнес-процессы в Битрикс24
Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.
Проще говоря, бизнес-процесс – это регулярно повторяющаяся последовательность действий сотрудников компании, совершаемых для решения одной из задач бизнеса.
Зачастую бизнес-процессы представляют собой рутинные действия. Оформление отчетов, заявлений, учет исходящей документации и т.п. отнимает значимую часть рабочего времени сотрудников.
Потому их следует максимально оптимизировать и автоматизировать.
Примеры уведомлений менеджерам и автоматических задач:
В каких тарифах Битрикс24 доступны бизнес-процессы
Работать с бизнес-процессами можно на тарифах Команда, Компания и CRM+.
Но в зависимости от тарифа есть отличия. Ниже мы расскажем, в какой версии 1С-Битрикс24 можно использовать бизнес-процессы.
- «Компания» и «Команда» — доступны в полной мере Роботы и триггеры (в лидах и сделках), Webhooks в роботах и триггерах, Редактирование роботов через конструктор БП, Бизнес-процессы в CRM.
- «CRM+» — можно использовать Роботы и триггеры (в лидах и сделках), а также Webhooks в роботах и триггерах. Такие функции, как Редактирование роботов через конструктор БП, Бизнес-процессы в CRM на данном тарифе недоступны.
- «Проект», «Старт+» и «Задачи+» — данные тарифы не предполагают наличия возможности работать с перечисленными выше функциями.
В задачах роботы доступны только на тарифе «Компания».
В магазине же роботы доступны на тарифах «Старт+», «CRM+», «Команда» и «Компания».
Бизнес-процессы в живой ленте есть на тарифах «Команда» и «Компания». На этих же тарифах для редактирования бизнес-процессов можно использовать визуальный редактор.
Для более подробной консультации по поводу подходящего под ваши задачи тарифа, настройки бизнес-процессов и роботов обращайтесь к нам! Звоните, пишите или оставляйте заявку через форму обратной связи внизу страницы.
Бизнес-процессы в Битрикс24
Битрикс24 позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы компании:
1. Работать с бизнесс-процессами можно прямо из Живой ленты.
2. В сервисе отсутствуют ограничения на количества сотрудников, принимающих участие в запланированном действии. Пользователю доступна встроенная последовательность согласований с возможностью добавления дополнительных условий – обязательных полей или документов.
3. Бизнес-процессы интегрированы с Общими документами и включают в себя действия, позволяющие согласовать, утвердить и опубликовать документ.
4. Благодаря гибкой настройке в системе можно работать как со стандартными операциями, так и настраивать собственные.
Изначально в Б24 уже присутствуют пять типовых бизнес-процессов, которые легко настраиваются под потребности компании:
- Счет на оплату
- Заявление на отпуск
- Заявление на командировку
- Исходящие документы
- Выдача наличных
Дизайнер бизнес-процессов
Это визуальный конструктор, в котором в виде отдельных блоков отображаются доступные действия, такие как: утверждение документов, их удаление или изменение документов, добавление условий выполнения действия, управление рабочим временем, настройка уведомлений, постановка и отмена задач и т.д..
Доступ к созданию и редактированию процессов по умолчанию имеет только администратор.
Ниже пример реализованного нами шаблона бизнес процесса:
Работа с бизнес-процессами
Для работы с бизнес-процессами нужно в левом меню выбрать «Бизнес-процессы». Откроется страница с 4 вкладками:
- Задания бизнес-процессов — все задания бизнес-процессов, требующие вашей реакции.
- Мои процессы – здесь вы увидите список всех процессов, которые вы запускали за все время. Здесь же можно запустить бизнес-процесс.
- Все активные — список запущенных, но незавершенных бизнес-процессов.
- Процессы в Ленте — список всех доступных вам бизнес-процессов. Чтобы изменить шаблон какого-то из них, нужно нажать «Действия/Настроить бизнес-процессы». Дальше после клика по шаблону откроется дизайнер, в котором обычным перетаскиванием можно будет добавить нужный действия или удалить лишние.
Правильно настроенные бизнес-процессы в Битрикс24 помогают экономить время и работать более эффективно.
Кейс «Примеры работы роботов и триггеров в Битрикс24»
При помощи роботов и тригеров можно автоматизировать многие действия.
Например, к нам обратился клиент, которому нужно было, чтобы система автоматически запрашивала в нового лида сертификат.
Другому клиенту требовалось всем, кто заполнил анкету на сайте, отправлять информацию по семинару и автоматически менять статус лида. Дальше в зависимости от того, прочитали письмо или нет, статус лида снова меняется. Менеджер видит, кто не прочитал сообщение и работает с ними.
