Как поставить задачу в 1С:Документооборот 3.0
Назначить ответственного, исполнителей/соисполнителей, проверяющего, назначить срок отработки задачи. Для этого необходимо зайти в раздел «Документы» и выбрать необходимый документ.
Рисунок 1. Раздел «Документы»
Нажать на кнопку «Отправить» и выбрать пункт «В работу».
Рисунок 2. Отправка документа в работу.
В окне «Новая задача» внести описание задачи, указать ответственного, исполнителей, сроки задачи, определить приоритет задачи, указать плановые и фактические показатели (начало исполнения задачи, количество человеко-часов для решения задачи, срок исполнения), указать проект.
Рисунок 3. Карточка создания задачи.
После нажатия кнопки «Направить на исполнение» задача с предметом поступят в работу исполнителю (исполнителям).
Рисунок 4. Отправка на исполнение.
Исполнителю и соисполнителям поступит задача с прикрепленным предметом, хронологией обработки и элементами управления.
Рисунок 5. Карточка задачи.
Создание поручения в 1С:Документооборот
Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений являются важнейшими навыками руководителей подразделений и менеджеров.
Многие организации используют для этого разные механизмы: приказы, резолюции на документах, электронную почту или специальные программы.
1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы исполнения задач, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию о исполнении задач
Создание поручения.
Новое поручение можно создать из разделов «Документы и файлы» и «Совместная работа.
Если поручение выдается на основании какого-то документа (входящего, исходящего или внутреннего),файла или в связи с этим документом, рекомендуется создавать новое поручение в разделе «Документы и файлы» на основании этого документа. Создание поручения на основании позволит в последующем открыть этот документ из карточки задачи и не тратить время на поиск нужного документа.
Если поручение не касается определенного документа или файла в программе, можно использовать раздел «Совместная работа».
Рассмотрим оба варианта.
Создание поручения на основании документа или файла.
Если поручение нужно создать на основании документа или файла, необходимо в разделе «Документы и файлы» выделить в списке документов нужный нам документ или файл, нажать на кнопку «Создать на основании» и выбрать команду «Процесс» или сразу выбрать команду «Процесс» в панели действий «Создать».
В открывшемся окне «Создание процесса» нужно выделить нужный нам процесс «Поручение», а затем нажать на кнопку «Создать процесс».
В правой части окна дается подсказка, которая поможет пользователю быстрее сориентироваться в процессах и эффективнее ими пользоваться.
Например, с помощью этих подсказок можно узнать, что поручение используется для выдачи задачи одному сотруднику, а исполнение – для выдачи задачи нескольким сотрудникам.
Хотя, конечно, к этому выводу можно прийти и опытным путем, сравнивая карточки процессов.
Создание самостоятельного поручения.
При создании самостоятельного поручения удобнее использовать раздел «Совместная работа».
В этом разделе можно создать поручение 2 способами.
Нажать на кнопку «Процесс» в панели действий «Создать процесс», затем выбрать процесс «Поручение» и нажать кнопку «Создать процесс».
В левой части рабочего стола выбрать процесс «Поручения». А в открывшемся списке поручений, создать новое поручение с помощью кнопки «Создать».
Карточка процесса «Поручение» выглядит следующим образом:
Если поручение создается на основании документа или файла, поля «Поручение» и «Предмет» заполняются автоматически.
В поле «Описание» автор поручения может описать задачу, а в поле «Кому» — указать исполнителя задачи.
В поле «Срок» указывается крайний срок выполнения задачи, в первом окошке выбирается дата, во втором окошке ставится время выполнения. По умолчанию автоматически проставляется время 23: 59, то есть конец дня.
В поле «Важность» можно указать важность задачи, выбрав из 3 вариантов: высокая, обычная, низкая. При высокой важности задача в списке задач будет выделяться красным восклицательным знаком.
Если необходимо, чтобы кто-то другой контролировал выполнение поручения, в поле «На контроле» выбирается этот пользователь.
После заполнения всех необходимых полей в карточке процесса, нужно запустить процесс поручения с помощью кнопки «Стартовать и закрыть».
