Как создать шаблон письма в gmail

Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы, в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail.

Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н. «лаборатории Google», в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу.

Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованию Google Labs в Gmail, который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции.

Как включить поддержку Google Labs для Gmail

Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать «Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции».

Как настроить шаблоны писем в Gmail

К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail. Некоторое время назад я столкнулся с необходимостью отправлять несколько писем практически одинакового содержания (исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем. Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail. Называется она «Шаблоны ответов».

Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail, мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail. Делается это следующим образом:

1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

1. Пишем новое письмо.
2. Выбираем пункт «Готовые ответы».
3. Выбираем пункт «Создать готовый ответ…»

2. Проверяем корректность нового шаблона

1. Создаем новое письмо в Gmail.
2. Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).
3. Наслаждаемся полученным результатом.

Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили в Gmail полноценную систему шаблонов писем, управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы», вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их случае необходимости.

Как создать расширенный автоответчик в Gmail

Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям. В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма».

Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100%?

Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и «Фильтры».

1. Создаем новый фильтр в Gmail

2. Настраиваем фильтр в Gmail

1. Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.
2. Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

3. Настраиваем условия фильтра

1. Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».
2. Выбираем нужный шаблон ответа.
3. Сохраняем фильтр.

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «user@your-company-name.com«, можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена, будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

Ищете где купить HTC Desire HD в Киеве? Сервис Мабила.Маркет позволит подобрать наилучшее ценовое предложение на флагманский смартфон!

Что еще почитать?

• Как вставить рекламу после тега more в WordPress без плагинов
• 10 советов по выбору партнерской программы
• Как выбрать сервис для e-mail рассылок? Чеклист!
• Целевые страницы – миф или самый эффективный инструмент интернет-маркетинга?
• 6 простых правил эффективной рекламной кампании
• 5 способов использовать эмоции для повышения продаж
• Google Adwords для юридических лиц. Подводные камни
• Рецепт продающей рассылки в мультиязычном соусе
• Как предоставлять скидки? 3 практических совета
• Отслеживание интернет-активности с помощью Google Alerts

37 комментариев к “Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail”

А по-моему у всех почтовиков набор функций примерно одинаковый. Кстати, в Гугле темы оформления нравятся)))

Ответить

Супер. Шаблоны писем — отличная фича! А настраивать фильтры для определённых адресов имхо геморно. Разве что для особых случаев. В любом случае пост опупенный просто. Как и прошлый 🙂

Ответить

Давно уже так сделал. Удобно!

Ответить

@ Lena: это не совсем так, а кроме того — важнее не столько наличие функций, сколько их связка между собой 🙂

Ответить

А настраивать фильтры для определённых адресов имхо геморно.

Это пока ты не попадешь в ситуацию, в которой нужно вручную отвечать на массу писем, хотя эту функцию можно было бы автоматизировать 🙂 Спасибо, очень приятно слышать 🙂

Ответить

Спасибо, очень полезная статья. Даже не знала о таких возможностях.

Ответить

Rego Pal :

Шикарное дополнение, но labs — это labs. Подглюкивает бывает. Я использую для GMail (и вообще для всех служб гугла) псевдооперационку TrayOS — удобная прога, весь гугл становится как бы десктоповым приложением. Так вот в ней насоздавал таких готовых ответов, а они в течение недели взяли и самопроизвольно очистились. И так не один раз. Попробовал в хроме — то же самое. Labs в общем.

Ответить

@ Rego Pal: подозреваю, что в данном случае проблема не в Labs, а в TrayOS. Насколько я понимаю, это неофициальная псевдоОС, поэтому любые изменения в Labs в ней явно отражаются не сразу. У меня за все время использования в Gmail, шаблоны не пропадали ни разу.

Ответить

Ярослав, спасибо!
Все фитчи давно разобрал и использую, но не могу никак настроить чтобы письма к которым применялись ярлыки, сами же в них и переместились, как в папки. В итоге я в ручную перетягиваю. Подскажешь?

Ответить

Не так давно в одной из оффлайновых книжных магазов нашел книгу именно по Gmail, времени не было, поэтому в оглавление на залазил,
сейчас волей судьбы приходится работать с google docs и gmail приходит осознание того, что все же стоило подкупить книгу…

Ответить

@ Арс: честно говоря, не совсем понял — что именно ты хочешь сделать. Что ты имеешь ввиду «письма переместились в ярлыки?» Если настроить фильтр на автоматические применение ярлыка (-ов), то он будет присваиваться соответствующему письму.

