Электронный документооборот
Использование юридически значимого электронного документооборота (ЭДО) позволяет учреждениям и организациям исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, избежать ошибок и искажения информации, возможных при повторном вводе данных вручную, ускорить обмен документами со своими контрагентами и органами ФНС, уменьшить расходы на оплату бумаги, картриджей для принтеров, оплату труда курьеров и т. д.
Электронный документооборот vs. Бумажный документооборот
В 2019 г. в России началось внедрение обязательной маркировки товаров. Для уведомления оператора системы маркировки о переходе права на товар все участники оборота маркированных товаров, в том числе бюджетные учреждения, обязаны использовать ЭДО. С учетом того, что перечень групп товаров, подлежащих маркировке, постоянно расширяется, количество участников электронного документооборота, а значит, и потребность в механизмах ЭДО, неуклонно растет.
Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2
Для организации обмена юридически значимыми электронными документами между государственным (муниципальным) учреждением и контрагентами (поставщиками, покупателями) из государственного или коммерческого сектора непосредственно при работе с программой «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 предназначен сервис фирмы «1С» 1С-ЭДО.
В настоящее время в программе реализован электронный документооборот с использованием следующих электронных документов:
- Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
- Товарная накладная № ТОРГ-12;
- Счет-фактура;
- Исправительный счет-фактура;
- Корректировочный счет-фактура;
- Универсальный передаточный документ;
- Универсальный корректировочный документ; *
- Акт о расхождениях;
- Счет на оплату;
- Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
- Извещение, в т. ч. для централизованных поставок НФА;
- Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448).
*Полученный электронный документ вида Универсальный передаточный документ отражается в программе как связка документов Электронный документ поставщика/Счет-фактура полученный или Поступление услуг, работ/Счет-фактура полученный.
Также предусмотрена передача документа вида Произвольный электронный документ, к которому можно прикрепить произвольное количество внешних файлов в любом формате.
Обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме доступен как в локальной версии программы 1С:БГУ2, так и при работе в режиме сервиса в централизованном облаке на базе технологии 1cFresh.
Программа «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 позволяет:
- сформировать, зашифровать, подписать и отправить электронный документ (ЭД);
- получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
- обработать подтверждение оператора об отправке /получении ЭД;
- получить извещение покупателя о получении ЭД;
- сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
- просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
- сформировать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
- вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
- вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
- вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.
В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.
В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:
- не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
- вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
- вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
- вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.
Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.
Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).
Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.
Правовые основы электронного документооборота
Нормативно — правовая база для обмена электронными документами в настоящее время полностью сформирована.
С 08.04.2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), который определяет порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами.
ГК РФ признает электронную подпись, используемую при составлении документов гражданско-правового характера, аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160).
Налоговым законодательством установлено, что если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС России форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ), и т. д.
Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8»
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью:
- сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
- прямого обмена — через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).
Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.
Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.
В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами.
Подробные инструкции по настройке и порядке обмена электронными документами на конкретных примерах — в разделе «Обмен электронными документами в программе „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“, редакция 2» ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.
Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО
Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.
Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис. В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга Астрал , Такском , Тензор (СБИС), Линк-сервис , Удостоверяющий центр , ЭТП ГПБ . Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.
Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России.
Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.
Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.
Также через сервис 1С-ЭДО возможен обмен электронными извещениями ф. 050-48-05 в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает интеграция с сервисом 1С:Номенклатура . При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах.
Прямой обмен
Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.
Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны — оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.
Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел Администрирование — Настройка параметров учета — закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).
Выгрузка электронных документов в файл
Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.
Преимущества 1С-ЭДО
Сервис 1С-ЭДО встроен в программы системы «1С:Предприятие» и это позволяет заменить бумажный документооборот (накладные, акты, счета-фактуры) с практически любыми поставщиками и покупателями из государственного или коммерческого сектора на юридически значимый ЭДО.
Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет получить значительные преимущества, в том числе:
- Уменьшение количества ошибок в учете, связанных с человеческим фактором, благодаря автоматическому формированию в программных продуктах «1С» документов поступления на основании полученных электронных документов. Это особенно важно для участников оборота маркированных товаров.
- Сокращение времени на документооборот с контрагентами. В результате закупки проводятся быстрее, оплата от покупателей поступает раньше. Информация о закупках своевременно обрабатывается в учете, и, следовательно, быстрее становится доступна в отчетах.
- Удобство хранения электронных документов непосредственно в программе «1С». Документы не теряются, их легко найти, чтобы отправить в ИФНС ответ на требование.
Как работает ЭДО
Регистрация в сервисе 1С-ЭДО
Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и работа с входящими документами от контрагентов — бесплатная. Пользователям с действующими тарифами 1С:ИТС предоставляется право на определенный объем (лимит) исходящего трафика ЭДО без дополнительной оплаты. Исходящие электронные документы сверх установленного лимита на бесплатную отправку оплачиваются по цене 10 рублей за один комплект. Подробнее об условиях тарификации ЭДО.