Поручение сохраняется и появляется на рабочем столе автора задачи в списке «Мои задачи» на закладке «Задачи от меня».
В общем списке поставленных вами задач, можно посмотреть саму задачу, исполнителя, срок выполнения задачи, её важность и дату, когда она была создана, то есть видеть основную информацию о выданных задачах, не открывая карточку процесса. Можно создавать задачу
Выполнение поручения.
После старта процесса «Поручение» задача появляется на рабочем столе исполнителя и контролера на рабочем столе в списке «Мои задачи» на закладке «Задачи мне». Выделив ту или иную задачу в списке, можно открыть карточку процесса двойным щелчком или задать вопрос автору задачи с помощью кнопки «Задать вопрос автору».
В открывшемся окне можно задать новый вопрос или посмотреть список всех вопросов по задаче, используя одну из закладок.
Свои задачи пользователь может посмотреть также в разделе «Совместная работа» по ссылке «Мои задачи».
В карточке поручения исполнитель может прочитать описание задачи и историю выполнения, а в правой части карточки посмотреть срок выполнения задачи, важность, автора задачи.
Если в карточке поручения было заполнено поле «Предмет», то указанный документ и прикрепленный файл появятся в виде ссылки в соответствующем поле карточки.
С помощью кнопки-команды(Открыть карточку) можно открыть карточку документа, и, используя иконки(Открыть файл для просмотра) и(Занять файл или открыть для редактирования), просмотреть или редактировать файл.
Всю информацию о предмете поручения можно получить из карточки процесса, нажатием одной кнопки, что очень удобно.
В левой части карточки исполнитель может перейти к командам: вопросы выполнения, все задачи, история событий. По этим ссылкам можно посмотреть историю событий, задать вопрос автору или прочитать переписку, посмотреть задачи, связанные с данным поручением.
Задачу можно перенаправить другому сотруднику с помощью соответствующей команды или создать на основании новый процесс.
После выполнения поручения исполнитель должен зафиксировать выполнение поручения, то есть написать комментарий, нажать на кнопку «Выполнено» и закрыть документ.
Контроль и проверка поручения.
Если поручение выполнено, сотрудник, контролирующий выполнение поручения, должен открыть карточку поручения и подтвердить выполнение поручения, нажав на команду «Снять с контроля».
После этого автоматически создается новая задача для проверяющего: проверить выполнение поручения. Проверяющим может быть автор задачи или другой сотрудник, которого назначил автор задачи.
Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть на доработку». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».
Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.
Программа «1С: Документооборот» может работать в тонком клиенте и веб-клиенте на веб-сереврах, а значит, практически с любого компьютера, где есть интернет, можно входить в программу и просматривать свои задачи, ставить отметку о выполнении или выдать новое поручение сотрудникам, контролировать и проверять задачи других. Кроме того, все задачи по бизнес-процессам, в том числе и по поручениям, могут дублироваться на ту электронную почту, которую указал сотрудник. Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.
Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.
Используя вышеперечисленный бизнес-процесс «Поручение» в программе «1С: Документооборот» можно значительно улучшить в организации контроль над выполнением поручений, повысить исполнительскую дисциплину, и в конечном итоге – повысить эффективность работы сотрудников.
Однако, как любая хорошая программа, она принесет максимальную эффективность и пользу только если ею пользоваться регулярно и так, как нужно. То есть программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя.
Как работать с задачами в 1С:Документооборот?
Данный процесс предназначен для сотрудников организации, в функциональные обязанности которых входит согласование документов и принятие решений по ним.
Форма задачи
- Обзор;
- Предметы согласования;
- Действия.
В разделе «Обзор» отображается основная информация по задаче и предмету согласования: что необходимо согласовать, сроки, автор задачи, информация по этапам согласования по этой задаче.
Рис.1. Работа с задачей «Согласовать»
В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом). Для просмотра карточки документа и/или прикрепленных к нему файлов необходимо дважды нажать мышкой по соответствующей пиктограмме.
