Как создать шаблон в 1с документооборот

Настройка 1C:Документооборота

Создать шаблон комплексного процесса в «1С:Документообороте» очень просто. Для начала нужно перейти в меню «Управление процессами» и нажать на «Шаблоны процессов».

Рис. 1 Управление процессами

В открывшемся окне будет представлен список различных процессов. Для создания комплексного процесса нужно выбрать пункт «Комплексный процесс» из списка и нажать на кнопку «Создать».

Рис.2 Создание комплексного процесса

При создании комплексного процесса система спросит о том, какой нужно использовать способ настройки маршрута: схема или таблица. Здесь нужно выбрать подходящий вам способ и нажать «Готово». Окно настройки шаблона состоит из трёх вкладок: «О шаблоне», «Настройки процесса» и «Предметы процесса».

Вкладка «О шаблоне»

Во вкладке «О шаблоне» нужно ввести название комплексного процесса, указать ответственного, т.е. автора шаблона комплексного процесса. Затем в поле «Рабочая группа шаблона» нужно добавить пользователей, которым будет доступен данный шаблон. Если никого в этом поле не указать, то шаблон комплексного процесса будет доступен всем сотрудникам.

Рис.3 Создание шаблона комплексного процесса

Вкладка «Настройки процесса»

Во вкладке «Настройки процесса» нужно в верхнюю строку ввести наименование, которое будет отображаться у пользователей, когда им будет поступать какая-либо задача по процессу. Галочка «Добавлять предметы в наименование» позволяет указать будет ли отображаться у пользователей название документа после наименования задачи по процессу. Далее нужно заполнить общее описание процесса.

Рис.4 Обработка исходящего документа

Вкладка «Предметы процесса»

В этой вкладке нужно создать предметы процесса. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить». Система предложит выбор из трёх вариантов: «Основной» (предмет, чей статус будет меняться в ходе процесса, к примеру, «Согласован», «На доработке» и т.д.), «Вспомогательный» (предмет, чей статус меняться не будет) и «Заполняемый» (предмет, при обработке которого, нужно будет заполнить дополнительные реквизиты). Для примера выберем основной предмет. Откроется окно, в котором нужно вписать имя предмета и указать тип предмета, который будет обрабатываться (например, исходящий документ).

Рис.4 Добавление файла

После этого нужно снова вернуться в раздел «Настройки процесса» и добавляем действия, которые будут выполняться в рамках данного процесса. Например, для исходящего документа это будут «Согласование», «Утверждение», «Регистрация» и «Исполнение». После выбора действия появится окно, в котором нужно указать наименование действия, ввести описание задачи, указать с кем и в какой срок будет проходить согласование.

Рис.5 Создать согласование

На этом всё. Таким образом можно создать очень полезные для компании процессы, ускоряя и упрощая работу сотрудникам. Убедитесь сами, записавшись на демонстрацию или попробовав демоверсию на нашем сайте.

Как создать шаблон договора в 1С:Документооборот?

Во вкладке «Шаблон документа» можно указать реквизиты документа, перейдя в соответствующую вкладку. Можно указать гриф доступа, папку, проект, подразделение и ответственного при необходимости.

Во вкладке «Файл» можно прикрепить файл, который будет автоматически добавляться при создании документа. К примеру, это может быть шаблон договора. Кроме того, для файла можно указать настройку автозаполнения, чтобы реквизиты из карточки документа в системе автоматически переносились в файл при его создании. В текстовом файле появятся наименования выбранных реквизитов, выделенные серым цветом. Их нужно перенести в необходимые места в шаблоне Договора. Вместо них система будет подставлять подходящие данные.

Создание договора

Для создания договора, нужно во вкладке «Внутренние документы» нажать кнопку создать и выбрать созданный ранее вид документа.

В открывшемся окне вы увидите, что большинство настроек подтянулись автоматически из шаблона документа. Таким образом, нужно заполнить оставшиеся поля. Остаётся только заполнить список сторон.

После нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система либо просто сохранит договор, либо предложит его запустить по процессу (в случае, если вы заранее создали автоматический старт процесса. О том, как создать процесс, вы можете узнать в нашей базе знаний).

Таким образом, один раз правильно настроив шаблон, вы можете значительно сократить время, затрачиваемое на создание договора. Можете убедиться в этом сами, записавшись на бесплатную демонстрацию «1С:Документооборота» или попробовав демоверсию.