Ответить

@ Yaroslav.CH:
Да, он применяется. Но письмо остается в общей папке «входящие» и с ярлыком. Существующие ярлыки по умолчанию отображаются с лева в меню, под основными «папками»(входящие, отправленные и т.д.) Так вот, письма можно выделить и потянуть на соответствующий ярлык, и тогда они туда «перемещаются» и пропадают из общего списка «входящие». Как сделать так, чтобы письма к которым применялся ярлык, убрались из общей папки входящие и были доступны в «папке» с соответствующим ярлыком автоматически?

Ответить

@ Арс: из тех способов, что приходят в голову сразу — это в том же фильтре, который назначает письму ярлык — поставить птичку возле пункта «Пропустить входящие (архивировать)». Тогда письмо сразу будет отмечаться ярлыком и не попадая в папку «Входящие» — уходить в соответствующую папку/ярлык. А его наличие и «непрочитанность» будут видны по счетчику писем в строке ярлыка. Тогда общая схема работы будет аналогична любому почтовому клиенту — письмо приходит только в свою «папку», где его и нужно будет читать. Как я понимаю, тебе нужна именно эта схема.

Ответить

@ Yaroslav.CH:
Ура, оно! спасибо.

Ответить

@ Арс: не за что — рад, что помог 🙂

Ответить

Из всего перечня рекомендаций использую только фильтры. В гугле эта фича наиболее продвинутая. У меня в фильтрах строк 200-250 точно есть, не только по адресам входящим, но и по темам, и стоп-словам.

Ответить

Сам пользуюсь Gmail все устраивает с шаблонами не запариваюсь мне это и не нужно. за инфу спс может пригодиться

Ответить

Михаил :
Очень прикольная тема про шаблоны в письмах)) мне понравилась)

Ответить

Если бы Gmail стал платным — я бы с радостью платил за этот чудесный почтовый сервис…
Помимо примеров с автоответчиками и шаблонами писем, есть такая классная функция, как связывание почтовых аккаунтов!

Ответить

CelNet :

Я уже давно пользуюсь фильтрами — очень полезная штука, а вот шаблоны до этого не юзал. Теперь буду, спасибо!

Ответить

тинь-динь-белл :

У Гугла всегда привлекательный дизайн и вкусные примочки были… Чисто по привычке на яндексе сижу, но ради этого стоит на гугл перейти, спасибо)

Ответить

Спасибо за статью! Недавно начал использовать шаблоны писем, и у понравилось!

Ответить

о спасибо! Чудесный пост! Мне как раз автоответчик нужен на почту.

Ответить

Константин :

А мне эти шаблоны для писем не очень понравились. Объясню почему:
Мой цель: хочу с помощью шаблонов быстро создавать сообщение для отправки коммерческих предложений с вложенным файлом.
В шаблоне НЕ сохраняется следующая нужная инфа:
1. email-адрес, с которого нужно отправлять письмо, не сохраняется (у меня несколько мыльных адресов прикреплено к почте на Gmail)
2. тема письма тоже не сохраняется
3. вложенный файл не сохраняется, приходится прикладывать опять же вручную
Из шаблона вставляется только ТЕКСТ ПИСЬМА. А толку от этого маловато. Тем более, что при вставке даже текста из сохраненного шаблона придется еще ДОПОЛНИТЕЛЬНО его редактировать, т.к. сначала вставляется текст из шаблона, а потом гугл прикрепляет соответствующую подпись! Получается мой шаблонный текст + левая подпись от другого моего мыла. Присоединяется подпись с другого email’а, а не с того, с которого я хочу отправить письмо. В итоге количество операций не уменьшается, а УВЕЛИЧИВАЕТСЯ (нужно убирать левую подпись). Вот такие вот шаблоны в гугле 🙂

Ответить

@ Константин: все же рассчитывать, что веб-интерфейс сможет полностью (от А до Я) заменить все функции почтового клиента — не стоит 🙂 Во-первых, в этом нет особой необходимости, а во-вторых — что же тогда будут кушать разработчики Outlook, TheBat! и иже с ними? 🙂 Ваша задача достаточно специфична, в данном случае меня интересовал как раз вариант готового текста с разными получателями и без вложений. Возможно, со временем, Google добавит расширенный функционал, который позволит решать все задачи с шаблонами.

Ответить

Ковров A. :

Gmail использую давно. Очень обрадовался, когда появилась возможность делать разные подписи на прикрепленные к аку почтовые адреса а также редактор подписей с расширенными функциями.

Ответить

@Арс: чтобы письмам автоматически присваивался ярлык, нужно создать фильтр. в завершающем этапе создания фильтра предоставляется возможность присвоить ярлык отфильтрованным письмам. У меня тоже настроено таким образом автоматическое присвоение ярлыков. На своем блоге в видеоуроке «как навести порядок в почтовом ящике» я показывал как это делается.

