Как ограничить доступ к заполнению Google формы?
Нужно сделать так, чтобы для заполнения формы человеку требовалось сначала запросить доступ.
Чтобы не любой перешедший по ссылке мог ее заполнять.
- Вопрос задан более двух лет назад
- 1966 просмотров
Комментировать
Решения вопроса 1
Google Products Expert
Никак. Такой возможности не существует.
В пределах домена по подписке Google Workspace вы можете контролировать своих пользователей, но не больше.
Скорее всего, это связано со спецификой публичности и общедоступности Форм.
В таких случаях я советую создавать скрытое поле и каждому «спросившему доступ» отправлять ссылку на Форму с этим полем. Форма не станет закрытой, но вы узнаете, кто вам прислал ответ. Если значение будет пустым, то Форму прислал тот, кто доступа не спрашивал.
3 способа закрыть доступ к гугл форме
На практике причин закрыть доступ к гугл форме может быть довольно много. Например, вы хотите внести правки в действующую форму или форма потеряла актуальность, но вам хочется оставить ее в качестве шаблона. А может в ваши задачи входит, допустим, проведение опроса до определенной даты или сбор определенного количества заявок?
Наверняка у вас есть и свои варианты причин, когда необходимо отключение формы. И, казалось бы, достаточно удалить ссылку на форму из того места, где мы ее размещали и дело в шляпе, но на практике таких мест может быть десятки, ведь ссылки могут быть растиражированы по всему Интернету.
Поэтому, чтобы не ломать голову лучше закрывать доступ к форме непосредственно в ней.
Как закрыть гугл форму в данный момент
Для этого откройте форму и перейдите на вкладку «Ответы». Достаточно отключить выключатель «Принимать ответы» и форма станет недоступной (обратное включение производится включением выключателя «Ответы не принимаются»).
В этом же окне рекомендуется написать текст почему форма не работает, поскольку вместо формы человек будет видеть соответствующее сообщение. Например, вот такой вариант:
Этот способ хорошо подходит для внесения текущих правок в действующую гугл форму или для сохранения формы в качестве шаблона.
Как закрыть доступ к гугл форме по различным условиям
Установка приложения – планировщика закрытия гугл форм
Для решения задачи закрытия гугл формы по различным параметрам нужно установить специальное приложение Form Scheduler.
Для установки нажмите на странице приложения кнопку «Установить», а по окончанию процесса установки (⁓ 1 мин.) нажмите «Готово».
В дальнейшем находите это приложение среди прочих дополнений и кликаете по нему. Вверху посередине страницы открывается окно, в котором выбираете самую первую команду «Configure schedules».
При этом в правом нижней части страницы браузера открывается окно настройки расписания формы. И хотя его интерфейс на английском, разобраться с предназначениями элементов несложно. Ниже на картинке я сделал основные пояснения.
Добавлю, что при отметке чекбокса Notify me when form is closed на почту гугл аккаунта владельца формы приходит сообщение, когда закроется форма. Это может быть удобно, поскольку назначенный срок ее закрытия может быть любым достаточно долгим.
Причины набора сообщения для посетителей аналогичны, как и в первом случае. Это окно нужно заполнять обязательно, тем более, что по умолчанию будет транслироваться фраза на английском.
Зеленый значок Turn on/off одновременно может выключать назначенное ранее расписание отключения формы. При этом значок становится красным и в свою очередь через него можно сделать повторное включение расписания.
Как закрыть доступ к гугл форме в заданное время
Выбираем в окне выбора режимов отключения условие Stop at specific date and time (Остановка по заданной дате и времени). При этом сменится окно выбора условий отключения.
Вы можете кликом по каждому элементу в окне выбора условий установить соответственно день, месяц, год и время отключения формы.
Но гораздо удобнее сделать клик по значку календаря и воспользоваться визуальным выбором.
После настройки срока отключения по своему усмотрению отмечаете чекбокс оповещения о закрытии формы и жмете кнопку сохранения.
А когда появится соответствующая надпись и загорится зеленым значок Turn on/off, будьте уверены, что в заданное время форма обязательно закроется.
Если вам понадобится внести какие-то правки в действующую гугл форму, то ничего не трогайте в настройках отключения Form Scheduler, а просто временно отключите сбор ответов, как в первом способе.