Унификация документов с помощью настройки шаблонов в 1С:Документооборот 8

Зачастую сотрудники не имеют быстрого доступа к актуальным шаблонам типовых форм документов, разработанных в организации. Или просто идут по более короткому пути и копируют любой предыдущий документ с рабочего стола и корректируют содержимое, что часто приводит к ошибкам.

1С: Документооборот помогает повысить качество документации и решить проблему унификации документов с помощью настройки шаблонов документов. В системе есть возможность настройки шаблонов для исходящих и внутренних документов.

Для понимания следует ознакомиться с терминологией системы:

Документ – любой документ в системе (входящий, исходящий, внутренний), имеющий карточку с определенным набором реквизитов и вложенный файл или несколько файлов.

Карточка документа – набор реквизитов, отражающих содержимое документа, вложенные файлы, историю работы с документов и связь с другими функциональными блоками системы.

Вид документа – аналитический признак в карточке документа, в зависимости от которого определяется набор реквизитов, который содержит карточка документа. Вид документа используется в отборах, отчетах, условиях маршрутизации и является одним из разрезов прав доступа в политиках.

Шаблон документа – частично заполненная карточка документа. Шаблон может содержать один или несколько вложенных файлов. Для файлов текстовых форматов есть возможность настроить автоматическое заполнение. Также шаблон может быть без вложенных файлов.

Один вид документа может иметь несколько шаблонов документов.

Рассмотрим пример настройки шаблона «Договор аренды оборудования» с автоматически заполняемой типовой формой.

Виды и шаблоны документов настраиваются в разделе «Нормативно-справочная информация».

Рисунок 1 «Шаблоны вида документа Договор аренды»

При создании шаблона необходимо заполнить Наименование – то, как будут его видеть пользователи системы при создании нового документа по шаблону.

Рисунок 2 «Создание документа по шаблону»

Настройка позволяет ограничить доступ к шаблону, а также запретить:

• изменение реквизитов, заполненных в шаблоне;
• редактирование вложенных файлов;
• удаление вложенных файлов.

На вкладке «Реквизиты» можно заполнить реквизиты значениями по умолчанию. При создании нового документа по шаблону, эти реквизиты будут заполнены. Если вид документа имеет дополнительные реквизиты, их также можно заполнить значениями на вкладке «Свойства».

Рисунок 3 «Реквизиты шаблона документа»

Для реквизита «Наименование» можно настроить правила, по которым наименование документа будет формироваться автоматически. Это позволит унифицировать наименования создаваемых в системе документов.

! При настройке шаблона наименования оно становится недоступным для редактирования пользователем при создании документа.

Рисунок 4 «Создание шаблона наименования документа»

На вкладке «Файлы» необходимо добавить типовую форму файла договора аренды оборудования.

Рисунок 5 «Добавление файла в шаблон документа»

Для настройки правил автоматического заполнения файла можно использовать текстовые поля или строки в содержимом файла.

Система позволяет настроить параметры автоматического заполнения файлов только для текстовых форматов (полноценно для .doc, .docx, с некоторыми ограничениями для (.txt, .html, .htm).

Текстовые поля можно создать в файле двумя способами:

1. Автоматическое создание текстовых полей из системы 1С:Документооборот.

Для этого необходимо в карточке шаблона документа на вкладке «Файлы» перейти по гиперссылке «Открыть». В открывшейся форме выбрать реквизиты для создания автозаполняемых текстовых полей, напротив указать необходимое количество.

Рисунок 6 «Автоматическое создание текстовых полей в файле»

После выбора нужных реквизитов, необходимо нажать кнопку «Готово». Файл автоматически откроется на редактирование. Отмеченные реквизиты будут созданы автоматически общим списком, файл откроется на редактирование. Необходимо вручную настроить их местоположение в файле, выделив текстовое поле полностью -> «Вырезать» и «Вставить» в нужном месте.

Рисунок 7 «Автоматическая вставка текстовых полей в файл»

2. Ручное создание текстовых полей в файле.

Для добавления текстовых полей в файле вручную, необходимо открыть файл на редактирование (если он уже приложен к шаблону), либо до загрузки просто открыть вордовский документ.

! Для вставки параметров в настройках Word документа должен быть включен раздел «Разработчик».