В разделе «Действия» отображаются все действия, которые можно выполнить по текущей задаче. Поле «Комментарий» следует заполнить, если требуется прокомментировать действие (Например, написать причины, по которым договор не согласован).
Выполнение задачи.
Положительный результат.
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано».
В случае, если исполнитель задачи согласен с документом, но необходимо внести правки или у исполнителя есть комментарии, то ему необходимо нажать кнопку «Согласовано с замечаниями» и заполнить поле «Комментарий»
После нажатия кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» процесс согласования переходит на следующий этап.
Важно! Нажатие кнопки «Согласовано» / «Согласовано с замечаниями» означает, что документ в текущей его редакции/с учетом внесенных правок и/или комментариев согласован исполнителем задачи.
Отрицательный результат.
В случае если исполнитель задачи не согласен с документом, то необходимо в поле «Комментарий» ввести текст обоснования и нажать кнопку «Не согласовано». К автору документа придет задача «Ознакомление» с результатом согласования. После устранения замечаний документ может быть отправлен на повторное согласование, если это необходимо, либо процесс может быть завершен с результатом «Не согласовано».
Работа с задачей «Исполнить»
Данный процесс предназначен для всех пользователей системы, кому ставится задача на исполнение или дается поручение. В форме задачи «Исполнить» в области действий находится только кнопка «Исполнено».
Рис.2. Работа с задачей «Исполнить»
При получении такой задач необходимо выполнить поручение, приложить отчет о выполнении и/или внести комментарий, нажать кнопку «Исполнено».
Добавление отчета об исполнении
Для того, чтобы добавить отчет об исполнении, необходимо в форме задачи исполнить добавить файл, который является отчетом об исполнении (это может быть исходящее письмо, составленный договор, презентация и пр., в зависимости от исполняемой задачи) нажатием правой кнопкой мыши в области «Предмет» (документы) и выбора команды «Добавить файл».
Рис.3 Добавление отчета об исполнении
Если для выполнения задачи требуется участие другого пользователя, то следует создать подзадачу (см. п. 5.8. Создание подчиненных задач).
Работа с задачей «Ознакомиться»
Задача «Ознакомиться» служит для ознакомления автора процесса или документа о результате или окончании какого-либо этапа по процессу. Также задачу «Ознакомиться» используют для возможности ознакомления выбранного пользователя с каким-либо документом. Форма задачи «Ознакомиться» на примере ознакомления с Приказом выглядит следующим образом
Рис.4 Работа с задачей «Ознакомиться»
В разделе «Обзор» отображается информация о предмете ознакомления. В разделе «Предмет (документы) для ознакомления» отображаются сами предметы ознакомления и приложенные к ним файлы. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность ввести пояснение, вопрос и т.д. в поле «Комментарий» (или оставить это поле незаполненным) и нажать кнопку «Ознакомился».
В случае, если задача «Ознакомиться» поступила после регистрации, согласования документа:
Вариант 1. Документ Согласован/Зарегистрирован
Алгоритм работы согласно описанию выше.
Вариант 2. Документ Не согласован/Не зарегистрирован
При выполнении задачи у исполнителя есть возможность либо ознакомиться с результатом согласования/регистрации, либо повторить согласование/регистрацию.
Работа с задачей «Зарегистрировать»
Задача «Зарегистрировать» необходима для регистрации внутренних, входящих и исходящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете регистрации. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо зарегистрировать. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Рис. 5 Работа с задачей «Зарегистрировать»
При получении задачи «Зарегистрировать», исполнителю необходимо проверить наличие необходимых виз, оформление документа и зарегистрировать документ, нажав кнопку «Зарегистрировать» или не регистрировать документ, нажать кнопку «Не регистрировать».
Работа с задачей «Рассмотреть»
Задача «Рассмотреть» необходима для рассмотрения руководителем внутренних и входящих документов. В форме задачи в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который необходимо рассмотреть. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Рис.6 Работа с задачей «Рассмотреть».
