Как вести деловые переговоры с клиентами и партнерами
Завоевание крупного клиента, заключение выгодного партнерского соглашения — все это достигается путем диалога. Переговоры — это поле боя, на котором бизнес побеждает или проигрывает. В статье рассказываем, на чем строится умение вести переговоры и от каких ошибок лучше уберечься.
Для чего нужны переговоры
Основная задача переговоров в бизнесе — получить больше, чем предполагалось до их начала. Просто обсудить и решить вопросы — это план минимум, искусные переговорщики стремятся к большему. Например, не только прийти с партнером к взаимовыгодному решению, но и повысить его лояльность или сделать амбассадором бренда, который будет приносить выгоды компании даже бескорыстно. На первый взгляд, во время переговоров собеседники обсуждают то, что им всем в равной степени интересно. На самом деле интересы у каждой стороны свои, и задача — отстоять эти интересы. Все стремятся к перевесу на свою сторону, при этом в грамотных переговорах уважение к оппоненту и его мнению не пропадает ни на минуту.
Виды переговоров
- Партнерские: каждая из сторон хочет сотрудничать и видит в собеседнике не оппонента, а потенциального партнера. Возможно соглашение на основе взаимных уступок.
- Конкурентные: интересы сторон серьезно противоречат друг другу, цель — настаивать на своем, а уступка расценивается как провал.
Сделка с крупным клиентом начинается с такой банальной истории, как телефонный разговор сейлз-менеджера. Чтобы быть уверенным, что отдел продаж не упускает клиентов с миллионным чеком, используйте виртуальную АТС с записью разговоров и другими инструментами управления.
Стили ведения переговоров
Существует три основных подхода к организации и манере ведения переговоров.
Авторитарный
Есть ключевая фигура, которая владеет инициативой и разговаривает с позиции сверху. Естественно, выступать в авторитарной роли можно только действительному руководителю либо партнеру, который находится в сильной позиции (например, заказчику). Если человек, не находящийся в такой позиции, начнет применять авторитарный стиль, это подействует только на неискушенных в бизнесе сотрудников. Опытные партнеры не воспримут всерьез.
Демократический
В этом случае собеседники тоже могут быть не равны друг другу в бизнес-иерархии, однако ощущение равенства поддерживается формально. Нужно вести диалог на равных. Задача собеседника — убедить партнера в том, что его предложение выгодно для обеих сторон. Пример: представители двух компаний договариваются о совместных маркетинговых активностях.
Понять, сколько обращений клиентов вам приносит партнерская программа, поможет сервис коллтрекинга.
Неформальный
Встреча организуется таким образом, что переговорщики приезжают на нее как будто не для деловых бесед. Таким образом, ведение переговоров происходит в особо доверительной атмосфере.
Этапы переговоров
Будет заблуждением считать, что виртуозные переговорщики не имеют готовых схем и не планируют предстоящую беседу. План всем нужен.
Этап 1. Готовимся
Начальный этап состоит из следующих важных пунктов:
- Четко прописанная цель : чего мы хотим — я и моя команда переговорщиков. Наметьте 3 вероятных результата: лучший, хороший, допустимый.
- Красная линия : у любых переговоров должен быть рубеж, после которого их продолжение уже бессмысленно. При худшем исходе важно сразу же зафиксировать пересечение этого рубежа и больше не тратить ни свое, ни чужое время.
- Осознание интересов сторон : гораздо прочнее позиция того, кто хорошо представляет себе мир оппонента, его ценности, устремления, задачи. Это не зависит от того, партнерский разговор вас ожидает или конкурентное противостояние.
- Подготовка аргументов : какие-то из них в любом случае будут слабее других, поэтому надо обозначить градацию от сильных к слабым. В стандартных случаях достаточно 3-5 тезисов. Разрабатывать аргументы можно по системе SExl: тезис, объяснение, пример-иллюстрация. Обратите внимание, что пример должен хорошо считываться всеми, кто находится с вами в переговорной.