Ответить

@Ирина: Я то же не знала, воще супер. Спасибо за инструкции

Ответить

Роман Залманович :
@Константин:
Для тем можно использовать ссылки типа: kaka@primer.ru?subject=КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Ответить

Алексей :

Я бы использовал функции почты для своих курсов. Человек прошел часть курса и ему необходимо написать отчет, который отсылается на определенный адрес и имеет определенную структуру. Таким образом он будет получать следующие уроки и задания.

Ответить

Alexandra :

Добрый день/вечер. У меня вопрос: можно ли применить каким-то образом данную схему для автоответчика для писем с конкретной темой, но при этом адресаты для ответа неизвестны изначально. Т.е. мне с сайта приходит заказ, у всех этих писем одна и та же тема, но адресаты, естественно, разные. Поставила просто доменное имя, но все равно автоответчик не работает. Я что-то не то делаю, или просто очень многого хочу? 🙂

Ответить

@Alexandra: в принципе, можно попробовать на шаге «2. Настраиваем фильтр в Gmail» не вписывать адрес в поле «От кого» вообще, а настроить только тему письма.

Ответить

Александра :

@Yaroslav.CH: Да, такой вариант работает, однако нашла другую проблему: автоответчик работает, если тема письма состоит из одного слова, например, «Заказ». А вот если тема приходит в виде: «Заказ с сайта хттп://бла-бла-бла», то уже не работает. И в кавычки брала, результата нет. Видимо, придется отказаться от идеи с автоответчиком.
В любом случае спасибо за статью, буду применять в других случаях.

Ответить

Вальтер :
Все это замечательно… Но почему в шаблоне не сохраняются ни тема ни вложения?

Ответить

@Вальтер: вложения в письме изначально и не сохранялись, но можно обойти этот момент, разместив файл на Google Drive (Google Диск), расшарив его и, при создании шаблона, вставить на него ссылку. Она сохранится.

Ответить

Добрый день! В шаблоне письма можно сохранить прикрепленный файл? Пробую, не получается

Ответить

Вот бы еще все это заливать с помощью какого нибудь CSV или TXT на крайняк. Вручну как то сложно. Пытался реализовать через почтовые программы но там тоже все через одно место реализовано, толи до сих пор не нашел хорошего решения под себя.

Ответить

Добавить комментарий

Популярные записи

• 20+ правил .htaccess, которые должен знать каждый разработчик
  (просмотров: 205 291)
• Как перейти в WordPress на HTTPS. Пошаговая инструкция
  (просмотров: 133 803)
• 16 основных требований к дизайн-макету сайта
  (просмотров: 132 949)
• 15 расширений Google Chrome для разработчика
  (просмотров: 130 612)
• Почему я покупаю технику только в крупных магазинах
  (просмотров: 118 776)
• 24 совета — как уберечься от взлома сайта на WordPress
  (просмотров: 44 053)
• Rozetka.ua: какой не должна быть доставка в Интернет-магазине
  (просмотров: 26 144)
• Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail
  (просмотров: 22 048)
• Обзор китайских интернет-магазинов
  (просмотров: 21 299)
• Настраиваем административную панель WordPress под заказчика
  (просмотров: 19 011)

Вебмастеру и оптимизатору

Профессиональный стабильный хостинг с массой возможностей

Скромные цены, своя панель управления с массой функций, оперативная техподдержка, предустановленные CMS, 5 дней на бесплатный тест.

Проверка позиций сайта и другие SEO-сервисы

Проверка позиций в Google и Yandex по адекватным ценам, а также – SEO аудит сайта, анализ беклинов, анализ конкуренции в SEO / PPC и пр.

Покупка комментариев, репостов, лайков

Осмысленные «живые» комментарии всего от 2.5 рублей за штуку, «живые» репосты и лайки в соцсетях, проверка перед оплатой, выбор авторов по рейтингу.

Продвижение статьями на качественных площадках

Жесткая модерация, единоразовая оплата, страховка от неиндексации и пропажи.

Продвижение вечными ссылками на качественных площадках

Преимущества: жесткая модерация, единоразовая оплата, страховка от неиндексации и пропажи.

Самая популярная в Рунете и Уанете биржа временных и вечных ссылок

Огромное количество площадок на любой вкус и кошелек, автоматизация процесса закупки-продажи, модерация площадок.

Автоматизированное продвижение сайтов вечными, временными и статейными ссылками

Дочерний проект биржи Sape — быстрый выкуп ссылок биржей, трастовые площадки, скромные цены, контроль продвижения.

Друзья блога

• Kotomania.com.ua
• SaveUP.com.ua

2009 – 2024 © Yaroslav.CH

Копирование полных версий статей запрещено. Копирование анонсов, добавление их в социальные сети, информационные сайты или личные блоги — приветствуется только в случае наличия активной гиперссылки на полный текст статьи.

