Как создать правило в gmail для писем

10 полезных функций Gmail, о которых вы не знали

Почтовый сервис компании Google может похвастать внушительным арсеналом возможностей. И даже если вы используете его не первый год, некоторые фишки наверняка ускользнули от вашего внимания. Поэтому мы собрали полезные, но не самые очевидные функции Gmail в одной статье. Проверьте — возможно, откроете для себя что-то новое.

1. Планируйте автоотправку писем на нужное время

Бывают ситуации, когда адресат должен получить письмо в конкретное время. Хорошо, если вам удобно отправить сообщение в этот момент. Но что делать, если вы намерены быть вне зоны покрытия интернета или просто собираетесь поспать?

Поможет функция автоотправки. Она позволяет запланировать письмо на нужное время с точностью до минуты. В указанный вами момент Gmail отправит сообщение автоматически.

В веб-версии для этого достаточно нажать на стрелку рядом с кнопкой «Отправить» в меню создания письма и настроить дату и время. В мобильном приложении Gmail запланировать отправку можно, нажав на троеточие в верхнем правом углу в редакторе писем.

2. Отменяйте отправку, если с письмом что-то не так

Представьте, что вы отправили письмо и осознали страшное: в нем неправильная информация или выбран не тот адресат. Да, сообщение можно вернуть, нажав на кнопку «Отменить», которая появляется сразу после отправки. Проблема в том, что эта кнопка отображается всего пять секунд — за это время сложно среагировать. После ее исчезновения вернуть написанное невозможно.

Но Gmail позволяет расширить период, в течение которого отправку можно отменять. Эта функция доступна на сайте почтового сервиса. Сначала кликните по шестеренке в верхнем правом углу и выберите «Все настройки». Затем найдите опцию «Отмена отправки» на вкладке «Общие» и выберите промежуток в 30 секунд. Не забудьте сохранить изменение в нижней части страницы. После этого кнопка для отмены отправки будет отображаться ровно полминуты. Согласитесь, это лучше пяти секунд.

3. Управляйте письмами с помощью фильтров

Ящик Gmail может быстро превратиться в свалку с кучей спама и неупорядоченных сообщений. Особенно, если вы используете почтовый аккаунт не только для работы, но также для рассылок и регистраций в различных сервисах.

Чтобы поддерживать порядок, используйте фильтры. Это мощный инструмент, способный автоматически выполнять разные действия с входящими сообщениями.

Работает это следующим образом. Сначала вы указываете параметры письма: адрес отправителя, тему, наличие прикрепленных файлов, ключевые слова в тексте и так далее. Затем выбираете, что Gmail сделает с письмом, которое этим параметрам соответствует. Например, удалит, отметит важным, присвоит выбранную категорию или перешлет по указанному адресу. Таким образом можно приказать системе игнорировать нежелательные сообщения или сортировать входящие по категориям.

Чтобы добавить фильтр, откройте веб-версию Gmail. Кликните по шестеренке в верхнем правом углу и выберите «Все настройки». Затем перейдите на вкладку «Фильтры и заблокированные адреса» и нажмите «Создать новый фильтр». Далее, выберите параметры письма и нажмите «Создать фильтр». Затем выберите действия, которые система будет применять к письму, и снова кликните «Создать фильтр».

Gmail позволяет добавлять сколько угодно фильтров. Для каждого из них можно выбирать по несколько параметров и действий.

4. Организуйте почту с помощью ярлыков

Ярлыки — еще один удобный инструмент для организации писем. Это текстовые метки, которые отображаются в боковом меню Gmail. Они служат для группировки писем по тематике. Например, вы можете создать ярлык «Семья» и отмечать им письма от своих близких. Или ярлык «Работа» для сообщений от коллег. В результате вы сможете быстро просматривать каждую из этих групп писем отдельно от остальных, кликнув на соответствующий ярлык.

Чтобы создать новую метку, войдите в веб-версию Gmail и нажмите на боковой панели «Создать ярлык». А чтобы добавить метку к письму, откройте сообщение и кликните в верхнем меню по значку в виде бирки. Кроме того, вы можете создать фильтры, которые будут автоматически присваивать сообщениям подходящие ярлыки. Для этого при создании фильтра в качестве действия нужно выбирать «Применить ярлык». Подробнее читайте в предыдущем пункте.