Как закрыть гугл форму по заданному количеству ответов (заявок)
Этот режим предлагается в Form Scheduler по умолчанию или же в него можно перейти из предыдущей настройки по времени и дате.
Выбираем в окне выбора режимов отключения условие Stop at maximum , а в окне выбора условий отключения Stop accepting after a total of указываем количество максимальных ответов.
Далее аналогично решаем нужно ли нам оповещение, пишем сообщение и сохраняем режим закрытия формы.
Этот способ очень хорош, когда вам действительно нужно ограничить прием заявок.
Вы можете посмотреть вживую, как можно закрыть доступ к гугл формам вот в этом видео.
Конечно, приложение Form Scheduler не единственное, которое может справиться с описанными задачами. Но по отзывам пользователей оно самое стабильное в своей работе и, согласитесь, что это самый важный параметр, особенно, когда речь идет о ведении бизнеса.
Надеюсь эта статья вам понравилась и вы непременно воспользуетесь в своей практике полученными знаниями.
С уважением, Сергей Почечуев
Как закрыть доступ к своим файлам в Google Docs?
Бизнес растет, появляются коммерческие тайны, вспоминаются сотни документов, таблиц, презентаций в онлайне. Вы создавали их и щедро давали доступ по ссылке всем, кто попросит. И вот сейчас нужно срочно закрыть этот доступ. Мало ли, к кому они попадут. А вдруг — вашим конкурентам?
Вручную закрывать каждый Google Docs долго, поэтому расскажем о двух способах, которые сэкономят вам время.
Как закрыть документы с помощью языка R
- Скачайте и установите R. При установке можно использовать настройки по умолчанию.
Code: [Select] install.packages('googledrive') install.packages('tidyverse') library(googledrive) library(tidyverse) all_files % make_request(.), silent = TRUE ) > else < print(paste0(i + 1, ' - ', id, ' - skipped (not owner).')) >i
- Выполните первую строку кода: скопируйте из статьи и вставьте в консоль R, нажмите Enter. Во время выполнения первой строки, R попросит выбрать сервер, с которого будет устанавливать необходимые для работы скрипта пакеты. Можно оставить первый (выбран по умолчанию):
- Выполнить все строки до строки all_files включительно. После этого R попросит пройти авторизацию в браузере и ввести токен, который браузер вам отдаст.
- Выполните оставшуюся часть кода, заменив в нем your_email на свой email. Скрипт начнет выполняться построчно.
Скрипт сначала будет расшаривать файл на вашу почту, а потом удалять права доступа по ссылке. Он изменит права только для тех файлов, где вы владелец.
Важно: на время выполнения скрипта отключите email-оповещения о том, что вам открыли доступ, иначе заспамите почту.
Не ждите, пока скрипт пройдет по всем файлам вашего Google Drive, это может занять много времени.
Как закрыть документы с помощью встроенных инструментов Google Docs
Слишком сложно? Очень много файлов, зависает диск, не разобрались со скриптом? Используйте такой алгоритм:
- Ищите только файлы Google Docs. Для этого введите URL https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive и в строку поиска впишите type:document owner:ВАШ_GMAIL, где ВАШ_GMAIL, внимание, ваш адрес электронной почты.
- Доскролльте страницу вниз, дождитесь появления всех ваших Google Docs, выделите их (CTRL+A).
- Кликните правой кнопкой и выберите пункт «Совместный доступ» или «Share» (зависит от языка). Затем закрывайте «доступ по ссылке» по алгоритму:
Если нужно, повторите все действия, изменив тип документов:
С типом «Папка» могут быть проблемы — вероятно, диск начнет ругаться на неведомую ошибку при смене прав доступа. Чтоб выбрать все, кроме папок, можно добавить в строку поиска type: -folder.
Чтобы исключить доступ только для тех Google Docs, которые вы расшаривали, укажите поисковый оператор: from:ВАШ_GMAIL.
Важно: в выборку не попадут Таблицы Google.
Нужно снять ссылки со всех типов файлов на Google Drive, для которых был открыт доступ по ссылке? Делайте это поэтапно. Если выделить больше 500 файлов, появится уведомление об ошибке «Слишком много файлов».
Подготовлено на основании постов Алексея Данилина и Тимофея Власенко.
7 лет работала журналистом.
Затем увлеклась копирайтингом.
