Чем занимается экономист в excel

7 функций Excel для экономиста: простые примеры для сложных задач

Вычислительные функции — это сердцевина Excel и то, что, по-сути, отличает программу от обычного калькулятора. Функций в программе довольно много — более 400. Часть из них дублируется, но тем не менее, возможности для экономических расчетов в программе огромные.
С помощью формул можно безошибочно рассчитать себестоимость товара, подготовить аналитические отчеты, свести планы. Решить как простые экономические задачи учета, так и составить полный баланс предприятия. Подборку инструментов Excel для бухгалтера мы уже делали. Настал черед рассмотреть основные функции Excel для экономиста, которые упростят работу с данными и большими таблицами.

Что такое функции Excel и где они находятся

Функции в Excel — это команды, которые помогают в считанные минуты откорректировать данные в ячейках, рассчитать значения по определенным критериям, изъять нужную информацию из огромного массива. Функции часто используют в формулах, чтобы их упростить и сделать более гибкими.

Как мы уже говорили, в программе функций много — около 10 категорий: есть математические, логические, текстовые. И специальные функции — финансовые, статистические и пр. Все функции лежат во вкладке «Формулы». Перейдя в нее, нужно нажать на кнопку «Вставить функцию» на панели инструментов, после чего запустится «Мастер функций».

Останется выбрать в «Категориях» нужную функцию для вычислений и заполнить данные по структуре в выпадающем окошке.

Если вы знаете, какая функция вам нужна, просто введите ее в строке формул, начиная со знака «=». Как только ввели, нажмите «Enter» для вычисления.

Запоминать, что делает каждая функция не нужно. В Excel есть удобные подсказки, зачем нужна та или иная формула, и как ее использовать.

Ниже рассмотрим основные и часто используемые формулы в Excel для экономистов: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, ВПР, СУММПРОИЗВ, СЧЁТ, СРЗНАЧ и МАКС/МИН.

Функция ЕСЛИ для сравнения данных

Самая популярная логическая функция, которая полезна экономистам, бухгалтерам. С ее помощью можно сравнить числовые и текстовые значения по определенным критериям. Например, рассчитать амортизацию, скидки, наценку или убрать ошибки из расчетов. Иногда используется встроенная функция ЕСЛИ в статистических, текстовых и математических формулах, что наделяет их способностью «принимать решения».

Функция ЕСЛИ помогает точно сравнить значения и получить результат, в зависимости от того, истинно сравнение или нет.

Так выглядит формула:
=ЕСЛИ(лог_выражение;[значение_если_истина];[значение_если_ложь])

• Лог_выражение — это то, что нужно проверить или сравнить (числовые или текстовые данные в ячейках)
• Значение_если_истина — это то, что появится в ячейке, если сравнение будет верным.
• Значение_если_ложь — то, что появится в ячейке при неверном сравнении.

Например, магазин торгует аксессуарами для мужчин и женщин. В текущем месяце на все женские товары скидка 20%. Отсортировать акционные позиции можно с помощью функции ЕСЛИ для текстовых значений.

Пропишем формулу в столбце «Скидка» так:
=ЕСЛИ(B2=»женский»;20%;0)
И применим ко всем строкам. В ячейках, где равенство выполняется, увидим товары по скидке.

Так применяется функция ЕСЛИ для текстовых значений с одним условием

Функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН

Еще одна полезная функция СУММЕСЛИ, которая позволяет просуммировать несколько числовых данных по определенному критерию. Состоит формула из 2-х частей:

• СУММ — математическая функция сложения числовых значений. Записывается как =СУММ(ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).
• и функция ЕСЛИ, которую рассмотрели выше.

Например, вам нужно просчитать общую сумму начисленной заработной платы менеджерам, а в отчете указаны данные по всем сотрудникам предприятия.

В формуле нужно прописать такие аргументы:

• Выделить диапазон всех должностей сотрудников — в нашем случае B2:B10.
• Прописываем критерий выбора через точку с запятой — “менеджер”.
• Диапазон суммирования — это заработные платы. Указываем C2:C10.

И получаем в один клик общую сумму заработной платы менеджеров:

С помощью СУММЕСЛИ можно просуммировать ячейки, которые соответствуют определенному критерию

Важно! Функция СУММЕСЛИ чувствительна к правильности и точности написания критериев. Малейшая опечатка может дать неправильный результат. Это также касается названий ячеек. Формула выдаст ошибку, если написать диапазон ячеек кириллицей, а не латиницей.