5. Сортируйте письма, перетаскивая их между ярлыками и категориями

Другая приятная фишка Gmail, которая помогает наводить порядок в почте, — это поддержка быстрого перемещения писем между разными категориями и ярлыками. Так, зажав левую кнопку мыши на письме, вы можете быстро перетащить его в подходящую тематическую категорию на боковой панели. Таким образом удобно, к примеру, отправлять сообщения в «Важные» или в «Спам». Точно так же можно перемещать целые цепочки писем.

6. Превращайте письма в задачи

Если вы используете почту для работы, то наверняка получаете в письмах задачи. Это могут быть задания от начальника, просьбы от коллег или заказы от клиентов.

Свяжите сервисы между собой без программистов за 5 минут!

Подключение Elastic Email

Как настроить выгрузку данных из Tilda в LP-CRM?

Чтобы добавить письма в список задач, сначала откройте его, кликнув по синей кнопке справа. Когда здесь появится новая панель, просто перетащите на нее выбранные сообщения.

7. Включите уведомления только для важных писем

Большой поток писем может надоедать уведомлениями на мобильных устройствах. Хорошо, если при этом каждое новое сообщение действительно представляет интерес. Но для многих пользователей большая часть входящих не требует сиюминутного внимания. Это спам, акционные рассылки и прочие несущественные письма. В результате каждый раз приходится зря отвлекаться на них из-за сигнала.

Хотя бы частично эту проблему можно решить, включив уведомления только для важных писем. Некоторые сообщения система отмечает как важные сама. Но вы также можете сделать так, чтобы Gmail выделял таким образом письма от нужных вам отправителей. В итоге приложение будет всегда уведомлять о таких сообщениях и не беспокоить из-за других.

Чтобы слышать сигнал только при получении важных сообщений, войдите в настройки мобильного приложения Gmail и нажмите на свой аккаунт. Пролистайте до пункта «Уведомления» и выберите «Только важные». А чтобы система отмечала как важные письма от нужных вам адресов, используйте фильтры. Подробнее о них читайте в третьем пункте этой статьи.

8. Настройте свою подпись в сообщениях

Вы наверняка замечали подписи в электронных письмах. Это текст с именем, фамилией, должностью или другими данными об авторе в самом низу сообщения. Как несложно догадаться, подпись не нужно печатать под каждым письмом. Достаточно раз набрать нужный текст в настройках Gmail, и система будет отображать его во всех ваших сообщениях автоматически.

Если вы не в курсе, задать подпись можно в настройках сайта или мобильных приложений Gmail. Если используете веб-версию, кликните по шестеренке в верхнем правом углу сайта. На вкладке «Общие» пролистайте страницу до пункта подпись. Кликните «Создать», напечатайте нужный текст и сохраните изменения.

Если хотите настроить подпись для писем, отправленных через приложение, зайдите в его настройки. Выберите свой аккаунт и нажмите «Настройки подписи» (iOS) или «Подпись при отправке из моб. приложения» (Android). Затем добавьте подходящий текст.

9. Защищайте письма от несанкционированного доступа

Когда речь идет о конфиденциальной переписке, не помешают дополнительные меры защиты. Для этого в Gmail есть специальный режим отправки, который запрещает адресату копировать содержимое письма, пересылать его и скачивать вложенные файлы. Отправленное в этом режиме сообщение автоматически удаляется в указанное отправителем время.

Есть возможность даже поставить пароль на открытие письма, который получатель сможет запросить в SMS. Правда, пока эта функция недоступна для номеров из Украины, России и других постсоветских стран.

Чтобы отправить письмо в конфиденциальном режиме через сайт Gmail, справа от кнопки отправки выберите значок с замочком. Задайте параметры защиты и отправьте сообщение. Если используете мобильное приложение, перед отправкой нажмите на три точки в верхнем правом углу и выберите «Конфиденциальный режим». Затем настройте защиту и отправьте письмо.

10. Настраивайте внешний вид интерфейса

Если вас не устраивает оформление сайта Gmail, настройте его на свой вкус. Кликните по шестеренке в верхнем правом углу и выберите подходящий режим отображения писем, а также плотность элементов интерфейса. Затем нажмите «Просмотреть все» рядом с пунктом «ТЕМА» и подберите цветовую схему. В следующем меню можно задать, к примеру, темную тему или поставить в качестве фона подходящее изображение.