А там, где продающие тексты, там и погружение в интернет-маркетинг.
С 2017 года — в команде редакторов блога Netpeak.
Узнайте больше
84
Как закрыть гугл форму
Если вы больше не хотите получать ответы на формы, опросы или викторины, рекомендуется закрыть их. Таким образом, никто другой не сможет заполнить или отправить форму. Вот как вручную или автоматически закрыть форму Google.
Вы можете прекратить принимать ответы и закрыть форму вручную на лету или автоматически на основе чего-то вроде даты. Используя функцию или надстройку Google Forms, вы можете решить, когда закрывать форму.
Закрыть форму Google вручную
Чтобы немедленно закрыть форму, вы можете просто щелкнуть переключателем. Затем у вас есть возможность отобразить персонализированное сообщение для тех, кто все еще пытается получить доступ к форме.
Откройте форму в Google Forms и перейдите на вкладку «Ответы» вверху. Отключите переключатель для принятия ответов.
Вы увидите сообщение по умолчанию, которое респонденты получат, если они откроют форму. Чтобы использовать свой, просто введите его в поле.
Затем вы можете предварительно просмотреть форму, щелкнув значок глаза в правом верхнем углу, чтобы просмотреть сообщение так, как его увидят респонденты.
Используя этот ручной параметр для закрытия формы, вы можете снова открыть ее в любое время, включив переключатель для принятия ответов.
Автоматическое закрытие формы Google
Вы можете установить для себя напоминание Календаря Google, чтобы закрыть форму вручную, или с помощью надстройки вы можете настроить автоматическое закрытие формы. Это удобный способ, если у вас есть несколько активных форм и вы хотите быть уверены, что только одна из них закроется без ручного вмешательства.
В ОТНОШЕНИИ: Как импортировать вопросы в Google Forms
С надстройкой formLimiter вы можете закрыть форму на основе количества ответов, даты и времени или значения ячейки в подключенной электронной таблице.
После того как вы установили надстройку из Google Workspace Marketplace, вы можете получить к ней доступ, щелкнув значок надстроек в верхней части формы и выбрав «formLimiter». Затем выберите «Установить лимит» в небольшом всплывающем окне.
С правой стороны откроется интерфейс formLimiter. Щелкните раскрывающийся список Тип ограничения, чтобы выбрать способ закрытия формы. У вас есть три варианта: дата и время, количество ответов формы и значение ячейки электронной таблицы.
Дата и время
Один из самых удобных вариантов закрытия формы основан на дате и времени. Выберите «Дата и время» в качестве типа ограничения, выберите дату и время во всплывающих окнах и введите сообщение, которое будет отображаться для респондентов.
Количество ответов на форму
Закрытие формы на основе количества ответов удобно, если у вас есть форма для сценария «Первые 50 человек, заполнивших форму, получат. ». Выберите «Количество ответов» в качестве типа ограничения, введите число в поле и добавьте сообщение.
Значение ячейки листа
Другой способ закрыть форму с помощью formLimiter основан на значении рабочего листа. Чтобы использовать эту опцию, вы должны подключить лист назначения для ваших ответов формы.
В ОТНОШЕНИИ: Как автоматически прикрепить форму Google к Google Sheets
Вы можете сделать это на вкладке «Ответы», создав новый лист со значком Google Sheets или нажав на три точки и выбрав «Выбрать место назначения ответа».
Выберите «Значение ячейки электронной таблицы» в качестве типа ограничения, введите местоположение и значение ячейки и включите сообщение для респондентов.
После использования одного из вышеуказанных вариантов для закрытия формы вы можете дополнительно установить флажок, чтобы получать электронное письмо при закрытии формы. Затем нажмите «Сохранить и активировать», и вы готовы к работе.
Не все формы предназначены для того, чтобы быть доступными вечно. У вас может быть анкета для самооценки с крайним сроком заполнения или регистрационная форма, в которой вы можете принять только определенное количество людей. Какой бы полезной ни была ваша форма, помните об этих параметрах, чтобы закрыть ее, когда придет время.
В ОТНОШЕНИИ: Как создать тест для самооценки в Google Forms
Tremplin Numérique
Написание Tremplin Numérique, французское веб-агентство. Наши авторы ежедневно и бесплатно предоставляют вам последние технологические и цифровые новости во Франции и во всем мире.