Это только несколько примеров, на самом деле автоматизация доступна для самых разнообразных задач.
Ознакомиться с реальными примерами автоматизации при помощи роботов и тригеров можно в нашей публикации «Примеры работы роботов и триггеров в Битрикс24».
Начиная с тарифа «CRM+» в Битрикс24 доступна автоматическая генерация документов по шаблону
Битрикс24 — удобный инструмент для увеличения эффективности работы компании.
Бизнес-процессы. Описание модуля
Модуль Бизнес-процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации, управления всеми этапами процесса и необходимыми для его исполнения действиями.
Модуль входит в состав редакции Энтерпрайз и Бизнес продукта «1С-Битрикс: Управление сайтом».
Примечание: ограничения распространяются только на новые процессы, которые работают с живой лентой (прежние Бизнес-процессы в CRM, списках (только для тарифа Компания), документах не меняются, для них нет ограничений).
О работе с модулем подробно можно узнать в статьях helpdesk.bitrix24.ru и курсах Администратор. модули и Администратор сервиса Битрикс24 (коробочная версия). Также доступен отдельный курс Бизнес-процессы, в котором рассматривается разработка бизнес-процессов.
- В настройках нужного вам инфоблока в выпадающем списке Участвует в документообороте или бизнес процессах выбрать значение бизнес процессы. В результате на странице со списком элементов инфоблока появится кнопка, ведущая на страницу со списком шаблонов бизнес-процессов.
- После этого выполняется создание шаблона бизнес-процесса с использованием специального конструктора.
- Запуск бизнес-процесса осуществляется при создании и/или редактировании элемента инфоблока.
Компоненты
Модуль включает в себя следующие компоненты 2.0:
| Компоненты модуля | ||
|---|---|---|
| Название | Имя в пространстве имен bitrix | Описание |
| Бизнес-процесс (комплексный компонент) | bizproc.wizards | Служит для создания полноценного публичного интерфейса для работы с бизнес-процессами организации. |
Смотрите также
- Настройка инфоблоков на работу с бизнес-процессами
- Бизнес-процессы и новости
- Настройка библиотек документов на работу с бизнес-процессами
Работа с бизнес-процессами
Для начала работы откройте раздел Бизнес-процессы в левом меню вашего Битрикс24. В открывшемся окне вы увидите 4 вкладки для работы с бизнес-процессами. Здесь вы можете настроить, просмотреть завершённые и текущие бизнес-процессы.
Задания бизнес-процессов
В этом разделе вы можете просмотреть список бизнес-процессов, ожидающих ваших действий.
Счётчик в левом меню показывает количество этих действий.
Руководители могут посмотреть бизнес-процессы своих подчиненных, указав имя сотрудника в поле фильтра.
Если сотрудник находится в отпуске, а бизнес-процесс ожидает действий, руководитель может делегировать задачу другому сотруднику.
Мои процессы
В этом разделе вы можете просмотреть все бизнес-процессы, которые вы запускали.
Чтобы запустить новый бизнес-процесс, нажмите кнопку запустить процесс.
Процессы в ленте
В этом разделе вы можете увидеть список всех бизнес-процессов, для которых у вас есть доступ, и перейти к их редактированию.
Если вы администратор портала, то здесь вы также можете указать, какие процессы могут быть доступны для запуска в ленте Новостей. Кликните по нужному процессу и произведите необходимые действия с ним.
Все активные
На странице Все активные располагается список запущенных, но незавершенных бизнес-процессов. Если вы являетесь администратором, то вам будет видно все процессы от всех пользователей и вы сможете удалить зависшие. Обычный пользователь увидит список процессов, которые запустил только он сам.
Рекомендую также почитать:
- Бизнес-процессы в ленте Новостей.
- Как работать с бизнес-процессами в списке.
- Бизнес-процессы на диске.
Разрабатываем бизнес-процесс в CRМ Битрикс24: Подключение руководителя к сделке
Эта статья может быть полезна тем, кто хочет научиться создавать бизнес-процессы (БП) на портале Битрикс24. В ней будет подробно и занудно описан каждый шаг при разработке бизнес-процесса в CRM на примере несложной автоматизации сделки.
Этапы разработки бизнес-процесса
- Видео инструкция
- Постановка задачи
- Создание шаблона БП
- Тестирование
- Сдача в эксплуатацию
Краткий видеогайд
Очень рекомендуем дочитать статью до конца, а наше видео поможет разобраться в материале еще быстрее.
Постановка задачи и описание алгоритма
В нашем случае задача выглядит так: «Необходимо назначить руководителя Наблюдателем сделки, если сумма сделки 100 000 руб. или больше».