Но это еще не все. Наш сервис ApiX-Drive позволяет легко и быстро подключать Gmail к 163 другим сервисам. Это откроет для вас массу новых возможностей для автоматизации и упрощения рабочих задач. К примеру, вы сможете получать письма прямо в Slack или передавать лиды из почты в «Битрикс24». Вариантов масса, и мы постоянно добавляем новые интеграции. Можете бесплатно попробовать ApiX-Drive в любой момент.

Оптимизация работы с почтовым сервисом Gmail: обзор настроек и функций, которые вам точно пригодятся

Сервис Gmail отличается широким функционалом, однако многие возможности остаются недоступными для клиентов: они просто не знают, как их использовать. Рассматриваем 18 фишек, которые помогут проще и комфортнее взаимодействовать с сервисом Gmail.

1. Предварительный просмотр

Пользователь имеет возможность просматривать содержимое писем без обязательного открытия. Для этого достаточно включить функцию предпросмотра, следуя инструкции:

• откройте настройки, найдите пункт «Область просмотра» в разделе со входящими;
• установите флажок, не забудьте сохранить изменения.

2. Конфиденциальность

Включая рассматриваемый режим, пользователи получают возможность защитить данные от нелегального доступа. Для обеспечения дополнительной безопасности можно выполнить настройку кода доступа: защищенный вариант запрещено скачивать, распечатывать и копировать, что гарантирует сохранность информации.

1. Откройте окно создания письма, выберите блок настройки конфиденциального режима.
2. Задайте параметры: срок доступа и запрос доступа по коду из SMS.

3. Автогруппировка писем

Автогруппировка – хорошее решение для пользователей, которые получают много электронных писем. Владелец почты может задать автоматическую сортировку в разных форматах, что обеспечит комплексную систематизацию. Например, можно направить в одну папку рассылку, во вторую – письма от определенных пользователей и т. д. Настройка выполняется просто:

• откройте письмо, выберите блок «Еще»;
• в открывшемся меню найдите блок фильтрации похожих сообщений, после чего задайте параметры для группировки.

Группировка может выполняться не только по отправителям, но и по наличию или отсутствию определенных ключевых слов. Задав условия, нажмите на «Создать фильтр» и отметьте нужные пункты. Если вы хотите, чтобы сообщения, попадающие под установленные условия, были направлены в отдельную папку, а не во входящие, стоит поставить галочку возле блока «Пропускать входящие».

4. Видеоконференции

В почтовый сервис интегрирован Google Meet – платформа для видеовстреч. Работать с ним просто: на боковой панели необходимо выбрать «Новая встреча», после чего осуществить общение можно прямо из почтового сервиса. Это удобно для многозадачных людей, корпоративных пользователей.

5. Группировка контактов

Многие пользователи отправляют сообщения группам получателей, например, менеджер – всем сотрудникам отдела, учитель – ученикам или их родителям. Для массовой отправки стоит выполнить группировку контактов: не придется выбирать адреса вручную, достаточно указать лишь название группы. Для решения задачи стоит:

• выбрать раздел «Контакты» в перечне приложений от Google;
• выбрать блок «С кем вы часто общаетесь» и отсортировать адреса пользователей, которые будут включены в группу;
• нажать на иконку ярлыка, прописать название группы и сохранить внесенные изменения.

6. Офлайн-доступ

Подключение офлайн-доступа позволяет работать с сервисом даже в том случае, если интернета нет или соединение нестабильное. Функция доступна только в десктопной версии браузера Chrome (ПК или ноутбук). Подключение выполняется через блок «Настройки»: найдите вкладку «Офлайн» и активируйте режим.

7. Комбинации быстрых клавиш

В сервисе установлены быстрые клавиши по умолчанию, облегчающие процесс перемещения между разделами и позволяющие выполнять другие действия. Однако пользователи могут задать комбинации для удовлетворения собственных потребностей, для чего в настройках нужно выбрать «Быстрые клавиши» и установить необходимые сочетания.

8. Отмена отправки

Если сообщение было отправлено, но не тому адресату или не со всеми данными, то доставку можно отменить. После отмены можно изменить адрес получателя и внести другие корректировки. Активация этой возможности выполняется через блок настройки: «Общие» – «Отмена отправки». Здесь можно выбрать временной интервал: минимум – 5 секунд, максимум – 30 секунд.

9. Шаблонизация

Функция позволяет создавать шаблоны, что актуально для писем с повторяющейся информацией. Функцию можно подключить в настройках: выберите «Расширенные», потом – пункт «Шаблоны» и «Включить». Для создания, корректировки или применения шаблона нужно найти пункт «Дополнительно» во время написания письма, в открывшемся меню выбрать нужный вариант.

