Как получить электронный документ?
Получение электронных документов производится при выполнении команды Отправить и получить из формы списка документов «Текущие дела ЭДО», открываемого по гиперссылке панели команд Текущие дела ЭДО (раздел Продажи — подраздел Сервис или раздел Покупки — подраздел Сервис) (рис. 1).
Рис. 1
.png)
Для клиент-серверного режима работы также можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование — гиперссылка Обмен электронными документами) (рис. 2).
Рис. 2
.png)
Полученный электронный документ, в зависимости от типа, может автоматически помещается в папку «Утвердить» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).
Рис. 3
.png)
Кроме того, поступивший электронный документ, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке «Архив ЭДО» (рис. 4), открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование — подраздел Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы «Текущие дела ЭДО» (рис. 3).
Рис .4
.png)
Перейти в форму просмотра поступившего документа (рис. 5) можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 3) или «Архив ЭДО» (рис. 4).
Рис. 5
.png)
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа (рис. 6), а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Рис. 6
.png)
В зависимости от типа документа на основании полученного формализованного электронного документа может создаться новый документ учетной системы (рис. 7).
Открыть новый документ «Поступление» можно:
· по гиперссылке в строке «Документ учета» из формы просмотра поступившего электронного (рис. 5, рис. 6).
· из формы учета полученных документов «Поступление (акты, накладные)» (раздел Покупки — подраздел Покупки).
Рис. 7
.png)
На основании входящего неформализованного электронного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ поступления можно только в ручном режиме.
После создания документа поступления, его можно прикрепить к входящему электронному документу со страницы электронного документа. Для этого пользователю необходимо отрыть страницу электронного документа и нажать ссылку «Подобрать», а затем выбрать уже созданный документ информационной базы:
Более подробную информацию можно прочитать в разделе Электронный документооборот на сайте its.1c.ru
Также вам может быть интересно:
Добавление нового сертификата электронной подписи в учетную запись ЭДО
Пакеты электронных документов
В ряде случаев пользователям требуется по одной сделке отправлять несколько документов контрагенту. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1, появилась возможность объединять данные документы в один пакет. При этом связанные документы учётной системы и присоединённые файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов.
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту (ЭДО – Просмотреть электронный документ). Для объединения документов требуется нажать «Добавить в пакет», а затем из выпадающего списка выбрать месторасположение необходимых документов.
- Файл с компьютера
- Файл из хранилища
Данная команда позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
- Документ информационной базы
Данная команда позволяет добавить в пакет электронный документ, созданный на основании связанных документов учётной системы и присоединённых файлов. В случае отсутствия электронного документа он будет сформирован на основании данных из документа учёта, представленного в списке. При этом имеется возможность добавить не только формализованный документ, но и печатную форму как PDF – вложение в исходящий произвольный документ. Формализованный документ будет сформирован в формате, который установлен в действующей настройке отправки с данным контрагентом.
Если нужный документ учёта отсутствует в окне выбора, необходимо нажать «Добавить другой» и указать соответствующий вид документа из представленного списка.
В открывшемся журнале документов учёта требуется выбрать интересующий документ, после чего он станет доступен для добавления в пакет.
После добавления второго электронного документа произойдёт их объединение в пакет. Для переключения между документами следует использовать появившиеся вкладки.
Чтобы исключить документ из пакета, следует нажать закрыть на необходимой вкладке. Добавление следующих документов осуществляется при помощи соответствующей кнопки.
Программа «1С» позволяет добавить в пакет неограниченное количество документов, однако на стороне оператора ЭДО может быть установлено ограничение. Пользователи, которые при подключении к 1С-ЭДО выбрали оператора АО «Калуга-Астрал», могут отправить до 30 документов в одном пакете. Узнать об ограничениях у других операторов можно в технической поддержке сервиса.
Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке «ещё» на панели вкладок пакета.
Для подписания и последующей отправки всех документов достаточно нажать «Подписать и отправить пакет».
Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО».
При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого следует перейти в «Настройки просмотра» и отключить пакетное отображение.
При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно.
Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдёт открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.
2. ПОЛУЧЕНИЕ ПАКЕТА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Входящие документы будут отображаться в пакете при условии, что отправитель выполнил их объединение перед отправкой.
Все операции по обработке документов, такие как утверждение, подписание, отклонение, аннулирование можно выполнить с пакетом целиком. Для пакетной обработки следует использовать соответствующие команды.
При необходимости документы можно обработать отдельно, например, часть принять, а остальные отклонить. Для этого требуется выбрать интересующий документ, на соответствующей вкладке пакета нажать «Другие действия — Действия с документом» и выполнить необходимую команду.
От контрагентов, работающих в системе СБИС, могут поступать пакеты, по которым действия с отдельными документами недоступны. Данные пакеты можно обработать только целиком.
Также вам может быть интересно:
Отправка произвольного документа
Пользователи могут применять обмен документами произвольной формы, например, договорами или актами сверки. Для этой цели предназначен отдельный вид данных, который называется «Произвольный электронный документ». По сути, он является аналогом обычного электронного письма и позволяет заполнить сопроводительную записку, вложить необходимые файлы, установить электронную подпись и направить документ в адрес получателя.
Произвольный документ можно создать:
1. Из рабочего места Текущие дела ЭДО.
Для создания произвольного документа необходимо в Текущих делах ЭДО перейти в папку «Создать» и выполнить команду «Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо выбрать организацию (отправителя электронного документа), контрагента (получателя электронного документа). После заполнения необходимых полей требуется нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера.