Включить раздел можно в настройках Word документа «Файл» -> «Параметры» (в версии Word 10, в более ранних версиях может быть другое наименование меню «Настроить ленту»). Включаем вкладку «Разработчик».

Рисунок 8 «Добавление вкладки Разработчик»

Далее переходим в документе на вкладку «Разработчик» и вставляем текстовое поле.

Рисунок 9 «Вставка текстового поля в Word»

Двойным щелчком мыши открывает параметры текстового поля (текстовое поле, выделенное серым цветом). Указываем наименование параметра (поле закладка), который будет использоваться при настройке автозаполнения, он должен отражать суть автозаполняемого реквизита, например, Регистрационный номер – «РегНомер».

Наименование должно быть без пробелов и прочих знаков, если наименование состоит из нескольких слов, каждое слово начинать с заглавной буквы. Строка ограничена. В поле «Текст по умолчанию» можно написать наименование, которое будет отображаться на фоне серого цвета в файле.

Рисунок 10 «Параметры текстового поля»

После создания всех текстовых полей, необходимо сохранить файл и закончить редактирование файла в системе. В описании к созданной версии, написать произвольный комментарий, например, «Вставка автозаполняемых полей».

Настройка правил автоматического заполнения файлов

Если текстовые поля были созданы автоматически из системы 1С: Документооборот, правила настраивать не требуется, они создаются автоматически.

Если текстовые поля были созданы вручную в файле, необходимо в разделе «Нормативно-справочная информация» настроить заполнение файлов.

В списке доступных файлов типовых форм необходимо выбрать нужный. Для того, чтобы настроить новое правило, необходимо нажать кнопку «Добавить», в открывшейся форме выбрать поле, которое необходимо заменить «Поле в файле», а также реквизит на который нужно его заменить «На значение реквизита» (или скрипт – выражение на встроенном языке – используется, в случае, когда настройка на значение реквизита не решает поставленную задачу).

Рисунок 11 «Настройка правил автоматического заполнения»

Проверить корректность настройки автозаполнения можно, нажав кнопку «Проверить настройку автозаполнения». В открывшемся списке документов, необходимо выбрать аналогичный настраиваемого виду документ, открыть его двойным щелчком мыши.

Проверка будет корректна, если ранее был создан документ по настраиваемому шаблону.

Рисунок 12 «Проверка корректности настройки правил автозаполнения»

В результате корректной настройки ваш документ будет заполняться автоматически, что позволит избежать ошибок, вызванных человеческим фактором. Для более сильной защиты, можно установить пароль на текст, не подлежащий редактированию. Это настраивается типовыми средствами Word.

! На момент настройки текстовых полей, необходимо снять защиту. После настройки включить.

Рисунок 13 «Автоматически заполненные реквизиты»

Внедрение 1С: Документооборот позволяет создать единое хранилище документов с разграниченными правами доступа. Настройка шаблонов документов поможет сократить время на создание нового документа в системе, а также решить такие проблемы, как:

• несоблюдение требований нормативно-методической документации в части документирования;
• бесконечное стилевое разнообразие бланков структурных подразделений;
• разнообразие формулировок текстов служебных (докладных) записок;
• отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации.

Вы можете заказать расчет Бесплатно

Мы предоставляем консультационные услуги.
В своей сфере — мы лучшие, благодаря богатому опыту. Заказать консультацию

Автозаполнение шаблонов файлов в Документообороте 2.1

Современный бизнес требует быстроты и точности в работе с документами. Каждый день компании обмениваются сотнями различных документов, и в таких условиях автоматизация работы с ними становится необходимостью. 1С:Документооборот является эффективным инструментом, решающим эту задачу. Подробно рассмотрим в статье такой полезный функционал 1С:Документооборота, как автозаполнение шаблонов файлов, который упрощает и ускоряет процесс подготовки документов в системе.

Работа пользователя с автозаполняемыми шаблонами файлов в программе

Автозаполняемые шаблоны файлов являются заранее настроенными шаблонами, которые будут автоматически заполняться реквизитами при создании нового документа.

Например, настроенный шаблон для договора аренды будет содержать все необходимые поля (наименование сторон, сумма договора, срок действия и т.д.). При создании нового документа (с нуля или копированием готового) в эти поля автоматически подтянутся реквизиты из карточки договора, что значительно ускорит процесс работы.