- Выяснение полного состава переговорных команд : нужно знать, с кем конкретно предстоит общаться. Для высшего руководства, прожект-менеджера или, к примеру, рядового IT-разработчика могут понадобиться совсем разные аргументы. Проследите, чтобы силы были равны. Если команда оппонента больше по численности, есть смысл пригласить дополнительных специалистов со своей стороны.
- Планирование даты : масштабные переговоры лучше не назначать на время перед отпуском или сдачей отчетности. Еще важно, чтобы у вас была возможность подготовиться — постарайтесь настоять на подходящей для этого дате.
- Выделение времени на переговоры : оптимальная длина — от 45 минут до полутора часов. Конечно, ситуация может потребовать и более долгой встречи, но тогда ее лучше поделить на раунды.
- Разработка плана : в нем должны быть обозначены цель переговоров, повестка, главные пункты обсуждения. План встречи должен быть известен всем участникам.
Этап 2. Устанавливаем контакт
Оппоненты прежде не видели друг друга? Тогда первым шагом на этом этапе будет знакомство. Лидеры команд знакомят противоположную сторону со своими экспертами, называют имена (в некоторых компаниях принято называть и отчества тоже) и должности.
Если все участники митинга уже виделись и общались, можно сымитировать атмосферу встречи хороших старых знакомых. В таком случае полагаются small talk, переброска фразами «о погоде».
Контакт установлен, и можно переходить к сути: еще раз проговорить желаемые результаты переговоров, озвучить пункты плана. Идеально, когда важные пункты на протяжении переговоров видны всем участникам в записанном виде. Если это zoom-конференция, то в онлайн-интерфейсе, а если живая встреча, то на доске.
Можно обговорить регламент переговоров при необходимости. Например, утвердить т.н. правило одного микрофона (один говорит — другие слушают), регламентировать длительность одного спича. Если разговор ожидается напряженный, стоит вежливо подчеркнуть, что на встрече недопустим переход на личности из-за деловых разногласий.
Zoom по правилам: проводим встречу без хаоса и проблем
Началась онлайн-встреча, ваши ожидания: все подключились к сервису, внимательно слушают ведущего и задают вопросы по очереди. В реальности же очень часто начинается хаос. Участники забывают отключить микрофоны или не понимают, когда они могут включиться в беседу. Избежать таких ситуаций поможет строгий регламент и грамотная фасилитация. Правилами и чек-листами, которые помогут вам провести мероприятия в Zoom без накладок, с журналистом Теплицы Катей Ульяновой поделилась директор благотворительного фонда «Добрый город Петербург» Дарья Буянова.
Команда фонда изначально начала использовать Zoom для проведения вебинаров. Задача была найти сервис, который позволил бы всем участникам подключать камеры, видеть друг друга и задавать вопросы. При этом не требовал бы сложной настройки и работал даже со слабым сигналом сети. В итоге всем заявленным требованиям отвечал именно Zoom, и фонд приобрел доступ к платной версии сервиса по программе технологической поддержки НКО TeploDigital.
В итоге использовать программу команда решила не только для вебинаров. Часть сотрудников фонда работает удаленно, им нужно было оставаться на связи. Поэтому с помощью Zoom фонд стал проводить также и корпоративные созвоны.
За несколько лет работы с сервисом команда убедилась, что разобраться с функциями Zoom не сложно. Но освоить только техническую сторону недостаточно. Намного важнее научиться правильно вести встречу. Чтобы освоить этот навык, Дарья Буянова советует следовать нескольким правилам.
Научиться онлайн-фасилитации
Фасилитация – это специальные действия, направленные на организацию групповой работы. Например, нередкая ситуация во время встречи в Zoom. Участники сидят с включенными микрофонами. У кого-то звонит телефон, приехал курьер, человек идет открыть дверь. Остальные участники отвлекаются, просят человека выключить микрофон, но он уже ушел и не слышит.