Более сложный вариант этой формулы — функция СУММЕСЛИМН. По-сути, это выборочное суммирование данных, отобранных по нескольким критериям. В отличие от СУММЕСЛИ, можно использовать до 127 критериев отбора данных. Например, с помощью этой формулы легко рассчитать суммарную прибыль от поставок разных товаров сразу в несколько стран.

В функции СУММЕСЛИМН можно работать с подстановочными символами, использовать операторы для вычислений типа «больше», «меньше» и «равно». Для удобства работы с функцией лучше применять абсолютные ссылки в Excel — они не меняются при копировании и позволяют автоматически пересчитать формулу, если данные в ячейке изменились.

Функции ВПР и ГПР — поиск данных в большом диапазоне

Экономистам часто приходится обрабатывать огромные таблицы, чтобы получить необходимые данные для анализа. Или сводить две таблицы в одну, что тоже не редкость. Функция ВПР или, как ее еще называют, вертикальный просмотр (англ. вариант VLOOKUP) позволяет быстро найти и извлечь нужные данные в столбцах. Либо перенести данные из одной таблицы в соответствующие ячейки другой.

Синтаксис самой простой функции ВПР выглядит так:
= ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; [интервальный просмотр]).

Например, вам нужно быстро извлечь наименование товара по номеру в списке. С помощью функции ВПР это сделать очень просто:

Функция ВПР позволяет быстро найти нужные данные и перенести их в выделенную ячейку.

В ячейке С1 мы указали номер товара. Потом выделили диапазон ячеек, где его искать (A1:B10) и написали номер столбца «2», в котором нужно взять данные. Нажали Enter и получили нужный товар в выделенной ячейке.

Есть менее популярная функция ГПР. Она работает также, как ВПР, но ищет данные в горизонтальных списках.

Важно! Чтобы увеличить область применения этой функции, можно задать данные с помощью подстановочных знаков.

Одна из задач этой функции — упростить подготовку исходных данных для аналитических и сводных таблиц. Как подготовить такую таблицу можете почитать бесплатно в книге Сводные таблицы в Excel.

Функция СУММПРОИЗВ в Excel

Четвертая функция нашего списка — СУММПРОИЗВ или суммирование произведений. Поможет быстро справиться с любой экономической задачей, где есть массивы. Включает в себя возможности предыдущих формул ЕСЛИ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, а также позволяет провести расчеты в 255 массивах. Ее любят бухгалтеры и часто используют при расчетах заработной платы и других расходов.

Что в данном случае может быть произведениями? Как заданные диапазоны, так и целые массивы данных. Чтобы задать количество массивов, их нужно перечислить через точку с запятой, потом перемножить, а затем просуммировать. При этом, есть одно условие — массивы должны быть одинаковые по типу и длине.

Например, у вас есть месячный отчет по продажам в магазине, из которого нужно узнать, на какую сумму продали футболок размера «М».

Для этого используем функцию СУММПРОИЗВ и указываем 2 условия. Каждое из них берем в скобки, а между ними ставим «звездочку», которая в Excel читается как союз «и».

Запишем команду так: =СУММПРОИЗВ((A5:A11=A13)*(B5:B11=B13)*C5:C11), где

• первое условие A5:A11=A13— диапазон поиска и наименование нужного товара
• второе условие B5:B11=B13 — диапазон поиска и размер
• C5:C11 — массив, из которого берется итоговая сумма

С помощью функции СУММПРОИЗВ мы узнали за пару минут, что в магазине за месяц продали футболок М-размера на 100 у.е.

Чтобы узнать продажи по другому товару и размеру, нужно просто заменить данные в ячейках A13 и B13.

Данный пример слишком прост, по сравнению с тем, с какими объемами данных приходится работать экономистам. Но зная, что умеет данная формула, уже не так страшны таблицы в миллионы строк и сотни столбцов, а нужные данные находятся за считанные минуты.

Как применить МАКС, ВПР и ПОИСКПОЗ для решения задач

Функции МИН и МАКС помогают найти наименьшее или наибольшее значение данных. Функция ПОИСКПОЗ помогает найти номер указанного элемента в выделенном диапазоне. А формула ВПР, напомним, позволяет извлечь нужные данные из столбцов в указанные ячейки.

Рассмотрим комбинацию этих функций на примере решения задачи в Excel для экономистов. Составим комбинированную формулу, чтобы найти компанию с наибольшей суммой задолженности.

Для начала составим список должников, укажем сумму их задолженности и выставим дату окончания кредитного договора.

Для решения задачи, можно применить функции последовательно:

• Найти самый крупный долг поможет функция МАКС (=МАКС(B2:B10)), где B2:B10 — столбец с данными по задолженности.

• Чтобы найти номер компании-должника в списке, нужно в таблицу добавить столбец с нумерацией. Так как функция ПОИСКПОЗ ищет данные только в крайнем левом столбце выделенного диапазона.

Составляем функцию по формуле:
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

В нашем случае это будет =ПОИСКПОЗ(14569;C2:C10;0), где искомое — максимальная сумма долга. Тип сопоставления будет “0”, потому что к столбцу с долгами мы не применяли сортировку.

• Чтобы узнать название компании-должника, применим знакомую функцию ВПР.

Выглядеть она будет так =ВПР(D14;A2:B10;2), где D4 — искомое, A2:B10 — таблица или выделенный диапазон с названиями компаний и нумерацией, а “2” — номер столбца с должниками.

Этот же результат можно было получить, собрав одну формулу из 3-х:

=ВПР (ПОИСКПОЗ (МАКС (C2:C10); C2:C10;0); A2:B10;2).

В экономических расчетах функция ВПР помогает быстро извлечь нужное значение из огромного диапазона данных. Причем значение можно найти по разным критериям отбора. Например, цену товара можно извлечь по идентификатору, налоговую ставку — по уровню дохода и пр.
Кроме вышеупомянутых функций, экономисты часто используют формулу СРЗНАЧ, например, для расчета средней заработной платы. Функцию СЧЁТ, когда нужно рассчитать количество отгрузок в разрезе клиентов или стоимости товара за определенный период. Кстати, на примере отгрузок, формула МИН/МАКС поможет отследить диапазон, в котором изменялась стоимость товара.

Существует еще сотня математических и финансовых функций в Ехсеl, с помощью которых можно решить экономические задачи разной сложности. Например, обрабатывать заказы, планировать загрузку производства, рассчитывать налоги, вести кадровый учет и управлять сбытом. Но для решения подобных задач, подсказок в Excel будет уже недостаточно. Тут необходимо глубже погружаться в программу и учиться работать с разными ее инструментами: от функций и сводных таблиц, до диаграмм и макросов.

Цветные диаграммы лучше покажут вашу работу с данными, чем сетка Excel! Освойте программу Power BI, создавайте визуальные отчеты в пару кликов после курса «ACPM: Бизнес-анализ данных в финансах»!

Чем занимается экономист в excel

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071

Из экономики в веб-разработку через… Excel

Представляем историю Бориса Лещенко – экономиста, который с помощью курсов GeekBrains активно трансформируется в айтишника. Опыт Бориса пока сложно назвать историей успеха в привычном понимании – он ещё на пути к своей цели. Но уже собрал много ценных наблюдений, которые пригодятся будущим разработчикам.

Всем привет! Я расскажу о своём пути из экономистов в веб-разработчики. Он очень непростой, но увлекательный. К слову, я всё ещё не профессиональный разработчик – как раз перехожу от прежней работы к новой специальности. Думаю, моя история пригодится коллегам – начинающим программистам.

Моя ситуация, может быть, сложнее, чем у среднестатистического новичка: у меня есть жена и ребёнок, и зарабатываю пока я один. Меняя специальность, я учитывал не только собственные желания и возможности, но и потребности семьи.

Как и почему я решил стать разработчиком?

Я начал работать экономистом лет 15 назад. Профессия мне нравилась – надо было постоянно и быстро решать административные и деловые проблемы. Первые мне давались неплохо – меньше чем через год я стал начальником планово-экономического отдела компании.

Уже тогда я сталкивался и с чисто айтишными задачами. Часто и много приходилось работать с Excel. Чтобы быстрее закрывать рутинные таски, я многое автоматизировал при помощи VBA-макросов. Действовал методом проб и ошибок, поскольку в 2006–2007 годах было не так много информации по этой теме. Я буквально по крупицам собирал знания и накапливал опыт.

Постепенно я знакомился с программированием и профильными форумами. Сначала ничего не понимал и попросил коллегу, программиста 1С, объяснить некоторые вещи. Сейчас смешно вспоминать, как спрашивал, что такое «i++». Чем лучше я разбирался в создании макросов для Excel, тем сильнее интересовался автоматизацией и программированием.

Надо сказать, что у меня тогда и мысли не возникало о смене профессии. Я постепенно поднимался по карьерной лестнице – но потом достиг стеклянного потолка. Последняя ступень, которая в принципе была доступна мне в 2012 году, – это должность финансового директора. Работа превратилась в день сурка: планы, бюджеты, совещания по одним и тем же вопросам. Задумался о том, чтобы стать программистом и делать то, что мне нравится.

А любил я автоматизировать рабочие процессы в Excel. Мог заниматься такими задачами днём и ночью, до победного. В итоге в 2008 году я принял решение менять специальность.

Первые попытки уйти в разработку

Начал я с банального – изучил на hh.ru вакансии программистов и уровень зарплат. Слегка испугался разнообразия требований и технических терминов в описаниях. С 2008-го по 2010-й (это был кризис, если помните) мне пришлось сменить несколько работ. Подумал, что кроме всего прочего профессия программиста даёт ещё и стабильность. Решил попробовать, но пока не предпринимал радикальных шагов.

Нашёл в сети «Школу программирования» (предтечу GeekBrains, как потом оказалось). Выбрал трёхнедельный курс PHP и начал учиться. К сожалению, ничем хорошим моя первая попытка не закончилась. Основных проблем было две:

1. Я пытался получить знания ради знаний, без привязки к практическому решению задач.
2. Курс не давал мне общего представления о том, где я могу использовать полученные знания и навыки.

В итоге я несколько разочаровался в программировании и решил сфокусироваться на том, чем умел заниматься и что кормило меня. Забыл о своих планах на 7 лет. Правда, всё это время помимо основной работы я занимался (и до сих пор занимаюсь) автоматизацией рутинных задач в Excel, помогая уже не только себе, но и другим. Провожу на эту тему корпоративные тренинги, сам создаю сложные макросы, которые решают целый спектр управленческих и производственных задач на предприятиях, где активно используется Excel.

Новый этап – погружение в программирование

В 2017 году ситуация повторилась. Мне надоела рутина экономиста, и я снова стал посматривать в сторону IT. Поискав прежние курсы, обнаружил уже GeekBrains.

Эта вторая попытка тоже стала неудачной, хотя начало было неплохим. Я стал проходить курс по профессии «Веб-разработчик», причём достаточно оперативно. Но учёба продолжалась ровно до тех пор, пока на работе не случился завал. Не сдал вовремя домашнее задание, одно зацепилось за другое. Неукоренившиеся знания быстро ушли из головы, а я пропустил все сроки по курсу.

И только летом 2019 года я возобновил обучение. Написал в службу поддержки, попросил восстановить на курсе. Меня записали снова на первые потоки, обнулив прогресс 2017 года. Сейчас продолжаю учиться – ничего не пропускаю и полон решимости довести начатое до конца.

Надо сказать, что знания, полученные два года назад, и сейчас помогли разобраться в подходах к разработке и построению программ. Мои собственные проекты на VBA стали лучше. Я научился создавать сложные комплексные приложения в Excel – с циклами, массивами и дополнительными функциями. Знания по веб-разработке я ещё не применял в полевых условиях – это только предстоит сделать.

А что с работой?

Я ушёл с работы по найму и стал индивидуальным предпринимателем. Летом просто не стал продлевать контракт с одной из компаний, где работал экономистом. Накопил к тому времени финансовую подушку безопасности. Кроме того, мои макросы для Excel стали совершеннее и дороже: раньше я продавал их по 5–10 тысяч рублей, сейчас беру больше. Этих доходов в общем-то хватает на жизнь, плюс я более точно планирую рабочее и учебное время.

Сейчас доход несколько ниже, чем если бы я работал по найму в своей прежней специальности. Понимаю, что заработок будет скромнее и когда я устроюсь джуном. Но в будущем, уверен, я получу своё.

Клиентам удобно работать со мной как с ИП: это позволяет не привлекать дополнительный персонал для решения рутинных задач. Аутсорс – то, чем я сейчас занимаюсь. Знания в сфере веб-разработки помогли разобраться, что такое API, JSON, как взаимодействовать с сайтами, как брать с них нужные данные, как интегрировать работу сайта и Excel, как использовать БД. Результат – грамотное построение макросов на базе Excel в моих разработках.

Планы

Сейчас главное – закончить обучение на курсах. Продолжаю учиться и в других направлениях: развиваю управленческие навыки, получаю новые знания в области VBA и Excel. Всё это позволяет оставаться в строю и совершенствоваться.