Читайте также:

10. Плановая отправка

Если электронные письма должны быть отправлены в определенное время, то рассылку можно запланировать. Доступно как для одного, так и для нескольких писем, отправляемых параллельно. Настройка выполняется просто: напишите и оформите письмо, найдите стрелку около пункта «Отправить», запланируйте отправку, указав точные время и дату.

11. Форматирование

При вставке текста в форму может нарушиться структура, что влечет за собой изменения и появление лишних элементов. Если такая проблема происходит, то измененный элемент нужно выделить и исправить, нажав на кнопку очистки форматирования (панель инструментов в блоке оформления письма).

12. Встроенный переводчик

Рассматриваемый почтовый сервис позволяет осуществлять перевод писем за счет Google Translate. Покидать Gmail не придется: зайдите в письмо, нажмите на кнопку «Еще» и запустите переводчик.

13. Чистка хранилища

Для пользователя доступны бесплатные 15 гигабайт пространства для хранения данных. Объем рассчитан не только на Gmail, но и на сервисы Фото и Диск от Google. Для очистки пространства стоит выполнить удаление больших писем:

• найдите строку поиска Gmail;
• введите команду larger:5m, где 5 – размер файлов в мегабайтах. Можно указать larger:2m или 15m – любое значение, которое вас интересует.

Письма будут выбраны, после чего их можно удалить вручную или массово.

14. Игнорирование

Постоянные уведомления о новых письмах раздражают, поэтому в сервисе можно настроить игнорирование. Пользователь уберет сообщения от надоедливых адресатов: они не будут появляться в общих папках. Письма можно извлечь в любое время, если возникнет такая необходимость.

Для настройки функции найдите значок «Еще», потом – блок «Игнорировать», после чего письма начнут попадать под фильтр. Вы сможете вернуть их из архива, задав в строке поиска is:muted. После этого вы увидите список: выберите нужные письма, установите отметку рядом с ними и переместите их во входящие.

15. Письмо в форме файла

Письмо может иметь форму прикрепленного файла, для чего необходимо:

• выбрать письмо (как одно, так и несколько);
• нажать на «Еще», потом – «Переслать как прикрепленный файл»;
• оформить сообщение, указать получателей, выполнить отправку.

Количество писем не ограничивается, однако размер файла должен составлять до 25 мегабайт. Если размер больше, то в письме появится ссылка на Диск.

16. Приоритеты

Возможна сортировка входящих сообщений по уровню важности. В этом случае выбирается функция «Приоритетные», после чего входящие будут сегментироваться по 3 разделам. Для решения задачи нужно открыть «Все настройки», перейти во вкладку «Папка «Входящие», задать сортировку по приоритетности.

17. Подписи

В конце каждого письма может добавляться подпись, например, имя и должность отправителя. Добавление можно выполнить через раздел настроек: «Все настройки», потом – «Общие» и «Подпись». В открывшееся поле введите данные, которые будут прикрепляться автоматически, сохраните изменения. Можно задать несколько подписей, а потом выбирать подходящий вариант в момент оформления сообщения.

18. Автоматический ответ

Хорошее решение для людей, которые получают много писем и дают на них стандартные ответы, отправились в отпуск или хотят взять паузу. В этом случае в сервисе можно настроить автоматические ответы: нужно открыть «Все настройки», выбрать «Общие» и раздел «Автоответчик». Включите функцию, задайте текст сообщения и укажите временной интервал.

В заключение

Сервис Gmail предлагает широкий выбор решений для автоматизации работы с письмами. Внедрены эффективные инструменты сортировки, видеоконференции, подписи для обозначения себя в качестве специалиста и другие возможности. Используйте их, чтобы оптимизировать работу и не пропускать важные сообщения.

Как настроить папки в Gmail

Практически каждый пользователь Gmail сталкивался с тем, что нужные письма попадают в “Промоакции” или “Форумы”, а хотелось бы видеть их в “Несортированных”, чтобы никогда не пропускать. Эту проблему легко решить: достаточно просто настроить папки в Gmail.

Как письма распределяются по вкладкам

Для начала давайте разберемся, какие письма в какие папки попадают:

• “Несортированные” – это чаще всего приглашения, переписки с контактами, которые вам известны, или письма, не попавшие ни в одну папку.

• “Соцсети” – все уведомления из ваших социальных сетей.