В этот момент организатор встречи может выключить одним нажатием кнопки микрофон участника. Такая функция доступна ведущему, и важно понимать, что ею можно воспользоваться. Это и есть навык онлайн-фасилитации.
Добавить интерактива
Правила и регламент не означают, что встреча должна быть скучной. Структурированным мероприятие делает не строгость или формальный язык, а хорошая подготовка, протокол и фасилитация. «Онлайн-формат прекрасен тем, что его легко можно сделать не занудным, но это не значит, что он должен быть хаотичным и неуправляемым», – уверена Дарья Буянова.
Чтобы сделать конференцию менее формальной, эксперт советует добавить интерактивные элементы. Например, во время внутренних онлайн-встреч сотрудники и сотрудницы фонда «Добрый город Петербург» показывают друг другу предметы, которые стоят у них на столе, и рассказывают интересные истории о них. Так команда лучше узнает друг друга даже удаленно.
«Внешние встречи в Zoom тоже только выигрывают, когда к ним относишься так же, как и к встречам с командой, добавляешь неформальные элементы. Мы проводим «онлайн-кофейню» для своих партнеров. Это возможность поговорить о том, что беспокоит, поддержать друг друга. Все участники кофейни сидят с кружками, произносят тосты, делятся на экране мемами». Дарья Буянова
Сократите число встреч
Во время самоизоляции возникает иллюзия, что у сотрудников и партнеров появилось больше свободного времени. Не надо никуда ходить, не тратится время на дорогу, а значит, можно как можно чаще проводить встречи и вебинары в Zoom. «Многие перебарщивают, это очень чувствуется. Поэтому правило простое. Можете не делать встречу – не делайте. Мы решили отказаться от большого количества встреч», – советует Дарья Буянова.
Лучше провести всего несколько мероприятий, но уделить как можно больше времени их подготовке. Распределить роли, создать чек-листы для фасилитатора и участников, обучить свою команду правильно принимать участие в онлайн-встречах.
Поделитесь с нашей редакцией в комментариях, а каких правил при проведении встреч в Zoom придерживаетесь вы?
Еще по теме
- Говорят, Zoom теперь небезопасен. Объясняем, за что именно критикуют сервис
- На удаленку: лучшие инструменты для дистанционной работы вашей команды
- Как установить ZOOM на компьютер и пользоваться им как обычным мессенджером
Видеоконференцсвязь (ВКС)
Решение корпоративных вопросов требует оперативности и обсуждения лицом к лицу, данный способ коммуникации задает новые стандарты делового общения. Именно передовые возможности видеоконференцсвязи сделали возможными ежедневные обсуждения с коллегами и срочные переговоры с партнёрами, которые находятся не только в других городах, но даже странах.
Что такое видеоконференцсвязь? Как работает ВКС?
Видеоконференцсвязь (ВКС) — это технология, которая позволяет проводить встречи, конференции или презентации в режиме реального времени между двумя или более участниками, находящимися в разных местах. Это достигается путем передачи звуковых и видеоданных через специализированное оборудование или программное обеспечение.
Передача звука и изображения осуществляется с помощью специального периферийного оборудования и программных решений, которые используются в среде передачи данных, такой как выстроенная корпоративная сеть или интернет. Для обеспечения связи между программным обеспечением и оборудованием разных производителей используются стандартные протоколы передачи данных. Кроме того, для сжатия и воспроизведения звука и изображения используются специальные аудио- и видеокодеки.