Подводя итог, скажу, что не жалею о том, что ушёл из офиса, стал ИП и начал учиться на программиста. Уверен: после обучения смогу устроиться разработчиком-джуниором и получу практический опыт. Это даст возможность продвигаться в профессии. Потом посмотрим – мне бы хотелось работать в международной компании, заниматься большими интересными проектами. Думаю, у меня получится совместить управленческий и экономический опыт с веб-разработкой и вывести своё хобби, автоматизацию бизнес-процессов, на новый уровень.

Хотите узнать больше о выпускниках профессии «Веб-разработчик» и факультета веб-разработки GeekBrains? Вот их истории:

• «Стал уверенно искать работу где-то через полгода». Из программиста-технолога на заводе – в веб-разработчики.
• Как я за 2 года прошел путь от ученика до веб-разработчика. Обучение давалось мне тяжело, но это того стоило.
• Поиск себя и быстрое погружение в веб-разработку. История Ильи Курбакова, который в 25 лет решил кардинально поменять направление в своей карьере.
• Код пульсирует в мозгу и течет по венам. История Артема Шашкова.

Что должен знать начинающий экономист об Excel?

Появление нового сотрудника в планово-экономическом отделе — всегда событие для всей финансово-экономической службы предприятия. Если же этот сотрудник — вчерашний выпускник высшего учебного заведения, то на руководителя отдела и ведущих специалистов ложится дополнительная ответственность: надо не только ввести коллегу в курс дел, но и полностью обучить его. Программа большинства учебных заведений составлена так, что выпускники обладают лишь поверхностными знаниями о бюджетировании, финансовом моделировании и бухгалтерской работе на предприятии.

Часто, пытаясь ускорить процесс обучения, руководитель отдела в сжатые сроки дает такому сотруднику слишком много информации или делегирует выполнение работы, которая новичку просто не под силу. К сожалению, такие приемы не ускоряют адаптации человека на рабочем месте: неизбежно следуют ошибки, срыв подготовки отчетов, растет стресс, который сам по себе лишь усугубляет положение дел. В связи с этим мы рекомендуем руководителям планово-экономических служб и финансовых отделов разбить программу обучения нового сотрудника, который не знаком с системой бюджетов на предприятии или имеет лишь смутное представление о счетах бухгалтерского учета, несколько этапов.

Начать стоит с рассмотрения с молодым коллегой отчета о финансовых результатах (отчета о прибылях и убытках) как наиболее простого в освоении.

Мы рекомендуем

Если производственное предприятие работает на общей системе налогообложения, то на начальном этапе лучше абстрагироваться от тонкостей расчета НДС, изменения отложенных налоговых активов и обязательств, оставить за рамками обсуждения кредитную ситуацию организации. Это даст возможность сконцентрировать внимание на выручке, себестоимости продукции, коммерческих и управленческих расходах, прочих доходах и расходах, налоге на прибыль и чистой прибыли.

Важно не только посмотреть порядок составления данного отчета в Excel (возможно, в упрощенном виде), но и показать, как «работают» счета бухгалтерского учета разделов III «Затраты на производство», IV «Готовая продукция и товары» и VIII «Финансовые результаты».

Мы рекомендуем

Бухгалтерские проводки лучше изучать в контексте документов, которые их формируют в системе «1С».

На втором этапе стоит изучить отчет о движении денежных средств в связке со счетами разделов V и VI — «Денежные средства» и «Расчеты» соответственно. Здесь можно подробно рассказать о кредитной политике предприятия и его взаимоотношениях с банками.

Следующий, третий этап — изучение оставшихся счетов бухгалтерского учета — разделов I «Внеоборотные активы» и VII «Капитал». После этого можно приступать к составлению первого упрощенного управленческого баланса.

Четвертый этап — знакомство с дополнительными отчетами предприятия, которые дают информацию для трех главных отчетных форм организации.

На пятом этапе особое внимание следует уделить основному программному инструменту в руках любого сотрудника финансово-экономической службы — табличному редактору Excel.

Обратите внимание!

На данный момент можно с уверенностью сказать, что это не просто табличный редактор, а мощнейший расчетно-аналический комплекс, возможности которого существенно расширяются с помощью макросов (подпрограммы и функции), а также интегрированных надстроек Power Query, Power Pivot, Power View, которые входят в комплект поставки расширенных бизнес-версий табличного редактора.

С какой именно возможности табличного редактора лучше всего начать его демонстрацию? Наш совет — с трансформации диапазона данных по выручке в таблицу Excel с последующим описанием ее возможностей.

П. Н. Гришенков,
независимый консультант-эксперт по табличному редактору Excel

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 6, 2016.