• “Промоакции” – рекламные и проморассылки об уведомлениях и скидках, акциях и распродажах.

Стоит обратить внимание, что в “Промоакциях” также существует вкладка “Лучшее”. Как и по каким критериям письма попадают в нее, можно прочитать в этой статье.

• “Оповещения” – как правило, автоматические уведомления. Обычно сюда распределяются транзакционные письма, статусы заказа, напоминания и т. д.

• “Форумы” – сообщения из форумов.

Настройка папок вручную

Теперь, когда мы уже разобрались, как письма попадают в определенные вкладки, перейдем к ручной сортировке писем в папках в Gmail.

Вариант 1. Перемещение писем

Лично в моей папке “Промоакции” вечно творится хаос, но есть компании и бренды, проморассылки которых пропускать не хотелось бы. Поэтому именно их я перемещаю во вкладку “Несортированные”. Как это сделать:

1. Перейдите в нужную папку (не обязательно “Промоакции”), выберите нужного отправителя и переместите письмо в необходимую папку.

1. После этого на экране появится уведомление. Если вы хотите, чтобы все письма этого отправителя отображались в нужной папке, подтвердите действие, нажав “Да”.

Теперь все письма от welcome@makeup.com.ua в моей почте будут попадать в “Несортированные”, а это значит, что я буду получать уведомления об этих письмах и чаще читать их.

Вариант 2. Настройка фильтров

Этот способ подойдет для тех, кто хочет настроить автоматическое попадание писем в нужную папку, чтобы не перемещать их каждый раз либо переместить все уже существующие письма с определенными параметрами.

1. Кликните по настройкам (шестеренка) в верхнем правом углу экрана.
2. Выберите пункт “Все настройки”:

1. Далее перейдите во вкладку “Фильтры и заблокированные адреса” и нажмите “Создать новый фильтр”.

1. Если я хочу, чтобы все письма от отправителя info@artintrovert.ru попадали в папку “Несортированные”, нужно заполнить форму:

• От: от какого адресата полученные письма вы хотите переместить;
• Кому: адрес получателя. Если пропустить поле (как на скрине), автоматически переместится в вашей основной почте;
• Тема: конкретная тема или слова, которые может содержать тема письма;
• Содержит слова: какие слова есть в письме;
• Не содержит слова: если эти слова есть в письме, письмо не переместится;
• Размер: задайте необходимый размер письма.;

Есть чекбоксы “Есть прикрепленные файлы” и “Не искать в чатах” – выберите тот, который актуален для вас. После нажмите на кнопку “Создать фильтр”.

1. Кликните по списку в строке “Добавить категорию” и выберите нужную для вас.

Помимо этого, все письма, подходящие под заданный фильтр, можно удалить, переслать, отметить как прочитанные и т. д.

1. Поставьте галочки напротив “Добавить категорию”, обязательно “Применить фильтр к N существующим цепочкам писем” и нажмите “Создать фильтр”.

Теперь все эти письма есть в той папке, которую вы выбрали. В нашем случае – “Несортированные”.

Если нужно удалить этот фильтр, снова перейдите в “Фильтры и заблокированные адреса”, выберите нужный и нажмите “Удалить”.

В таком случае уже существующие письма останутся в папке, в которую были помещены. А следующие будут попадать автоматически в ту вкладку, откуда мы их перемещали.

Вариант 3. Удаление папок

Если вы хотите, чтобы, например, все письма из папки “Форумы” попадали в “Несортированные”, можно просто выключить исходную папку. Для этого необходимо перейти во “Все настройки”, вкладку “Папка “Входящие”.

Далее в перечне папок выберите ту, которую необходимо отключить. Отключить нельзя только папку “Несортированные”:

Для примера мы отключили папку “Форумы”. После этого в самом низу страницы нажмите “Сохранить изменения”.

Перейдя на главную страницу своей почты, вы увидите, что отключенной папки больше нет, а все письма из нее переместились в “Несортированные”.

Точно таким же способом все папки можно вернуть, просто подтвердив их в настройках. Все письма сразу вернутся в нужную папку, а не останутся в “Несортированных”.

Вариант 4. Создание ярлыков

Письма можно помечать разными ярлыками и сортировать по категориям.

При этом слева в меню появятся пункты с этими ярлыками, а в них, соответственно, помеченные письма.

Чтобы создать ярлыки, нужно перейти во “Все настройки”, вкладку “Ярлыки”.