Теперь, когда у нас сформулирована задача, можно приступить к описанию алгоритма. Этот этап нужен для того, чтобы представить решение задачи в структурированном виде, состоящем из отдельных действий и их взаимосвязей. Вы можете разрабатывать алгоритм с помощью любых удобных вам инструментов, например, нарисовать схему на листе, или описать последовательность шагов, или воспользоваться каким-либо сервисом для визуализации блок-схем.
Для нашей задачи достаточно простого описания алгоритма:
Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.
Создание шаблона по шагам
Шаблон бизнес-процесса – это инструмент Битрикс24, посредством которого можно реализовать ваш алгоритм.
В Битрикс24 можно разрабатывать бизнес-процессы для разных объектов (лидов, компаний, элементов Списков…) и для каждого из них надо выбирать соответствующий шаблон. Мы будем создавать шаблон БП для сделок, поскольку наша задача касается автоматизации сделки.
Перед началом работ убедитесь, что у вас достаточно прав. Для работы с бизнес-процессами в CRM вы должны быть или администратором портала, или иметь включенную опцию «Разрешить изменять настройки» в настройках роли в правах доступа CRM.
Шаг 1. Добавляем шаблон БП для сделок
Переходим в раздел CRM – Настройки – Настройки CRM.
Если вы не можете найти раздел «Настройки» среди пунктов меню, то поищите его под пунктом «Еще» (крайний правый), может быть он прячется там.
Если и это не помогло, то обратитесь к администратору портала, может быть, у вас недостаточно прав для создания БП.
В Настройках выбираем Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы.
Добавляем шаблон для сделок. По умолчанию добавляется шаблон для последовательного бизнес-процесса, что нам и требуется в данном случае (и вообще требуется в 99,99% случаев).
Шаг 2. Настройка шаблона
В появившемся окне изменяем Название и добавляем Описание (это не обязательно, но хороший тон).
Обратите внимание на настройки автоматического запуска – «Автоматически запускать».
По умолчанию там указано «При добавлении». Убираем ее! Не стоит, чтобы при добавлении новых сделок запускался наш недоделанный бизнес-процесс (а недоделанным он будет всегда, пока не проведено тестирование).
В окне настроек шаблона мы видим несколько вкладок:
- Основное (которую мы только что заполнили)
- Параметры
- Переменные
- Константы
Параметры служат для добавления информации при запуске процесса и для передачи данных между разными БП.
Переменные нужны для временного хранения данных в ходе бизнес-процесса, и они очищаются после его завершения.
Практическое применение параметров и переменных будет описано в следующих статьях.
Константы нужны для хранения постоянной информации, которая не меняется в ходе БП.
Именно их мы будем использовать в нашем примере для хранения значения 100 000 руб. (минимальной суммы, достойной внимания руководителя) и самого руководителя.
Давайте добавим их на вкладку «Константы».
Для добавления суммы заполните поля:
- Идентификатор – можно использовать только латинские символы, цифры и знак подчеркивания (не волнуйтесь, если вы ошибетесь, то система вам подскажет).
- Название – здесь пишите, что и как вам угодно, но лучше, чтобы это было информативное название.
- Описание – поле не обязательно заполнять, в данном примере и так все понятно, но давайте опишем для наглядности.
- Тип – здесь выберите тип «Целое число»
При добавлении Руководителя заполните те же поля.
Для Типа выберите «Привязка к пользователю».
При заполнении поля «Значение константы» вам сейчас надо выбрать не реального руководителя, а себя или, еще лучше, предварительно созданного тестового пользователя.
Для выбора пользователя нажмите кнопку для вставки значения (запомните ее вид, она будет часто использоваться во время работы над шаблоном):
Выберите пользователя из списка (в данном примере выбран «Тестовый Cотрудник»). Если вы не видите в списке нужного вам пользователя, то поищите его в разделе «Категории пользователей».
Теперь вкладка «Константы» будет выглядеть так:
Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» для сохранения параметров шаблона!
Если вы немного утомились и хотите сделать перерыв, то давайте сохраним все что мы сделали с помощью кнопки «Применить»:
Советую вам не забывать периодически нажимать на эту кнопку, чтобы не потерять промежуточные результаты своей работы.
Шаг 3. Добавление блок-схемы
Блок-схема формируется с помощью действий, сгруппированных по разделам.
Вначале вам будет непонятно, какие действия в каких разделах искать и в каких случаях их применять. Но со временем вы увидите, что действий не так уж и много и в процессе работы вы познакомитесь с ними досконально.