Обмен электронными документами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2 Правовые основы электронного документооборота Способы обмена электронными документами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО Прямой обмен Выгрузка электронных документов в файл Преимущества 1С-ЭДО Регистрация в сервисе 1С-ЭДО
- Характеристика конфигурации
- Электронный документооборот
- Архив электронных документов
- Базовая версия
- Онлайн-демонстрация
Как работать с эдо в 1с
Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов – быстро и без расхождений в реквизитах.
Все электронные документы хранятся в программе 1С – можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.
Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.
Для финансового директора
Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.
Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)
Для IT-директора
«1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С:Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.
Пользователи работают в привычных программах 1С – их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.
Обмен электронными документами с контрагентами
«1С-ЭДО» — обмен счетами-фактурами и другими юридически значимыми документами с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами в электронной форме прямо из программ 1С через одного или нескольких операторов электронного документооборота, поддерживающих технологию «1С-ЭДО».
- сервис встроен в программы 1С — не нужны внешние платные обработки;
- возможность обмена между 1С и другими программами;
- через разных операторов (роуминг);
- входящие электронные документы бесплатно.
Для бухгалтера
Приходные накладные и счета-фактуры автоматически создаются в программе 1С на основе входящих электронных документов — быстро и без расхождений в реквизитах.
Все электронные документы хранятся в программе 1С — можно быстро найти и отправить необходимые документы в ФНС в ответ на запрос. Опись при этом формируется автоматически.
Программа 1С подсказывает, кто из контрагентов уже подключен к ЭДО. Пригласить контрагента к работе через ЭДО можно напрямую из программы.
Для финансового директора
Обмен электронными документами между своими организациями в группе компаний и с внешними контрагентами происходит за минуты. Сокращаются сроки — закупок, возмещения НДС, оплаты от клиентов.
Снижение прямых издержек (бумага, картриджи, ручной ввод документов) и косвенных (хранение документов, риски не возврата налогов, начисления штрафов и пени и др.)
Для IT-Директора
Сервис «1С-ЭДО» встроен в типовые программы «1С: Предприятие» и не требует интеграции. Благодаря этому для компаний, использующих решения 1С, снижаются затраты на внедрение и уменьшается риск возникновения проблемных ситуаций.
Пользователи работают в привычных программах 1С — их не придется учить работе в сторонних интерфейсах.
Посмотрите, как работает сервис
- регистрация любого количества организаций в качестве участника ЭДО у одного или нескольких операторов ЭДО;
- получение любого количества документов;
- если абонент отправил в течение расчетного месяца не более 5-ти комплектов электронных документов, счет на оплату трафика за этот месяц выставляться не будет. Таким образом, для предприятий, которые преимущественно получают документы по ЭДО от своих контрагентов и совершают единичные отгрузки через ЭДО, «1С-ЭДО» доступен без оплаты;
- стоимость отправки комплекта документов, начиная со 1-го комплекта – от 2,5 до 10 руб. за комплект (зависит от объема трафика и условий оплаты). Подробнее об условиях тарификации ЭДО и скидках на оплату за увеличенный объем трафика см. информационный выпуск «1С» №28050 от 09.02.2021.
- 1С:ИТС уровня ПРОФ – 100 комплектов документов в месяц;
- 1С:ИТС уровня Техно – 50 комплектов документов в месяц;
Для пользователей, которые приобрели пакет сервисов «СтартЭДО», предоставляется право на отправку 20 комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты.
Обратите внимание
- 1С-Подпись
- ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть
- 1С-Отчетность
- 1С:Контрагент
- 1СПАРК Риски
- 1С:ДиректБанк
- Информационная система 1С:ИТС
- 1С:Сверка
- 1С-Коннект
- 1С-Такском
- 1С:Номенклатура
Отражение электронных документов в учёте
В типовых решениях поддерживается автоматический способ обработки входящих электронных документов. Если номенклатура контрагента сопоставлена или в электронном документе содержатся услуги, система по умолчанию самостоятельно создаёт документы учётной системы на основании данных входящего электронного документа.
Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.6, это можно сделать, перейдя в раздел Справочники — Контрагенты. В открывшемся списке необходимо выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.
Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.
Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.
Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения в учёте, напротив соответствующего вида документа, нужно установить одно из подходящих значений:
- «Вручную в форме электронного документа» — позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы.
- «Не отражать» — позволяет не отражать входящий электронный документ в учёте.
При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.
Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».
Ручной способ обработки позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы. Для этого в разделе «Входящие» рабочего места Текущие дела ЭДО необходимо нажать на ссылку «Создать документы».
В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.
Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.
При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.
Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.
На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.
***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.
Затем открыть настройку, по которой необходимо изменить способ отражения в учёте и перейти на вкладку «Входящие электронные документы».
Ваша проблема решена?
Ваше сообщение отправлено.