Опуститесь в самый низ и нажмите “Создать ярлык”.

Присвойте имя ярлыку. Если хотите, чтобы ярлык находился в определенной группе ярлыков, выберите “Разместить ярлык под:”.

Найдите нужное письмо, кликните по нему правой кнопкой мыши и присвойте нужный ярлык.

После этого письмо помечается и попадает в выбранную папку. У нас – “Макияж”:

Вариант 5. Настройка дополнительных папок

Многие используют свою почту не для получения рассылок от компаний, а для деловых переписок, напоминаний или общения с близкими. Что делать, чтобы письма не затерялись, а почта не превратилась в огромный поток непрочитанных сообщений? Достаточно просто настроить дополнительные папки.

Для этого снова необходимо перейти во “Все настройки” → вкладка “Папка “Входящие”. В графе “Тип папки “Входящие” выберите “Дополнительные папки”.

Теперь необходимо заполнить данные поля:

“Поисковый запрос” отвечает за то, как будет помечено письмо, а “Название папки”, соответственно, ориентировать в папках. Помечать письма можно такими символами:

Чтобы задать их в “Поисковом запросе”, существуют такие команды:

• has:yellow-star (стандартная желтая звезда);
• has:orange-star (оранжевая звезда);
• has:red-star (красная звезда);
• has:purple-star (фиолетовая звезда);
• has:blue-star (синяя звезда);
• has:green-star (зеленая звезда);
• has:orange-guillemet (оранжевая стрелка вправо);
• has:red-bang (красный восклицательный знак);
• has:yellow-bang (желтый восклицательный знак);
• has:green-check (зеленая галочка);
• has:blue-info (синий знак “i”);
• has:purple-question (фиолетовый вопросительный знак).

Нужно задать символ соответствующей папке. Как это сделать:

1. В графе “Поисковый запрос” введите команду необходимого символа.
2. В графе “”Название папки” пропишите название.

Мы выбрали создание трех папок:

Прокрутите страницу вниз и выберете расположение созданных папок в интерфейсе. Мы выбрали “Справа”, но можно выбрать “Над входящими” и “Под входящими”.

А также отключите маркеры важности, чтобы вы сами могли определять, какие письма для вас важны и куда они будут попадать.

Далее сохраните изменения. Сейчас интерфейс моего Gmail выглядит так:

Уже можно заметить, что созданные нами папки находятся справа. Теперь нужно включить звездочки, которые мы задали для папок. Для этого перейдите во “Все настройки” → “Общие”, проскролльте вниз и остановитесь на графе “Звезды”. Так как мы выбрали красную звезду, восклицательный знак и зеленую галочку, их нам и нужно переместить. Сделать это несложно: просто перетащите символы из нижней строки “Не используется” в верхнюю “Используется”:

После того как нужные письма будут помечены, перезагрузите страничку. Можно увидеть, что все помеченные письма рассортировались по нужным папкам.

На мой взгляд, этот вариант удобен для тех, у кого емейл создан для общения. В таком случае все письма не останутся незамеченными и упущенными, так как вы заранее знаете, что в папке “Срочно” письма, которые нельзя оставить без внимания.

Получить 2500 email для рассылок клиентам

Вывод

Навести порядок в своей почте не сложно и не занимает большого количества времени. Но таким образом в вашем Gmail всегда будет оставаться порядок, а все важные письма не будут упущены.

18 настроек Gmail, которые пригодятся вам в работе с почтой

Как часто вы заглядываете в настройки Gmail? Скорее всего, вы заходили в них всего пару раз, а может быть, не делали этого ни разу. А зря.

В этой статье расскажем вам о функциях Gmail, которые сэкономят ваше время при работе с почтой и повысят производительность.

Предпросмотр писем

Хотите видеть содержимое писем, не открывая их? Включите функцию предпросмотра.

1. Зайдите в «Настройки» (значок шестеренки), выберите «Все настройки»;
2. Откройте вкладку «Папка “Входящие”». В разделе «Область просмотра» установите флажок на «Включить область просмотра».
3. Установите нужную настройку и сохраните изменения.

Режим конфиденциальности

С помощью режима конфиденциальности пользователь может защитить информацию в письмах от несанкционированного доступа. Для дополнительной безопасности можно настроить для письма код доступа. Скачать, переслать, скопировать или распечатать конфиденциальное письмо нельзя.

Чтобы включить режим конфиденциальности, кликните в окне создания письма на значок «Включить конфиденциальный режим».