Как создавать шаблоны писем в Gmail, используя готовые ответы

Это снова случилось. Вы открыли свой почтовый ящик, а там сообщение с вопросом, на который вы уже отвечали тысячу раз.

Если вы устали отвечать на один тот же вопрос снова и снова, тогда вам помогут «Готовые ответы» от Gmail.

Используйте Шаблоны ответов в Gmail, чтобы создать шаблоны писем, которые вы сможете использовать повторно с небольшими изменениями.

Конечно не каждое письмо, которое вы отправляете, должно стать шаблоном ответного письма. Некоторые письма требует конкретного ответа. Для тех других, вы удивитесь, как много времени вы могли бы сэкономить, начав использовать шаблоны писем Gmail.

Вы даже можете использовать фильтры, для автоматизации шаблонных ответов так, чтобы они всегда отправлялись в ответ на определённые письма.

Вот несколько сценариев, когда вы можете использовать шаблонные ответы Gmail:

• Служба поддержки — если вы работаете в поддержке клиентов, используйте шаблоны ответы для вопросов, которые создаются очень часто.
• Запросы на не предлагаемые продукт или услугу — как владелец малого бизнеса, вы иногда получаете запросы за пределами своего ассортимента. Отправьте Шаблонный ответ, объяснив, что вы предлагаете.
• Последнее уведомление — создайте шаблон письма для работы с последним уведомлением об оплате или доставке.
• Доступность — если кто-то хочет запланировать встречу или заскочить по пути, используйте шаблоны ответ для разъяснения рабочего времени.
• На той же ноте — последование это важная часть построения отношений. Используйте шаблон как модель для таких типов писем.

Вы возможно продумали и другие сценарии, в которых вам может пригодятся шаблоны писем. Изучение того, как создать и использовать шаблоны писем с функцией Шаблоны ответов от Gmail, поможет стать вам более продуктивным. Этот урок научит вас как использовать эту полезную функцию — от настройки до работы с шаблонами писем.

Как создать шаблон ответа в Gmail

Теперь, когда вы поговорили о том, когда использовать шаблоны писем, настало время объяснить как создать ваш собственный шаблон Gmail, используя «Шаблоны ответов».

Посмотрите короткий видеоролик для изучения основ по созданию шаблонного ответа в Gmail:

Или проследуйте этим детальным шагам, описанными ниже и вы получите больше информации на тему: как создать и использовать шаблоны писем в Gmail.

Шаг 1. Где находится Лаборатория Gmail и как включить «Шаблоны ответов»

«Шаблоны ответов» это функция доступна в Лаборатории Gmail, поэтому чтобы её использовать, вам надо зайти в Лабораторию Gmail

1. Доступ к Лаборатории Gmail

Для доступа к Лаборатории Gmail, начните с главного окна папки «входящие». Нажмите значок Настройки (шестирёнка) в правом верхнем углу. Из выпадающего меню, выберите вариант Настройки.

Отобразится страница Настроек. Нажмите Лаборатория сверху в выборе доступных вариантов в Gmail. Прокрутите вниз, пока не увидите Лабораторию Gmail Шаблоны Ответов.

2. Включите «Шаблоны ответов» от Gmail

По умолчанию Шаблоны ответов отключены. Нажмите переключатель Включить с правой стороны, чтобы включить эту функцию.

Прокрутите вниз страницы и нажмите кнопку Сохранить изменения. Теперь «Шаблоны ответов» включены, страница перезагрузилась и вы видите свои входящие.

Шаг 2. Как создать шаблон в Gmail

Теперь, когда шаблон ответов включены, вы можете начать создавать ваши шаблоны писем. Для начала, нажмите кнопку Написать сверху слева. Отобразится форма Новое сообщение:

Наберите сообщение, из которого вы хотите сделать шаблон. Уделите внимание тому, что вы напишите в поле Тема, так как это будет заголовком вашего «Шаблонного ответа». Заполнять поле Получатели не обязательно.

Для добавления стандартной подписи в ваш шаблонный ответ, используйте изображение или напишите желаемую подпись.

Как только закончите ваше сообщение, нажмите стрелку в нижней части формы Новое сообщение. Появится выпадающее меню:

Теперь нажмите Шаблоны ответов > Создать готовый ответ. Вас попросят дать название готового ответа (по умолчанию используется тема):

Если вы хотите изменить название вашего заготовленного ответа, сделайте это сейчас. Убедитесь на будущее, что название достаточно описывает то, что несет в себе шаблон.

Нажмите кнопку ОК, если вас устраивает название нового шаблона. Вам не нужно отправлять сообщение, чтобы создать готовый ответ.

Отметьте: Шаблоны ответов сохраняются с меткой Черновик. Если вы случайно удалите готовый ответ из Черновиков, он больше не будет работать, даже если он всё ещё будет отображаться в меню Готовых ответов.