Размер присоединяемого файла должен быть в пределах от 100 байт до 50 Мб.
Обращаем Ваше внимание, что имя присоединяемого файла автоматически преобразуется в транслит. Этот функционал создан с целью корректного переноса между различными операционными системами. Если по какой-либо причине документ должен быть отправлен без транслита, то необходимо зайти в группу команд «Ещё» и снять галочку с «Транслитировать имя присоединяемого файла» и выполнить повторное добавление файла.
После чего необходимо выбрать вид документа. Стандартными настройками вид документа определён как «Прочее».
Для каждого вида документов поддержан свой регламент ЭДО в настройках отправки электронных документов. Это позволяет выполнить более гибкие настройки запроса ответной подписи, извещения о получении и очередности подписания электронного документа.
В форме произвольного документа поддерживается возможность указания обязательных реквизитов (номер, дата, сумма).
После завершения обмена, документ будет доступен для просмотра в Архиве ЭДО с указанными ранее значениями (видом документа, номером и датой).
При необходимости можно установить связь с документом учёта.
В документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу, а сам документ будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ».
2. Из печатной формы документа учётной системы.
Начиная с версии модуля ЭДО 1.8.1, реализована возможность быстрого формирования произвольных документов на основании печатных форм. Для этого следует перейти в документ учётной системы, раскрыть группу команд «Печать» и выбрать необходимый вид печатной формы.
В открывшемся окне требуется нажать кнопку «ЭДО».
Файл печатной формы документа в формате PDF будет автоматически прикреплен как вложение в произвольный документ. Здесь также можно указать вид, исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
3. Из документа учётной системы.
Произвольный электронный документ можно создать из документа учётной системы, нажав «ЭДО – Создать произвольный документ».
В открывшемся окне необходимо указать вид документа, затем нажать «Добавить файл» и выбрать документ из соответствующей директории Вашего компьютера. Также можно указать исходящий номер, дату и сумму документа, после чего нажать «Подписать и отправить».
Произвольный документ связан с документом учётной системы и будет доступен при выполнении команды «ЭДО – Просмотреть электронный документ». Также в документе учётной системы будет отображаться состояние ЭДО по произвольному документу.
4. Из Архива электронных документов.
Произвольный документ можно создать из Архива ЭДО. Для этого необходимо перейти в «Администрирование – Архив ЭДО» и на вкладке «Документы» выполнить команду «Создать произвольный документ».
В версиях программных продуктов, использующих модуль ЭДО версии 1.1 (Бухгалтерия предприятия 2.0, Управление торговлей 10.3, Управление производственным предприятием 1.3) отправку произвольного документа можно осуществить:
1. Из формы списка произвольных электронных документов.
Для этого необходимо перейти в меню «Сервис», развернуть группу «Обмен электронными документами» и выбрать «Произвольные электронные документы».
В открывшемся окне следует перейти на вкладку «Исходящие» и нажать «Создать».
2. Из папки «Создать» рабочего места Текущие дела ЭДО.
Также вам может быть интересно:
Отправка пакета документов
Если по одной сделке требуется отправить несколько документов контрагенту, есть возможность объединить их в пакет документов ( начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1).
При этом связанные документы учетной системы и присоединенные файлы будут автоматически доступны для выбора при формировании пакета электронных документов:
Формирование пакета происходит из формы просмотра электронного документа перед его отправкой контрагенту: ЭДО → Просмотреть электронный документ. Для объединения документов нажмите кнопку Добавить в пакет, из выпадающего списка выберите месторасположение необходимых документов:
В пакет возможно добавить:
- Файл с компьютера;
- Файл из хранилища;
- Документ информационной базы.
Добавленный файл из директории компьютера будет отображаться как вложение в произвольный электронный документ, который будет добавлен в пакет.
Добавление файла из хранилища позволяет выбрать файл из ранее сформированного хранилища без обращения к директории компьютера пользователя.
В пакет возможно добавить документ информационной базы, созданный на основании связанных документов учетной системы и присоединенных файлов. В случае отсутствия электронного документа он будет сформирован на основании данных из документа учета, представленного в списке. При этом имеется возможность добавить не только формализованный документ, но и печатную форму PDF – вложение в исходящий произвольный документ. Формализованный документ будет сформирован в формате , который установлен в действующей настройке отправки с данным контрагентом:
Если необходимый документ учета отсутствует в окне выбора, нажмите кнопку Добавить другой (1) и укажите соответствующий вид документа из представленного списка (2):
В открывшемся журнале документов учета выберите интересующий документ, после чего он станет доступен для добавления в пакет:
После добавления второго электронного документа произойдет их объединение в пакет. Для переключения между документами следует использовать появившиеся вкладки:
Чтобы исключить документ из пакета, нажмите кнопку Закрыть. Добавление следующих документов осуществляется при помощи соответствующей кнопки. В одном пакете может содержаться неограниченное количество документов:
Если число документов в одном пакете превышает три, то все остальные документы доступны для просмотра по ссылке ещё на панели вкладок пакета:
Для подписания и последующей отправки всех документов нажмите кнопку Подписать и отправить пакет . Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте Текущие дела ЭДО:
При необходимости режим просмотра можно изменить. Для этого перейдите в Настройки просмотра и отключите пакетное отображение:
При данном варианте просмотра документы будут отображаться отдельно:
Независимо от настройки просмотра, при переходе в электронный документ произойдет открытие пакета на вкладке, соответствующей выбранному документу.