В появившемся окне можно задать срок доступа к письму и включить запрос кода доступа через SMS.

Автоматическая группировка писем

В Gmail есть полезная функция для тех, чья почта завалена письмами. Пользователи могут создать автоматические правила для сортировки писем по папкам. В отдельные папки можно перенаправлять рассылки, письма от определенных отправителей или сообщения на определенные темы.

Чтобы настроить автоматическую сортировку писем по папкам:

1. Откройте письмо.
2. Кликните на иконку «Еще» (три точки) на панели инструментов, чтобы вызвать меню.

Вы можете группировать письма от конкретного отправителя или письма на определенную тему. Кроме того, можно отсортировать имейлы, которые содержат заданные ключевые слова или, наоборот, не содержат их.

После уточнения условий нужно нажать на кнопку «Создать фильтр».

Затем выбрать нужные пункты и снова нажать на кнопку «Создать фильтр».

Примечание: чтобы письма, соответствующие заданным условиям, отправлялись в отдельную папку, необходимо выбрать пункт «Применить ярлык» и установить галочку «Пропускать входящие». Тогда эти письма не будут отображаться в основной папке входящих.

Google Meet

Сервис видеоконференций Google Meet полностью интегрирован с Gmail. Пользователи могут назначать видеовстречи и присоединяться к звонкам прямо в почте. Для этого на боковой панели нужно выбрать «Новая встреча».

Останавливаться на всех нюансах работы с Google Meet в Gmail не будем. Подробную инструкцию можно найти здесь.

Создание группы контактов

Пользователи, которые часто отправляют письма определенной группе людей (например, на весь отдел компании), могут создать группу контактов и вводить в будущем в поле «Кому» только название группы. В таких случаях не придется прописывать электронный адрес каждого получателя.

Чтобы создать группу контактов в Gmail, нужно:

Кликнуть на иконку приложений Google и выбрать «Контакты».

Работа с почтой офлайн

Если интернет работает с перебоями или не работает совсем, можно использовать Gmail офлайн. Функция позволяет входить в почту и читать письма без доступа к интернету.

Важный момент: функция доступна только в браузере Chrome на компьютере.

Как включить Gmail офлайн:

Зайдите в «Настройки» и выберите «Все настройки».

Выберите вкладку «Офлайн».

Поставьте галочку напротив «Включить офлайн доступ к почте».

Быстрые клавиши

Работу с Gmail можно существенно ускорить, используя сочетания клавиш. В сервисе уже настроены по умолчанию быстрые клавиши, чтобы перемещаться по разделам почты, отправлять письма, форматировать текст. Кроме того, пользователи могут самостоятельно задать сочетания клавиш для разных действий. Сделать это можно в «Настройках» в разделе «Все настройки», пункт «Быстрые клавиши».

Подробнее о функции можно прочитать в Справке.

Отмена отправки письма

Если вы кликнули на «Отправить», но вспомнили, что не дописали письмо, или обнаружили, что отправляете его не тому человеку, воспользуйтесь функцией отмены. С ее помощью вы можете отменить отправку письма, отредактировать сообщение или удалить.

Чтобы активировать функцию, зайдите в «Настройки» – «Все настройки» – Вкладка «Общие» – Пункт «Отмена отправки». Задайте промежуток времени, в течение которого отправку письма можно отменить: 5 секунд, 10 секунд, 20 или 30 секунд.

Шаблон письма

С помощью этой функции можно создать шаблон письма и использовать его для сообщений, информация в которых часто повторяется.

Как активировать функцию:

1. Зайти в «Настройки» – «Все настройки».
2. Кликнуть на вкладку «Расширенные».
3. В пункте «Шаблоны» выбрать вариант «Включить».
4. Сохранить изменения.

Чтобы создать, использовать или удалить шаблон, нужно выбрать опцию «Дополнительно» при написании письма, и нажать на пункт «Шаблоны» в раскрывшемся меню.

Планирование отправки

Иногда бывает нужно отправить письма в строго определенное время. С одной из функций Gmail можно запланировать рассылку писем.

Как это сделать: после того, как вы закончите писать письмо, нажмите на стрелку рядом с кнопкой «Отправить», выберите «Запланировать отправку», а затем укажите желаемую дату и время.

Удаление форматирования

Когда вы копируете текст и вставляете его в письмо, может нарушиться форматирование. В результате в тексте появляются лишние элементы и меняется оформление.