Для выполнения задачи необходимо вписать резолюцию и нажать кнопку «Рассмотрено». После этого будет автоматически сформирована задача «Обработать резолюцию» для автора процесса, а задача исчезнет из списка текущих задач.
Работа с задачей «Обработать резолюцию»
Задача «Обработать резолюцию» поступает после рассмотрения документа.
В форме задачи есть три вкладки:
- Что обработать;
- Отправить на исполнение;
- Отправить на ознакомление.
Рис. 7 Работа с задачей «Обработать резолюцию».
Вкладка «Что обработать» в разделе «Обзор» отображается информация о предмете рассмотрения. В разделе «Предмет (документы)» отображается сам документ, который был рассмотрен руководителем. При необходимости просмотреть карточку документа и/или прикрепленные к нему файлы следует дважды нажать указателем мыши по советующей строке раздела.
Рис.8 Раздел предмет документы
Если по резолюции руководителя не предполагается назначение исполнителей и ознакомление с документом, то следует выполнить задачу, нажав кнопку «Обработано». При необходимости можно заполнить комментарий.
Во вкладке «Отправить на исполнение» можно выбрать исполнителя/исполнителей по документу, согласно резолюции и направить документ на исполнение. Для этого необходимо добавить исполнителей по кнопке «Подобрать», установить очередность и срок выполнения задачи.
Рис.9 Раздел отправить на исполнение
Во вкладке «Отправить на ознакомление» можно выбрать исполнителя/исполнителей по документу, согласно резолюции и направить документ на ознакомление. Для этого необходимо добавить исполнителей по кнопке «Подобрать», установить срок выполнения задачи.
Рис.10 Вкладка отправить на ознакомление
Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
10 000 руб.
Внедрение 1С ЭДО
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
1С:Документооборот версии КОРП
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Настройка 1С:Документооборот
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
от 2 800 руб.
Консультации по 1С:Документооборот
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
от 800 руб.
Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.
Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.
На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.
Выполнение задач
Один из важнейших и самых востребованных пунктов – «Задачи мне», обеспечивающий доступ к задачам текущего пользователя.
Контроль исполнения и отчеты по задачам
Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.
Виджет «Контроль» обеспечивает быстрый доступ к контрольным поручениям и документам с отображением текущих статусов состояния контролируемых объектов.
Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.
Постановка задач
Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.
Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.
Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.
Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.
Удаление задач
Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.
Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот
Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д
Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:
- Согласование* с одним или несколькими сотрудниками любых видов документов, файлов или вопросов.
- Исполнение поручений одному или группе коллег с настройкой порядка, контроля и проверки исполнения.
- Рассмотрение документов. При этом ответственное лицо может оставить резолюцию.
- Ознакомление коллег с тем или иным документов без «обратной связи». Обратную связь автор может получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами.
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Утверждение/Подписание исходящего или внутреннего документа ответственным за это лицом.
- Приглашение на любое мероприятие.
- Комплексный процесс автоматизирует разветвленные процессы со сложной структурой. Строится из типовых процессов, происходящих в рамках преднастроенного шаблона.
*Наиболее востребованный и популярный процесс.
Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:
- Всем сразу (параллельное согласование).
- По очереди (последовательное согласование).
- Смешанно (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.
Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.
В результате согласования согласующими могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», либо отрицательное – «Не согласовано». Визы согласования могут быть подписаны с помощью электронной подписи.
Если результат согласования «Не согласовано», то автору возвращается задача на доработку. После исправления замечаний процесс можно перезапустить на следующий цикл согласования, либо завершить процесс, если замечания неустранимы.
По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.
Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.
Поручение в 1С:Документооборот ставится процессом «Исполнение». Он может быть запущен произвольно (инициативные поручения), или на основании преднастроенных шаблонов.
Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.
Если при постановке поручения был указан проверяющий, то после исполнения задач всеми исполнителями проверяющему приходит задача «Проверить результаты исполнения», и при необходимости – вернуть задачи на доработку.
Механизм использования шаблонов бизнес-процессов
Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).
Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.
Увидеть полный список запущенных процессов и задач можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».