Пример заполнения шаблона договора реквизитами из карточки

Таким образом, работа пользователя с заранее настроенным автозаполнением сводится к заполнению только карточки документа и проверке конечного файла.

Настройка автозаполняемых шаблонов файлов

Использование автозаполнения определяется функциональной опцией в разделе Настройка и администрирование – Настройка программы – Работа с файлами – Использовать автозаполнение шаблонов файлов.

Автозаполнение с точки зрения работы механизма представляет собой:

1. подстановку в заранее настроенные поля значений реквизитов документа
2. или замену определённых строк в файле на значения реквизитов документа.

Поддерживается для файлов формата doc, docx, dot, dotx, odt, txt и html.

Настройка разных форматов файлов может быть выполнена в новом или старом интерфейсе. Новый интерфейс располагается в настройке вида документа на вкладке Шаблоны документа – Файлы. Здесь настраиваются файлы форматов doc, docx, dot, dotx. Старый интерфейс Настройка заполнения файла по умолчанию скрыт, вынести его можно через настройку навигации. Здесь настраиваются файлы форматов odt, txt, html.

Новый интерфейс

Старый интерфейс

Окно настройки имеет две вкладки. Вкладка Реквизиты позволяет выбрать реквизиты, значения которых должны подтягиваться в файл, указать количество экземпляров и задать формат (для типов Дата и Число). При выборе реквизитов поля в файле создаются автоматически.

Вкладка Реквизиты

Вкладка Скрипты предназначена для описания вывода типовых и дополнительных реквизитов в другой форме (в другом падеже, регистре, в составе динамического выражения и т.д.), а также реквизитов, отсутствующих в списке на вкладке Реквизиты. Для вывода результата выполнения скрипта предварительно в файле должны быть добавлены поля через вкладку «Разработчик» в MS Word или «Вставка» в OpenOffice/ LibreOffice.

Вкладка Скрипты

Создание полей в MS Word

Старый интерфейс также требует предварительного создания полей или уникальных строк, которые будут заменены реквизитами. Замена строк используется для файлов форматов txt, html, а также данным способом можно обеспечить вывод реквизитов в колонтитулы, поскольку туда добавление полей невозможно.

Окно настройки в старом интерфейсе

Заполнение файла реквизитами документа осуществляется только при его первой записи. Автоматическое перезаполнение в случае изменения значения реквизитов не предусмотрено. В этом случае пользователь должен воспользоваться командой Заполнить файл данными документа в контекстном меню файла.

Ручное заполнение файла данными документа

Для автоматизации данной операции можно написать обработку для шаблона процесса, по которому обрабатывается документ, чтобы, к примеру, после выполнения задачи регистрации в файл автоматически подтягивались его регистрационные данные.

На что обратить внимание при написании скриптов:

• Файл.ВладелецФайла – обращение к документу, к которому приложен настраиваемый файл;

• РезультатОбработки – обязательная переменная, которой должен быть присвоен результат скрипта, иначе вставка в файл не произойдёт;

• проверки скриптов в рабочем месте нет, отладка проводится через журнал регистрации либо с помощью внешней обработки;

• получение некоторых значений реквизитов (например, Должность автора документа) осуществляется через функции и процедуры общих модулей.

верно: Должность = РаботаСПользователями.ПолучитьДолжность(Подготовил);

неверно: Должность = Файл.ВладелецФайла.Подготовил.Должность;

После настройки можно проверить правильность заполнения по команде Проверить настройку заполнения. Возможны следующие варианты развития событий:

— файл открылся, все поля заполнены;

— файл открылся, но поле осталось пустым – стоит проверить, а заполнен ли данный реквизит в программе;

— файл не открылся, пользователь получил сообщение об ошибке – ознакомиться с текстом ошибки, чаще всего она заключается в некорректно написанном скрипте.

Проверка настройки заполнения

В завершение

В целом, автозаполнение шаблонов файлов является одной из тех функциональностей 1С:Документооборота, на которую стоит обратить внимание в первую очередь. Она не только экономит время и уменьшает вероятность возникновения ошибок, но и унифицирует работу с документами, что позволяет пользователям сосредоточиться на более важных задачах, а не тратить время на их подготовку.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на все вопросы! Узнать подробнее о 1С:Документообороте можно здесь.

Зарегистрироваться на форум пользователей 1С:Документооборот можно по т елефону +7 (3532) 43-05-17.

Наша линия поддержки в 1С-Коннект: