Как перенести документ из одной базы 1с в другую

Перенос данных

В данной главе рассматривается перенос данных непосредственно из исходной информационной базы в 1С:Бухгалтерию 8. Такой способ переноса считается основным.

Если по каким-либо причинам основной способ переноса данных использовать нельзя, например, при переносе из базовых версий, рекомендуется воспользоваться методикой переноса данных из файла выгрузки. Подробно загрузка данных из файла рассмотрена в главе «Вспомогательные методики переноса».

Если в типовую конфигурацию исходной информационной базы вносились изменения, то необходимо ознакомится с параграфом «Перенос данных из нетиповых конфигураций» главы «Вспомогательные методики переноса».

Перенос данных непосредственно из исходной информационной базы выполняется поэтапно. Перед началом переноса необходимо убедиться, что исходная информационная база закрыта и в ней не работают пользователи.

Этап 1. Резервное копирование

Выполним резервное копирование исходной информационной базы.

Этап 2. Загрузка данных

Запустим 1С:Бухгалтерию 8.

Дополнительные настройки в информационной базе 1С:Бухгалтерии 8 не требуются. Настройки параметров учета для корректного переноса данных установлены в информационной базе по умолчанию.

Необходимо воспользоваться помощником перехода (меню Сервис – Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 7.7).

Шаг 1. Выбор варианта загрузки данных

Выберем пункт Загрузить данные из информационной базы.

Шаг 2. Выбор исходной информационной базы, настройки переноса

В окне Информационные базы 1С:Предприятия 7.7 отображаются зарегистрированные информационные базы. Выберем ту информационную базу, из которой нужно перенести данные в 1С:Бухгалтерию 8.

После выбора информационной базы в поле Путь к информационной базе отображается расположение базы.

После того как информационная база выбрана, укажем информацию, которую следует перенести. Для этого установим переключатель на одном из пунктов:

• Только справочники – будут перенесены только справочники исходной информационной базы;
• Остатки на начало года – нужно выбрать этот пункт, если перенос осуществляется на 01число года;
• Остатки на начало года и обороты за период – нужно выбрать этот пункт, если перенос осуществляется в середине года.

В поле Период укажем период переноса.

Например, если перенос осуществляется на 01 января 2009 года, то установим значение переключателя в положение Остатки на начало года. В поле Период выберем – 2009 г.

Нажмем кнопку Далее для выполнения переноса данных.

Шаг 3. Загрузка

Загрузка данных и их проверка осуществляются автоматически.

• подключение к информационной базе,
• выгрузка данных,
• загрузка данных,
• проведение загруженных документов,
• проверка загруженных документов.

В поле Выполнение отображается индикатор выполнения загрузки в процентах. Ниже приводится наименование исходной информационной базы.

Внимание!

Если загрузка осуществляется в программный продукт базовой версии, то ИНН и КПП организации в 1С:Бухгалтерии 8 будут заменены на ИНН/КПП организации исходной информационной базы.

Шаг 4. Результат переноса

Если перенос данных прошел успешно, выводится строка: «Перенос данных прошел успешно!».

Если используется версия ПРОФ, можно сразу приступить к переносу следующей информационной базы, нажав кнопку Продолжить. Порядок сопоставления данных при переносе из нескольких информационных баз описан в главе «Вспомогательные методики переноса».

Если требуется вернуться к началу и изменить вариант переноса данных, нажмем кнопку В начало.

Кнопка Завершить используется для закрытия формы.

Если используется базовая версия, перенос данных окончен. Следует нажать кнопку Завершить для закрытия формы.

Если при переносе возникли ошибки, то по ссылке Информация о возникших ошибках открывается информационное сообщение об ошибке. После устранения ошибки нужно повторить перенос данных (кнопка Повторить).

Как перенести остатки в новую базу 1С

Самым правильным и безопасным является перенос базы данных из одной конфигурации в другую или между продуктами 1С в начале года, после закрытия предыдущего. Однако совершить такой плавный переход не всегда удается, поэтому возникает вопрос: как перенести остатки в новую базу 1С и при этом не потерять критично важные данные. В этой статье мы разберем общие принципы переноса остатков в 1С и ответим на вопросы, которые чаще всего задают наши клиенты.

Как переносятся остатки в чистую базу 1С

Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать ошибок при переносе остатков в новую базу в 1С.

• Исходная база данных должна быть подготовлена. Внимательно проверьте, чтобы были рассчитаны все итоги, удалены помеченные на удаление объекты. Желательно провести переучет по остаткам — и материальным, и товарным. Так удастся с большей вероятностью избежать ошибок.
• Сделайте резервное копирование информационной системы перед переходом на новую конфигурацию.
• Выберите дату начальных остатков — она же будет датой, на которую вы свернете все остатки в исходной конфигурации 1С. В новой базе не должно быть ни одного проведенного документа на дату ранее выбранной.
• Закрытые периоды (например, отчетность за первые два квартала при переносе остатков по счетам в 1С в третьем) в новую систему заносятся «оборотами». Документы по незакрытым периодам можно перенести отдельно и провести уже в новой версии 1С.
• Если 1С используется для сдачи регламентированной отчетности, мы рекомендуем не переносить просто так всю историю закрытых периодов за много лет. Лучше сворачивать данные на дату начальных остатков.
• Не используйте две базы одновременно: как только выгрузка закончена, всю работу нужно перенести в новое ПО.

Как переносятся остатки в 1С: Рознице

Вот ситуация, с которой часто сталкиваются наши клиенты: необходимо перенести остатки из Розницы, где учет уже ведется какое-то время, в пустую Бухгалтерию. Для этого можно выгрузить товары с отбором по складу и типу цен. Удобно, что можно выбрать и счет, на котором в новой Бухгалтерии будут висеть остатки.

Ниже мы приведем алгоритм, как проще всего будет перенести остатки в 1С.

1) Выбираем в 1С: Розница обработку «Универсальный обмен данными XML».

2) Указываем, куда планируется выгрузка данных.

3) Указываем необходимые параметры — организацию по умолчанию, дату остатков, вид цены, склад и др.

4) Производим выгрузку данных.

5) Открываем ту же обработку «Универсальный обмен данными XML», но уже в Бухгалтерии.

6) Загружаем файл с информацией.

Обработка «Выгрузка и загрузка данных в формате XML» — это простой и удобный способ переноса данных и между однотипными конфигурациями бухгалтерии. Важно отметить, что любая разница в организации баз данных может стать препятствием для корректной выгрузки и загрузки, поэтому прежде чем начинать перенос, стоит проконсультироваться со специалистами.

Перенести остатки в 1С 8.3 можно и вручную. Для этого нужно выбрать документ «Ввод остатков». Документы делятся по разделам учета, которые соответствуют группам счета. Для каждой организации, если в базе их несколько, перенос остатков при реорганизации в 1С выполняется отдельно. Есть несколько существенных минусов:

— нельзя ввести остатки для группы целиком;

— нужно переносить остатки в разрезе аналитики, если она есть у счета.

Первое, что нужно сделать для переноса остатков в 1С 8.3 — это установить дату, с которой они начнут действовать. Без ввода числа кнопка «Ввести остатки по счету» будет просто неактивна. Далее нам откроется форма со списком документов. Обратите внимание на вкладки сверху, в которых сгруппированы счета.

Чтобы начать вводить данные, нужно нажать кнопку «Создать». Дальше работа введется, как с обычным документом.

1С позволяет перенести остатки не только из предыдущих конфигураций Бухгалтерии или других продуктов компании, но и из сторонних приложений. 1С предлагает такие варианты, как загрузка остатков в форматах xls, mxl, dbf и даже в виде текстового файла.

Отметим, что перенос остатков проще всего проходит, если продукт 1С — базовый, и в рабочие процессы вносилось минимум изменений. В противном случае информация может подгружаться некорректно, и потребуется помощь программиста. Он создаст правила конвертации и обмена данными и организует перенос остатков в 1С с минимальными проблемами для бухгалтера.

Проблемы при переносе остатков в новую базу 1С

1) Как делать возвраты по отгрузкам старых периодов?

Это популярный вопрос для предприятий, которые работают на условиях отгрузки на реализацию. Они отгружают товар без оплаты, а нереализованные единицы оформляют как возврат, который может произойти спустя много месяцев после отгрузки. При переходе на новую конфигурацию 1С возникает проблема с оформлением возврата, поскольку в базе нет отгрузки.

В этом случае есть два варианта действий.

1. Оформлять возврат как поступление товаров.
2. Перенести непроведенными документы за предыдущие периоды, а в новой конфигурации сделать доработку, позволяющую проводить возвраты на основании непроведенной реализации товаров.

2) Как избавиться от перенесенных в новую базу старых документов со знаком «Удалено»?

Удаление документов производится через пункты «Администрирование» — «Удаление помеченных объектов». Однако программа откажется удалять объекты, в которых есть ссылки на используемые объекты — например, рабочие справочники. Избавиться от таких «хвостов» самостоятельно можно только вручную — войти в них и удалить данные из табличных частей и шапки, чтобы не было ни одной ссылки на используемые объекты, а затем уже через указанный выше путь избавиться от самих документов.

Альтернатива — обратиться к программисту, который выполнит подбор помещенных на удаление документов, настроит в них очистку табличной части и шапки и избавится от ссылок на используемые элементы.

Программисты 1С компании «Авиант» выполнят перенос остатков в новую базу 1С лично на вашем предприятии или удаленно. Вы можете обратиться к нам для заказа разовых услуг или воспользоваться услугой абонентского обслуживания, чтобы иметь возможность в любое время обращаться к нашим специалистам для решения проблем.

Заполните заявку на сайте — и мы ответим на вопросы и подробнее расскажем о том, как сможем помочь вашему предприятию с автоматизацией.

Как переносятся документы из одной программы 1С в другую?