Шаг 3. Как использовать Шаблоны Gmail для ответа

Теперь, когда вы создали шаблон Gmail, вы готовы его использовать. Вы можете использовать Готовые ответы для новых сообщений или для ответа на полученные сообщения. Вы также можете создать фильтр для автоматической отправки шаблона, в ответ на полученное сообщение.

В этом шаге, я объясню оба варианта.

1. Использование шаблона вручную

Для использования шаблонного ответа, либо начните новое сообщение или нажмите иконку Ответить, для ответа на входящее сообщение.

Когда откроете форму Новое сообщение или Ответить, нажмите стрелку в нижнем левом углу (рядом со значком урны), чтобы увидеть «Готовые ответы».

Кликните по тому готовому ответу под заголовком Вставить, который вы хотите вставить в сообщение.

Как только вы нажмете на предпочитаемый готовый ответ, шаблон ответа будет скопирован в ваше письмо.

Если есть необходимость персонализировать шаблон письма, сделайте это сейчас. Если Готовый ответ содержит подпись, удалите любую другую автоматическую подпись, которую вы используете или у вашего сообщения будет две подписи.

Нажмите кнопку Отправить слева внизу формы, чтобы отправить ваше сообщение.

2. Используйте фильтр для автоматической отправки готовых ответов

Также вы можете создать фильтр Gmail, для автоматической отправки готовых ответов.

Откройте страницу Настроек. Нажмите Фильтры и заблокированные адреса.

Нажмите ссылку Создать новый фильтр. Отобразится окошко Подробный поиск Gmail.

Укажите параметры для тех писем, на которые вы хотите отправлять готовый ответ. Вы можете создавать фильтры на основе любых комбинаций из:

• адрес От
• строка Тема
• слова в письме
• наличие в письме прикрепленных файлов
• если это сообщение чата
• размер письма

Укажите информацию в соответствующие поля.

После указания ваших параметров, нажмите ссылку Создать фильтр в соответствии с этим запросом. Появится окошко Создать фильтр:

Так как у нас включены шаблоны ответов, в окне Создать фильтр есть опция Отправить готовый ответ.

Отметьте эту опцию и используйте стрелки вверх и вниз, для выбора готового ответа для этого фильтра.

Нажмите кнопку Создать фильтр. Увидите сообщение «Фильтр создан».

На полученные сообщения, которые соответствуют параметрам фильтра, будет отправлен выбранный готовый ответ.

Для получения большей информации о том, как можно использовать фильтры Gmail, посмотрите следующие уроки:

Как отфильтровать или заблокировать нежелательные письма (СПАМ) в Gmail

Вы когда-нибудь интересовались как заблокировать кого-то в Gmail — отфильтровать странные сообщения или остановить спам? В этом уроке показано как отфильтровать и заблокировать нежелательные…

Лора Спенсер 28 нояб 2016

Шаг 4. Как изменить или удалить шаблон письма в Gmail

Иногда вы больше не нуждаетесь в готовом ответе. Возможно ответ нужно полностью переписать или случай, когда требовался готовый ответ уже не актуален. Например, возможно вы отвечали за поддержку клиентов, но вас повысили и вы больше не имеете дело с клиентами. Вы можете изменить или удалить шаблоны писем в Gmail, вот так:

1. Изменить готовый ответ

Для удаления шаблон готового ответа, откройте форму Новое сообщение или Ответить. Нажмите стрелку вниз в левом правом углу, чтобы открыть меню Шаблоны ответов.

Нажмите шаблоны ответов. Затем нажмите на название готового ответа под заголовком Вставить. Сообщение заполнится выбранным готовым ответом.

Сделайте необходимые изменения в сообщении. когда закончите изменять сообщение, нажмите на стрелку вниз в правой стороне экрана. Выберите вариант Шаблоны ответов. Затем кликните по названию готового ответа под заголовком Сохранить. Появится диалог подтверждения.

Нажмите кнопку OK чтобы сохранить измененную версию вашего шаблонного ответ.

Примечание: при изменении шаблонного ответа, убедитесь что вы удалили оригинальный шаблонный ответ из Черновиков. Если вы случайно сохраните два готовых ответа с одним названием, они могут перестать работать.

2. Удаление шаблона ответа

Вы можете удалить шаблон ответа, который вам больше не нужен в выпадающем меню. Начните с формы Новое сообщение.

Нажмите стрелку вниз, справа внизу формы Новое сообщение. Выберите вариант Шаблоны ответов. Появится меню с готовыми ответами:

Кликните по названию готового ответа, который вы хотите удалить. У вас попросят подтверждения:

Для удаления готового ответа, нажмите кнопку OK.