В следующий раз, когда такое произойдет, выделите нужный фрагмент и нажмите на кнопку «Очистить форматирование». Она находится на панели инструментов в окне создания письма.

Перевод входящих писем

Почта Google удобна тем, что позволяет перевести письма, написанные на других языках, через Google Translate прямо в Gmail. Для этого надо зайти в письмо, кликнуть на значок «Еще» и выбрать пункт «Перевести сообщение».

Удаление больших писем

Google предоставляет пользователю бесплатно только 15 ГБ для хранения данных. Хранилище используется тремя сервисами: Gmail, Google Диск и Google Фото.

Чтобы освободить место, можно удалить ненужные файлы, выбрав самые большие письма. Для этого надо ввести в строке поиска Gmail команду larger:10m. Почтовый сервис покажет все письма, размер которых превышает 10 Мб. Кстати, числовое значение в команде вы можете указать сами.

Примечание: проверить, сколько места вы уже заняли в бесплатном хранилище Google, можно здесь.

Игнорирование сообщений

Уведомления о получении новых писем могут раздражать. Чтобы не отвлекаться на надоедливые сообщения, в Gmail предусмотрена функция игнорирования. С ее помощью пользователь может скрыть цепочку писем от отдельных адресатов. Все ответы от конкретного потока перестанут отображаться в папке «Входящие». Если сообщения снова станут важными, их можно будет вернуть из игнора.

Для включения функции игнорирования сообщений нужно выбрать письма, кликнуть в верхней панели на значок «Еще» и выбрать в открывшемся меню «Игнорировать».

Чтобы вернуть игнорируемые сообщения из архива, введите в строку поиска Gmail команду is:muted. Google покажет все игнорируемые письма. Установите флажок рядом с нужным письмом и нажмите «Переместить во входящие».

Пересылка письма в виде файла

Любое электронное письмо можно переслать как вложение, то есть в виде прикрепленного файла. Как это сделать:

1. Выбрать нужное письмо или письма.
2. Кликнуть на значок «Еще» и выбрать «Переслать как прикрепленный файл».
3. Написать письмо, указать получателей, отправить сообщение.

Примечание: Gmail позволяет прикрепить неограниченное количество писем, но если размер файла превысит 25 МБ, вложение отобразится в виде ссылки на Google Диск.

Папка приоритетных писем

Пользователи Gmail могут настроить сортировку входящих писем по важности. Для этого нужно включить вид «Приоритетные». После включения функции все сообщения будут распределяться по трем разделам: «Важные и непрочитанные», «Помеченные» и «Прочие».

Как включить сортировку:

1. В правом верхнем углу кликнуть на «Настройки» (значок шестеренки) и выбрать «Все настройки».
2. Открыть вкладку «Папка “Входящие”».
3. Выбрать «Приоритетные» в пункте «Тип папки “Входящие”».

Подпись

В Gmail пользователи могут настроить подпись – текст, который будет автоматически добавляться в конце каждого письма. Туда можно включить свои контактные данные или другую информацию.

Чтобы добавить подпись, зайдите в «Настройки» – «Все настройки». Во вкладке «Общие» найдите пункт «Подпись» и добавьте текст. Сохраните изменения.

Примечание: пользователям доступна возможность добавить несколько вариантов подписей. Выбрать нужную подпись можно в процессе создания нового письма, нажав на значок в виде ручки в нижней панели.

Автоответ

Если пользователь уезжает в отпуск или просто хочет устроить себе цифровой детокс, отказавшись на время от интернета, можно настроить автоответчик. Отправители писем в таком случае получат ответ, что человек временно недоступен.

Как настроить автоматический ответ в Gmail:

1. Зайдите в «Настройки» – «Все настройки».
2. Во вкладке «Общие» найдите пункт «Автоответчик».
3. Выберите «Включить автоответчик», укажите период действия, введите текст сообщения.
4. Сохраните изменения.

А какими функциями Gmail пользуетесь вы? Делитесь в комментариях.

Друзья, теперь вы можете поддержать SEOnews https://pay.cloudtips.ru/p/8828f772 Ваши донаты помогут нам развивать издание и дальше радовать вас полезным контентом.

Похожие публикации:

1. Как из видео сделать лайф фото iphone
2. Как отличить масло форд формула 5w30 оригинал от подделки
3. Почему на телевизоре bbk не работает ютуб
4. Чем заменить втулку педали сцепления ситроен