Вспомним наш алгоритм: «Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.»
Нам потребуется действие «Условие» из раздела «Конструкции».
Раскроем раздел и перетащим «Условие» к серому треугольнику, как показано на скриншоте.
Есть еще один способ добавить действие.
Кликнув на треугольник, вы получите список с разделами и здесь уже из раздела «Конструкции» выберите действие «Условие».
Перейдем к настройке Условия.
Вначале давайте изменим название действия. В нашем простом примере с одним условием это кажется лишним, но если вы будете разрабатывать более сложные бизнес-процессы с несколькими условиями, то увидите, насколько удобно, когда блок-схема легко читается.
Для изменения названия нажмите на шестеренку и введите свое название в поле «Заголовок».
Теперь разберемся с ветками условия. По умолчанию их 2, как нам и надо для нашей задачи. Но в принципе можно добавить сколько угодно веток с помощью значка «+» справа от названия.
Настроим левую ветку.
Для «Типа условия» выберем «Поле документа», поскольку мы будем проверять поле сделки («документ» – это общее название элемента, на котором запускается БП).
В появившемся поле документа выберем «Сумма».
В качестве условия выберем «не меньше», поскольку «равна или больше» означает «не меньше».
Для установки Значения нажмите кнопку для вставки значения:
В окне «Вставка значения» раскройте «Константы» и выберите константу «Минимальная сумма».
Настройки левой ветки теперь выглядят так:
Таким образом мы добавили в блок-схему проверку условия:
Если сумма сделки (то есть поле сделки «Сумма») равна или больше (то есть «не меньше») 100 000 руб. (значение нашей константы summa_min).
Теперь перейдем к условию в правой ветке.
Здесь достаточно ввести «НЕТ» в поле «Заголовок» и то, это надо только для наглядности нашего условия.
Сейчас, когда у нас готовы 2 ветки, давайте добавим в них действия для логирования.
Это надо для того, чтобы потом по записям в Журнале бизнес-процесса мы могли проверить, как он работает.
За добавление в лог отвечает действие «Запись в отчет» из раздела «Прочее».
Добавьте текст. В текст можно добавить поля, константы, переменные… В нашем примере в текст вставлены поле сделки «Сумма» и константа для минимальной суммы. Добавьте их с помощью кнопки для вставки значения, подобно тому, как мы это делали при добавлении условия в левой ветке.
Для добавления действия «Запись в отчет» в правую ветку условия скопируйте действие, перетаскивая его как показано на скриншоте при нажатой Ctrl. Если будете перетаскивать без Ctrl, то действие будет перемещено, а не скопировано.
Отредактируйте текст в новом действии, изменив «ДА» на «НЕТ».
Вы можете написать свои тексты в этих действиях, главное, чтобы потом из записей Журнала вам было ясно, что происходит с вашим БП.
Теперь в левую ветку добавим наблюдателя к сделке.
Для этого выберем действие «Изменение наблюдателей» из раздела «CRM».
Здесь оставьте действие «добавить» и нажмите на кнопку «…» для выбора наблюдателя.
Поскольку наблюдатель у нас находится в константе «Руководитель», то ее и выберем.
Теперь действие выглядит так:
Итак, наш шаблон готов. Не забудьте его сохранить!
Запуск и Тестирование
Для тестирования создайте сделку c суммой больше 100 000 руб., например, 200 000 руб.
Перейдите в карточку сделки и запустите БП вручную, выбрав его из списка.
Теперь давайте посмотрим Журнал на вкладке «Бизнес-процессы».
Из журнала видно, что БП пошел по левой ветке, как и ожидалось.
Также мы видим, что в карточке сделки «Тестовый сотрудник» установлен как наблюдатель.
Также надо провести тесты, когда сумма сделки < 100 000 руб. и когда сумма сделки = 100 000 руб.
Для этого можно создать новые тестовые сделки с этими суммами или менять сумму в нашей тестовой сделке, при этом не забывая очищать поле «Наблюдатели».
Если все тесты прошли успешно, то можно переходить к последнему этапу.
Сдача в эксплуатацию
Перед запуском БП в работу нам надо сделать 2 вещи.
Первое, это установить реального руководителя вместо Тестового сотрудника в константе «Руководитель».
Для этого выберите наш шаблон в Списке шаблонов для сделок
и измените значение константы «Руководитель» на реального пользователя.
И второе, это установить автозапуск процесса.
Поскольку сумма сделки может быть указана и при добавлении сделки, и при ее изменении, то для автоматического запуска отмечаем 2 чекбокса «При добавлении» и «При изменении».
Теперь наш бизнес-процесс в работе!