Примечание: когда сообщения удаляются из инструмента Шаблоны ответов и не могут быть больше использованы, тексты остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Шаг 5. Как подключить шаблоны ответов

Если вы решили, что больше не хотите использовать шаблоны ответов в Gmail, вы можете отключить функцию «Шаблоны ответов».

Чтобы подключить шаблоны ответов, пройдите в Лабораторию Gmail через Настройки. Прокрутите до функции Шаблоны ответов. (Она будет в разделе Включенные экспериментальные функции в верхней части страницы.)

Нажмите переключатель Выключить. Затем нажмите кнопку Сохранить изменения внизу страницы. Теперь функция Шаблоны ответов больше не доступна.

Примечание: сообщения Шаблонных ответов, которые вы создали ранее остаются в ваших Черновиках до тех пор, пока вы их не удалите.

Вывод

Перестаньте писать повторяющиеся сообщение писем. Используйте шаблоны писем в Gmail, который вы создаете один раз и используете их при необходимости когда угодно, с экспериментальной функцией «Шаблоны ответов» Gmail. Вы сэкономите время и станете более продуктивным. Функцию «шаблоны ответов» очень просто использовать, когда вы знаете как.

5 лайфхаков для продуктивной работы с Gmail

Отправка писем кандидатам, коллегам и подрядчикам — часть ежедневной рутины рекрутера. Чтобы рутина не отнимала много времени, нужно использовать все возможности почтового клиента.

Рассказываем о скрытых возможностях Gmail.

Готовьте черновики электронных писем в Google Doc

Чтобы обсудить текст электронного письма с коллегами и совместно его отредактировать, создайте черновик прямо в Google Doc:

1. Создайте новый документ.
2. Введите @.
3. Выберите команду Элементы → Черновик электронного письма.

1. В документе появятся поля для заполнения:

Чтобы поделиться доступом к документу, нажмите на кнопку в правом верхнем углу.

Когда вы закончите редактировать письмо, кликните на синюю иконку слева от поля, чтобы перенести письмо в папку «Черновики» в Gmail.

Настройте фильтры

С помощью тонких настроек вы можете найти нужные вам письма. Можно отсортировать письма по отправителю и получателю, теме, ключевым словам, размеру вложений, дате отправки или получения.

Нажмите на иконку в правой части поисковой строки и настройте сортировку:

Создайте шаблоны писем

Шаблоны помогают экономить время на отправке однотипных писем — например, отказов кандидатам или рассылок коллегам.

Для начала нужно включить эту опцию в Gmail: Настройки → Все настройки → Расширенные → Шаблоны → Включить.

Теперь нужно создать первый шаблон:

1. Создайте новое письмо.
2. Напишите текст, который хотите сохранить в качестве шаблона.
3. Нажмите на три точки в правом нижнем углу.
4. Выберите Шаблоны → Сохранить черновик как шаблон → Сохранить как новый шаблон.
5. Название шаблона должно быть таким, каким будет тема письма: оно автоматически подтянется в поле «Тема», когда вы обратитесь к сохраненному шаблону.

1. Чтобы вставить шаблон, нажмите три точки в правом нижнем углу и выберите Шаблоны → Вставить шаблон → (Название нужного шаблона).

Останавливайте отправку писем

Вы можете отменить отправку письма, которое ушло по ошибке и оказалось незаконченным или написанным с опечаткой.

Выберите период от 5 до 30 секунд, в течение которого отправку можно остановить: Настройки → Все настройки → Общие → Отмена отправки → Промежуток времени для отмены отправки.

Настройте отложенную отправку писем

Если вы пишете письмо среди ночи, но хотите, чтобы адресат получил его в начале рабочего дня, запланируйте отправку на нужную вам дату и время.

1. Напишите письмо.
2. На кнопке «Отправить» откройте выпадающий список, чтобы выбрать другие параметры отправки.

1. Нажмите «Запланировать отправку» и выберите подходящее время.

Как создать шаблон письма в конструкторе

Рассмотрим, как вы сможете создать профессиональный шаблон в блочном конструкторе самостоятельно.

Основные преимущества блочного редактора:

• нужный блок или элемент макета легко добавить в шаблон письма, просто перетащив его с помощью мыши;
• легко редактировать каждый элемент, изменяя цвет, стиль, размер и другие параметры;
• вам не нужно обладать специальными знаниями, уметь работать с HTML-кодом и т.п. чтобы создать эффективное письмо.

Содержание

Перейдите в меню Шаблоны и нажмите Добавить шаблон.

Дальше выберите нужную структуру шаблона.

В примере мы остановимся на шаблоне со структурой Новости.

Перед вами Конструктор шаблонов.

На панели слева доступны элементы, которые вы можете добавлять в письмо.

По центру — изначальный шаблон, который вы и будете править, добавляя и редактируя элементы.