Модели внедрения систем ВКС
Несмотря на схожий функционал, ВКС-системы работают на базе различных архитектур (MCU, SVC, SFU или Simulcast), выбор которых полностью зависит от целей вендора. Сходная ситуация касается и самой передачи данных, поскольку среди протоколов и кодеков разработчики выбирают подходящие для конкретно их продуктов. При этом решения для видеоконференций можно условно разделить на три основных типа:
Аппаратная
Аппаратная или, как её иногда называют, выделенная ВКС-система реализуется исключительно на аппаратном уровне посредством специализированного оборудования. Данный тип решений зачастую также предполагает наличие приложений и выделенных серверов. Протоколы, которые предоставляет вендор, обрабатывают поступающую информацию, а кодеки реализуют шифрование как изображения, так и звука, которые декодируются только после передачи. Ярким примером аппаратной ВКС-системы является терминал TrueConf Group, созданный для средних и больших переговорных комнат.
В противовес аппаратному, порой выделяют программный тип, однако примерно с 2014 года разделения подобного рода считаются не совсем корректными. Дело в том, что для работы таких ВКС-систем используют протокол TCP/IP, который включают практически все решения для связи посредством видео. Параллельно вендоры постоянно совершенствуют свое программное обеспечение, то и дело предлагая ВКС-системы с не совсем типичным функционалом, который сложно классифицировать.
Облачная
Облачное решение предполагает использование ресурсов облачной инфраструктуры вендора, который предоставляет услуги видеосвязи. При этом в специализированном оборудовании нет необходимости: общение осуществляется через терминалы заказчика, будь то персональный компьютер или смартфон. Наиболее популярными примерами такой ВКС-системы стали Zoom и Google Meet, которые обрели известность ещё во время пандемии.
Гибридная
Гибридные решения сочетают в себе оба способа, позволяя заказчику для коммуникации внутри организации использовать локальную сеть, а для внешних взаимодействий — Интернет. Также возникали прецеденты, когда ВКС-системе не хватало ёмкости для проведения крупной трансляции, и на помощь приходили ресурсы облака. В качестве примера решения, которое изначально заявлено как гибридное, можно привести RealPresence Web Suite.
Преимущества ВКС
Экономия
Благодаря передовым возможностям видеоконференцсвязи, пользователи могут организовывать виртуальные встречи с коллегами, которые находятся в нескольких сотнях или даже тысячах километров, не затрачивая времени и денежных средств на деловые командировки.
Удобство
Будь то конференц-зал или многолюдная улица, вы можете участвовать в переговорах с вашими деловыми партнёрами, где бы вы ни находились, используя в качестве альтернативы ВКС-оборудованию собственный смартфон.
Реалистичность
В отличие от телефонии, видеоконференцсвязь предоставляет возможность увидеть собеседника лицом к лицу, а также сфокусироваться на важнейших деталях обсуждения, демонстрируя необходимый контент.
Масштабируемость
Количество участников онлайн-собрания ограничено только возможностями ВКС-инфраструктуры и вашими персональными нуждами: будь то личный разговор, ограниченная группа участников или открытый вебинар, доступный для каждого.
Безопасность. ВКС расшифровка стандартов безопасности
Развёртывание внутри вашей корпоративной сети позволяет использовать ВКС-систему без подключению к интернету, а протоколы TLS — зашифровать информацию, обеспечивая тем самым абсолютную защиту всех деловых коммуникаций.
Виды видеоконференцсвязи
В зависимости от общего количества участников, конференции делятся на два вида: персональные и групповые.
Персональные
Персональные онлайн-встречи, как правило, называют «видеозвонком» или «видеочатом». Конференции этого вида предполагают общение только двух людей один-на-один, которые при необходимости задействуют любые инструменты для совместной работы.
Групповой
Групповой считается онлайн-встреча от трёх человек, целью которой, как правило, является обсуждение тем, обозначенных в качестве повестки. Данный вид виртуального общения и называется «видеоконференцией», порой насчитывая сотни участников.
Групповые режимы ВКС
Видеоконференция с активацией по голосу
Видеоконференция с активацией по голосу предполагает автоматическое формирование раскладки в зависимости от активно говорящих участников конференции. Пользователь, который использует микрофон, подсвечивается, а затем увеличивается, привлекая внимания остальных присутствующих.