Ситуация, когда возникает потребность в переносе из программы 1С в другую, довольно распространена. И очень важно разобраться с тем, как это делается технически. В том числе могут возникнуть потребность формировать аналитические отчёты, включая данные по старым периодам.

На самом деле перенос в отношении реквизитов и табличных частей происходит по данным. А вот движения не переносятся. И уже после окончания загрузки в базу данных 1С осуществляется проведение документов, у которых дата больше даты начальных остатков, выбранных при выгрузке, если эти документы в исходной базе проводились.

При осуществлении записи данных создаётся таблица всех документов. Алгоритм осуществляется после записи. Документы непременно нужно проводить в хронологическом порядке.

Что необходимо учитывать при переносе документов из одной версии 1С в другую?

В таких конфигурациях как 1С: ERP Управление предприятием, 1С: Управление торговлей (УТ), 1С: Комплексная автоматизация (КА) при проведении поставок и продаж на основании заказов крайне важно правильно подобрать код из записей регистра заказов (код номенклатуры). Это может быть проведение документа приобретения товаров и услуг или код строки из регистрации заказа поставщикам.

Почему заполнение данного кода имеет такое значение? Дело в том, что все строчки в реализации или же в поступлении при отсутствии заполнения будут восприниматься как строчки сверх заказа. Поэтому при проведении всё нужно разделить на 3 итерации. Первая — это проведение заказов клиентам и поставщикам, как уже и было сказано, в хронологическом порядке. Вторая итерация — остальные документы, за исключением счетов-фактур полученных и выданных. Третья — проведение счетов-фактур.

По каким причинам счета-фактуры будут проводиться позже? Дело в том, что их дата и время полностью совпадают в базах с соответствующими показателями документа основания. Так что при проведении в хронологическом порядке может получиться так, что счёт-фактура проводится раньше документа-основания. Следовательно, если не проводить основание, то счёт-фактура откажется проводиться. Следовательно, проведение счетов-фактур нужно делать в последнюю очередь.

Особенности перехода

В переносе данных из 1С: Управление производственным предприятием (УПП), или из 1С: Комплексная автоматизация (КА) в 1С: Бухгалтерия можно переносить и движения документов. Эта возможность экспериментальная. Стоит учесть, что её использование способно привести к проблемам, так как какие-то обязательные для бухгалтерии регистры могут и не заполнится. Но отличия по планам счетов приняты во внимание.

Процедура переноса из 1С: ERP Управление предприятием в 1С: Комплексная автоматизация (КА), или в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП)

Этот перенос происходит с копированием объектов как есть. Причём документы переносятся вместе с движением. Возможности указать даты начальных остатков отсутствуют, так как в этом просто нет смысла.

Стоит учесть и полную идентичность библиотеки Б3РК. Разница может быть разве что по версиям.

Выше описаны все исключения. В остальных ситуациях переносятся уже сами документы, заполняются поля. И после осуществляется проведение с теми правилами и условиями, которые были описаны выше.

Как из одной базы перенести документ в другую базу через XML файл?

Нужно документ РеализацияТоваровУслуг (ссылка на который выбирается в диалоге создаваемой обработки) перенести в другую базу данных. Структура конфигураций идентична. Справочники (и другие сопутствующие объекты) синхронизированы по значениям внутренних идентификаторов.
Для выгрузки потребуется выполнить следующий фрагмент кода:

 // Выгрузить в файл xml. 
ЗаписьXML = Новый ЗаписьXML(); 
 
ЗаписьXML.ОткрытьФайл("c:\doc.xml"); 
ЗаписьXML.ЗаписатьНачалоЭлемента("Root"); 
 
// Получить объект по ссылке. 
ВыгружаемыйОбъект = Документ.ПолучитьОбъект(); 
 
// С помощью средств сериализации записать объект в файл. 
ЗаписатьXML(ЗаписьXML,ВыгружаемыйОбъект); 
 
ЗаписьXML.ЗаписатьКонецЭлемента(); 
 
ЗаписьXML.Закрыть(); 

При выгрузке создаем элемент Root исходя из соображений, что в XML-документе должен быть только один корневой узел, а в общем случае (но не в нашем) выгружаться может не один объект.
Для загрузки выгруженного значения используем следующий фрагмент кода:

 ЧтениеXML = Новый ЧтениеXML(); 
 
ЧтениеXML.ОткрытьФайл("c:\doc.xml"); 
// Текущим становится элемент Root. 
ЧтениеXML.Прочитать(); 
 
// Текущим становится элемент с документом. 
ЧтениеXML.Прочитать(); 
 
// Проверить, сможет ли с данным значением "справиться" система сериализации в данной базе. 
Если ВозможностьЧтенияXML(ЧтениеXML) Тогда 
// Получить ДокументОбъект.РеализацияТоваровУслуг. 
ЗагружаемыйОбъект = ПрочитатьXML(ЧтениеXML); 
ЗагружаемыйОбъект.Записать(); 
КонецЕсли; 
 
ЧтениеXML.Закрыть();