На панели справа находятся варианты редактирования выбранного элемента.

Дизайн всего письма настраивается в разделе «Тело письма» — тут вы можете задать ширину контента, фон письма, фоновую картинку, фон контейнера, цвет текста и ссылок, шрифт и размер шрифта, высоту строки, а также контур.

Рекомендуем для каждого элемента шаблона (картинка, текст, видео и так далее) создать отдельный блок структуры.

Блок с элементом Текст

Добавление текстового блока

Выберите слева элемент Текст и перетащите его в шаблон.

В центре вы увидите визуальное отображение текста в блоке и параметры для оформления текста справа.

Все правки производятся в редакторе. В шаблоне вы можете в режиме реального времени видеть, как меняется текст после правок. Доступные параметры для редактирования текста: цвет текста, шрифт, высота строки, цвет фона, фоновая картинка, внутренний отступ, высота блока, контур и возможность скрыть блок на мобильном.

Обратите внимание: если вы хотите добавить текст в редактор копипастом (скопировать-вставить), то рекомендуем копировать текст из простого текстового файла (.txt). В противном случае в редактор могут подтянуться стили из вашего Word файла, что может нарушить макет. Скопируйте текст из файла Word, вставьте текст в файл .txt и снова скопируйте текст уже из текстового файла перед тем, как вставить его в редактор шаблона.

При работе с текстом вы можете выбрать стиль параграфа, шрифт, его размер, полужирный текст, курсив, выделить другим цветом отдельное слово, добавить список, отступ.

Отдельные параметры есть и для редактирования блока: цвет фона и отступ от краев (равноценный отступ текста от краев блока: сверху, снизу, слева и справа).

Нажмите по стрелочке справа от выбора переменных, чтобы открыть выпадающее меню, где спрятаны некоторые опции редактирования текстового блока:

Переменные

Добавление переменных происходит внутри текстового блока – меню Переменные с выпадающим списком предустановленных переменных.

Если вы хотите использовать переменные, которые доступны для конкретной адресной книги, то сначала создайте новую рассылку в меню Мои рассылки > Создать email кампанию.

Структура с элементом Прехедер

Прехедер – это текст, который виден подписчикам в почтовом клиенте сразу после темы.

Чтобы добавить этот элемент, перейдите в раздел Добавить новый раздел > вкладка Примеры, выберите Предзаголовок. Перетащите его в шаблон и разместите над всеми элементами сверху.

По умолчанию блок Прехедер состоит из двух элементов в двух колонках: непосредственно прехедер и веб-версия письма.

Чтобы начать редактировать элемент, нажмите по нему левой кнопкой мыши.

Структура с элементом Футер

Футер – это то, чем заканчивается письмо: блок с контактами компании (адрес, телефон, сайт) и другой полезной для подписчиков информацией.

Чтобы добавить этот элемент, перейдите в раздел Добавить новый раздел > вкладка Примеры и выберите Футер.

Вы можете выбрать внешний вид футера: будет ли он сплошным или разделенный на две колонки.

Как и в любом другом блоке, в футере вы можете изменить текст, добавить данные своей компании и задать фоновый цвет блока в целом.

В переменную > в футере подставляется название компании отправителя. Чтобы отредактировать это значение, перейдите в раздел Настройки учетной записи > вкладка Информация о компании и измените информацию в поле Компания.

Блок с элементом Ссылка отписки

По умолчанию ссылка отписки добавляется в каждое письмо автоматически, но вы можете использовать свою ссылку.

Чтобы добавить этот элемент, кликните по текстовому элементу и откройте вкладку Переменные. Выберите Нажмите здесь, чтобы покинуть список рассылки в выпадающем меню.

Вставить ссылку отписки вы можете в любой блок письма.

Подробнее о кастомизации отписки вы можете узнать из статьи Как настроить страницу отписки.

Если вы не создавали ссылку отписки, тогда в шаблон добавится стандартная ссылка отписки Отказаться от рассылки. В этом блоке вы можете изменить цвет (блока и текста), шрифт (стиль, размер и начертание), положение текста (выравнивание: слева, справа, по центру), отступ текста от краев блока, высоту строки, контур, а также скрыть блок на мобильном.

Блок с элементом Картинка

Добавление картинки

В левом меню выберите блок Картинка и перетащите его с помощью мыши в шаблон письма.

Изображение вы можете добавить двумя способами: загрузить с компьютера или выбрать из картинок, которые вы ранее загружали в email сервис.

Изображения, ранее загруженные в email сервис, хранятся в Менеджере изображений, который находится в меню Рассылки > Шаблоны.

После загрузки (или выбора в галерее) изображение появится в шаблоне.

Редактирование картинки

Вы можете изменить параметры каждого изображения в правой панели редактирования блока.