Режим селекторного совещания предоставляет пользователям право выступать в двух ролях: докладчики и слушатели. Докладчик участвует в обсуждении и может поделиться контентом с остальными участниками конференции. Слушатели при этом ограничены только чатом, где могут задавать интересующие их вопросы выступающим.
Видеоурок: ВКС в образовании
Видеоурок — данный режим создан специально для проведения онлайн-уроков: во время сеанса виртуального общения участники (ученики) слышат и видят выступающего (преподавателя), в то время как сам выступающий видит всех. Общение между слушателями осуществляется только посредством чата, где они могут задавать вопросы.
Вебинар. Удобный формат ВКС онлайн
Вебинар — это режим конференции, который позволяет присоединяться по ссылке через веб-браузер любым пользователям, в том числе и незарегистрированным участникам. Большинство ВКС-решений сейчас позволяют записывать вебинары, чтобы в дальнейшем их можно было отправить тем участникам, которые не смогли присутствовать во время прямой трансляции.
Дополнительные возможности видеоконференцсвязи
Интеграция с телефонией и IP-АТС
Персональные онлайн-встречи, как правило, называют «видеозвонком» или «видеочатом». Конференции этого вида предполагают общение только двух людей один-на-один, которые при необходимости задействуют любые инструменты для совместной работы.
Интеграция с календарём
Благодаря возможностям интеграции и специальным расширениям, теперь пользователи могут организовать конференцию любого типа напрямую из своего календаря. Большинство популярных ВКС-платформ уже поддерживают интеграцию с такими сервисами, как, например, Google Calendar и Microsoft Outlook. При этом планирование новых онлайн-встреч и приглашение участников с помощью ссылок на конференцию стало ещё проще и удобнее. С помощью приглашения в календаре участники также могут быстро подключаться к видеовстрече, что делает интеграции с планировщиками неотъемлемой частью современной эффективной коммуникации.
Система унифицированных коммуникаций (UC)
Унифицированные коммуникации (UC) — это комплекс технологий, позволяющий участникам команды общаться в едином виртуальном пространстве через различные каналы связи, включающие чаты, видеоконференции, почту и звонки. За счёт слаженной работы решений для коммуникации, данная система позволяет организовать эффективное управление задачами и проектами.
Возможности на базе ИИ
Задействовав возможности искусственного интеллекта, пользователи могут протоколировать важные детали в процессе общения, размывать или заменять фон, а также подавлять любые посторонние шумы, не отвлекаясь от темы обсуждения.
Искусственный интеллект при этом самостоятельно сгенерирует раскладку из активно говорящих участников, где каждый присутствующий находится в центре кадра, а, в случае неполадок, автоматический помощник поможет быстро разобраться с любой типовой проблемой без обращения к администратору.
Благодаря современным разработкам в сфере машинного обучения, многие ВКС-системы стали удобными для коммуникации в любых условиях, предоставляя возможность общаться, где бы вы ни находились.
Интеграция с SIP и H.323-устройствами
Благодаря поддержке SIP и H.323 — устройств, становится возможным обмен данными с ВКС-терминалами других производителей, позволяющий приглашать пользователей в текущую конференцию. Таким образом, будь то сторонний сервис, специальное оборудование или даже переговорная комната, вы можете добавить их в онлайн-встречу, если они работают с данными протоколами. Общайтесь с партнёрами вне зависимости от того решения, которым они пользуются!
Интеграция со службами каталогов (LDAP)
Контроль над учётными записями пользователей, имеющими доступ к серверу, а также непосредственно сам процесс администрирования становятся удобнее с поддержкой LDAP-протокола, позволяя чётко разграничивать права доступа к корпоративным данным. При этом процесс авторизации пользователей становится автоматическим, в связи с тем что сервер самостоятельно запоминает логин и пароль при первом попадании в систему. Если в существующие данные вносятся даже незначительные изменения, активный каталог мгновенно передает информацию об этом ВКС-серверу, без содействия со стороны администратора.