Бывают случаи, когда почтовый клиент не отображает картинки в вашем письме. Тогда на месте изображения и будет показана указанная вами подпись картинки (альтернативный текст).

Если подписи к картинке нет, отобразится название файла — непонятное для получателя и подозрительное для спам-фильтров.

Поэтому мы рекомендуем для каждой картинки указывать понятную подпись.

Каждое изображение, добавленное в шаблон письма, изначально имеет размер 100%.

Вы можете уменьшать его, изменять размер от 100% до 10%. Однако имейте в виду, что в мобильной версии все изображения отображаются 100% размера.

Учитывайте, что изменение ширины картинки тянет за собой связанное изменение высоты, поэтому лучше менять размеры изображения ДО того, как вставлять его в редактор шаблона.

Под выравниванием подразумевается расположение картинки относительно краев блока, в котором она находится.

Картинку вы можете выровнять по левому краю, правому краю и центру.

Используйте эту опцию, чтобы добавить в картинку гиперссылку.

Также вы можете вместо гиперссылки указать контактный номер телефона или email адрес.

Если прикрепить номер телефона, то, кликнув по этому изображению в полученном письме, запустится телефонное приложение, установленное в системе получателя по умолчанию, и пойдет вызов на указанный номер.

Если выбрать вставку Email, то появится окно для автозаполнения темы письма.

Когда получатель кликнет по такому изображению, запустится его почтовое приложение и откроется окно с новым письмом с уже заполненными полями адреса получателя и с темой, указанными вами в конструкторе шаблона.

Нужно указывать полную ссылку на страницу, начиная с http://.

Блок с элементом Кнопка

Выберите элемент Кнопка в левой панели конструктора и перетащите его в шаблон.

Укажите ссылку на страницу, куда должна вести кнопка, и текст, который получатель будет видеть на кнопке.

Вы можете выбрать стиль кнопки, изменить ее ширину, высоту, цвет, выравнивание относительно краев блока, степень скругления углов кнопки, расположение текста на ней.

Яркий призыв к действию, оформленный в красивом стиле — дополнительный шанс, что получатель заметит кнопку и захочет её нажать и перейти на ваш сайт.

Поэтому обращайте внимание и на параметры текста.

Кроме того, как и с картинкой, клик получателя по кнопке может запускать вызов по указанному вами номеру телефона или отправку письма. Также вы можете указать тему такого письма для ее автозаполнения в почтовом приложении получателя.

Редактирование параметров блока заключается в выборе фонового цвета и указания отступа внутренних элементов от края блока.

Блок с элементом Разделитель

Этот элемент вы можете использовать в случае, когда нужно визуально отделить в шаблоне два блока друг от друга.

Разделить блоки вы можете отступом или линией.

Если выбрать отступ, то ему вы можете задать цвет, и тогда блоки с элементами будут разделены цветным блоком.

Вы можете также использовать разделитель-линию, стиль которой вы можете выбрать из выпадающего списка.

Блок с элементом Видео

Чтобы добавить видео, перетащите соответствующий блок в шаблон.

Укажите YouTube ссылку на ролик в формате https://youtu.be/GcaZtTDT65w.

В шаблоне автоматически отобразится скриншот превью, при клике на который пользователь попадает на страницу просмотра видео.

Вы можете менять расположение и размер предпросмотра, устанавливать фон, отступы внутри блока.

Блок с элементом Соцсети

Перетащите соответствующий блок в нужную часть шаблона и приступайте к его редактированию.

Вы можете выбрать внешний вид иконок, добавить или удалить иконки, задать ссылки и так далее.

Вы можете выбрать, как будут отображаться кнопки соцсетей: в виде иконки, иконки и текста или просто текста.

При добавлении ссылки выберите ее тип:

• Ссылка на профиль — укажите адрес страницы или ID профиля, на которые сможет подписаться получатель письма после перехода по ссылке.
• Поделиться письмом — кликнув по ссылке получатель распространит веб-версию письма.
• Поделиться ссылкой — требует указания url страницы, которую получатель письма распространит в своей ленте новостей после клика.

Блок с элементом Оплата

Элемент Оплата используют, чтобы принимать платежи в письме.

Выберите этот элемент в левой панели конструктора и нажмите по нему. В правой панели введите название товара, выберите платежную систему, минимальную или конкретную цену и введите суму.

Выберите, в какую воронку CRM будут автоматически передаваться данные и на какой этап воронки добавлять сделку, в зависимости от статуса платежа.

Настройте внешний вид кнопки.

Скрыть на мобильном

Вы также можете скрывать отдельные блоки для мобильных устройств.

Для этого выберите нужный блок и справа в настройках блока активируйте Скрыть блок на мобильном.

Опция работает не во всех почтовых сервисах. К примеру, она работает для gmail.com.