Сферы применения видеоконференцсвязи
Бизнес
Корпоративное общение с деловыми партнёрами, зарубежными коллегами и потенциальными клиентами становится в разы эффективнее, благодаря возможности оставаться на связи, где бы вы ни находились.
При помощи онлайн-конференций вы можете обсудить любые вопросы из рабочего кабинета, домашнего офиса или даже находясь в дороге.
Наиболее важно, что для виртуальной коммуникации вам не нужно постоянно находиться возле компьютера — вы можете общаться, используя планшет, смартфон и даже Android TV.
Образование
Видеоконференцсвязь для обучения используют не только в школах, ССУЗах, ВУЗах, но и в корпоративных университетах. Такая популярность вызвана тем фактом, что привлечь внимание к изучаемому материалу во время онлайн-урока гораздо проще, чем в любом другом формате.
Часть обучающихся лучше воспринимает информацию визуально, часть — на слух, а кто-то быстрее усваивает материал после практической проработки. Набор инструментов для совместной работы переводит процесс обучения на новый уровень удобства, повышая продуктивность: пользователи могут обмениваться файлами, показывать презентации, общаться в личных и групповых чатах или делиться с собеседниками рабочим столом.
Посещение занятий, не покидая собственного дома, особенно важно для людей с ограниченными возможностями, которые порой не могут самостоятельно передвигаться.
Медицина
Видеоконференцсвязь переводит медицину на качественно новый уровень, позволяя консультировать пациентов удалённо.
В современном, ускоренном темпе жизни данная возможность является настоящей необходимостью, которая способна значительно упростить процедуру посещения врача
В тех ситуациях, когда больные находятся слишком далеко или не могут самостоятельно прийти в медицинское учреждение, именно телемедицина позволяет оказывать срочную помощь. Порой только дистанционный приём может спасти человека, оказавшегося в чрезвычайной ситуации вдали от города и нуждающегося в срочном совете специалиста. Особенно актуальна телемедицина для людей, работающих в потенциально опасных для жизни местах: нефтяных вышках, грузовых судах, плавучих маяках.
Видеоконференции также коснулась и медицинского образования, уровень которого напрямую зависит от того, в какой форме студенты получают свои знания. Благодаря ВКС-системам, стала возможностью реализация программы теленаставничества, позволяющей молодым врачам в режиме реального времени следить за ходом сложнейших операций профессионалов.
Подбор персонала
Онлайн-конференции значительно упростили и улучшили процесс найма новых работников, поскольку охват потенциальных кандидатов стал шире, пополнившись претендентами из других городов или даже стран.
Примечательно, но, как показала практика, собеседование с помощью видеосвязи превосходит привычную живую встречу с будущим боссом за счёт установленного регламента и потребности в достаточно сжатые сроки зарекомендовать себя.
Дополнительными преимуществами также являются как отсутствие необходимости организовывать специальное место в офисе для собеседований, так и возможность записать интервью с претендентом для точного вердикта руководителя. В таком случае, вероятность найма неподходящего работника сводится к минимуму, а сами собеседования проходят куда более результативно.
Государственные учреждения
Межведомственные коммуникации в государственном секторе сопряжены с неизбежной важностью установить связь в режиме реального времени со всеми органами управления. Здесь видеоконференцсвязь помогает не только общаться с коллегами из других городов и областей, но и даже проводить полноценные виртуальные заседания по важным вопросам, не терпящим отлагательств.
При таком подходе совместная работа над документами, проектами и законами становится эффективнее, а решение возникающих в процессе проблем протекает намного быстрее.
Важной особенностью ВКС-систем для государственного сектора является их защищённость, которую способно обеспечить локальное развёртывание. Данные решения могут функционировать в закрытых сетях, без подключения к Интернету, что обеспечивает стабильную связь даже при возникновении внезапных чрезвычайных обстоятельств.
Личное использование
Видеоконференцсвязь позволяет не только повысить эффективность своей работы, но и организовать виртуальную встречу с семьей или друзьями, которые живут далеко от вас.
Каким бы ни было расстояние между вами, вы всегда сможете увидеть своих близких. Благодаря клиентским приложениям, будьте доступны на любом удобном устройстве, в то время как выбор места коммуникации полностью остаётся за вами, будь то тихая гостиная дома или шумный, многолюдный фестиваль.
Достаточно наличия камеры, наушников или динамиков, а также микрофона, для того чтобы виртуальный разговор прошёл максимально комфортно.
Технологии современных ВКС
Искусственный интеллект стал уже не просто трендом, а неоспоримым, если не самым важным, вектором развития, который повлиял на множество ВКС-решений.
Среди многочисленных технологий на основе машинного обучения можно выделить «интеллектуальный захват», который был предложен корпорацией «Microsoft». Именно благодаря этой технологии, в 2019 году появилась возможность сделать докладчика прозрачнее, если он перекрывает собой транслируемый контент.
Компания «Agora» также предложила технологию на основе искусственного интеллекта, которая анализирует видеоданные и эмоции участников в режиме реального времени, а затем сообщает о состоянии собеседнику. Данное SDK разработано для того, чтобы, в случае резкого ухудшения самочувствия, была возможность своевременно вызвать медицинскую помощь.
Интересную идею, основанную на машинном обучении, развила и компания «EmbodyMe». Разработчики предлагают пользователям ВКС приложение, которое позволяет во время видеообщения виртуально менять себе причёску, надевать подходящую одежду и даже выбирать соответствующий макияж. Данная технология работает в режиме реального времени, что избавляет от необходимости заранее готовиться к онлайн-встречам.
Некоторые компании пошли ещё дальше, обратившись к достижениям в области VR-технологий. В 2021 году компания «Meta» представила новый сервис для дистанционной работы «Horizon Workrooms», благодаря которому пользователи способны взаимодействовать в виртуальном пространстве при помощи аватаров.
В связи с тем, что мир технологий постоянно развивается, отследить новейшие идеи и тренды становится всё труднее и труднее. Тем не менее, именно благодаря неиссякаемому запалу вендоров, которые оснащают свои решения самыми передовыми функциями, видеоконференцсвязь постепенно превращается в лучший способ коммуникации.
Общайтесь по видеосвязи везде:
в командировках, между офисами, из дома!
Деловые встречи
Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых – способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.
Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.
Виды деловых встреч
Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.
Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.
Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.
Бизнес-семинар – учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.
Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.
Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.
Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.
Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.
Церемония открытия – шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.
День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.
Пресс-ланч – способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.
Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия – помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.
Официальные и неофициальные деловые встречи
Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:
- официальные (с протоколом, строгой процедурой);
- неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
- внешние (с партнерами или клиентами);
- внутренние (между работниками одной организации).
Этапы деловых встреч
Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:
- уточнение точек зрения, позиций сторон;
- обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
- достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
- анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
- обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
- коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
- поддержание контактов;
- координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
- поддержка деловой активности.
Цели и задачи деловой встречи
Но главная цель – убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.
Программа и сценарий деловой встречи
Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.
К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.
Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.
Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:
- подбора состава участников со всех сторон;
- встречи прибывающих, трансфера, размещения;
- питания и культурно-развлекательной программы;
- собственно переговорного процесса.
В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.
Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.
Переводчик английского языка для деловой встречи
Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:
- знание терминологии;
- наличие опыта подобной работы;
- умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
- умение переводить четко, быстро, последовательно.
Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.
Ведущий на деловую встречу
Его задача – направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений – все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.
Во втором случае уменьшается вероятность ошибки – в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.
Результаты, итоги деловой встречи
Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.
Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.
Особенности деловых встреч с клиентом в России
Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.
Деловые встречи на выставках
Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.
ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.