Как архивировать почту outlook на mac

Использование сетевого архива с новыми Outlook для Mac

Серверный архив (также называемый архивным почтовым ящиком) — это место, где можно хранить старые сообщения электронной почты, чтобы они не заняли место в основном почтовом ящике. Архивный почтовый ящик — это специализированный почтовый ящик, который отображается рядом с основными почтовыми папками в Outlook для Mac. Доступ к архиву можно получить так же, как и к основным почтовым ящикам. Ваш ИТ Microsoft 365 администратор включает архивный почтовый ящик.

Если вы администратор, см. статью Включить архивные почтовые ящики в Центре соответствия требованиям.

Важно: Чтобы ваш архивный почтовый ящик в Интернете работал с новой Outlook для Mac, он должен быть на сервере Microsoft365.

• Для простого доступа к Интернету вы можете просто перетаскивать сообщения из основного почтового ящика в архив.
• Чтобы уменьшить размер основного почтового ящика и повысить его производительность, можно настроить политики архива, которые автоматически перемещают элементы электронной почты из основного почтового ящика в архивный почтовый ящик.
• ИТ-администратор Microsoft 365 настраивает политики архива и хранения. Политики архива контролируют, как долго сообщения находятся в папке электронной почты перед их перемещением в архив. Политики хранения контролируют, как долго будут сохранены сообщения. Хотя администраторы устанавливают эти политики для всей организации, вы можете переопрепрестить их в соответствии со своими потребностями. Дополнительные сведения см. в этойOutlook Web App.

Доступ к сетевому архиву в новой Outlook для Mac

Если у вас есть учетная запись Microsoft 365 и ваш ИТ-администратор или администратор Microsoft 365 включил архивный почтовый ящик для вас, ваша папка серверного архива появится в области папок Outlook.

1. Откройте новую Outlook для Mac.
2. В области папок электронной почты найдите и разложите папку сетевого архива.

Примечание: В настоящее время новая Outlook для Mac поддерживает только модуль «Почта». При перемещении папок, элементов календаря, контактов, задач или заметок в архив в любой другой версии Outlook, например Outlook для Windows, вы не сможете просматривать их в серверном архивном почтовом ящике с помощью нового Outlook для Mac.

Известные проблемы

• Количество непрочитанные не синхронизируется с клиентами.

• При попытке ответить, ответить всем или Переслать вам не удалось отправить сообщение электронной почты.

Автоматическое архивирование или резервное копирование Outlook для Mac элементов

Time Machine — это программное приложение резервного копирования, включенное в операционную систему Apple OS X. Чтобы использовать его, вам потребуется внешняя система хранения, например внешний жесткий диск. Включите Time Machine, чтобы автоматически делать подпрограммные копии файлов на компьютере. Используйте Time Machine для просмотра резервных копий для восстановления копий потерянных или поврежденных файлов.

Примечание: Если вы еще не настроили Time Machine для резервного копирования файлов, см. статью «Как использовать time Machine для резервного копирования или восстановления компьютера Mac» или проверку веб-сайта Apple на наличие airPort Time Висяка.

Включение резервного копирования элементов Outlook с помощью Time Machine

1. В меню Apple выберите параметры системы>Time Machine.
2. В диалоговом окне «Time Machine» (Компьютер времени) переключите time Machine to On (Включить), а затем выберите «Выбрать диск резервной копии».
3. Выберите расположение для резервного копирования файлов и нажмите кнопку «Использовать диск».
4. Убедитесь, что для time Machine настроено автоматическое резервное копирование, как показано ниже:

Примечание: При первом открытии Outlook после восстановления резервной копии с помощью Time Machine приложение перестраивает свою базу данных, чтобы поместить в нее восстановленные элементы. Если у вас большая база данных, перестроение может занять некоторое время.

Экспорт элементов в архивный файл в Outlook для Mac

Вручную архивируйте сообщения электронной почты, контакты и другие элементы в файл данных Outlook для Mac (OLM), чтобы легко уменьшить размер папки «Входящие». Olm-файл можно сохранить в любом расположении на компьютере Mac или на другом компьютере для безопасного хранения.

На вкладке Сервис нажмите кнопку Экспорт.

Примечание: Кнопка «Экспорт» не отображается? Убедитесь, что у вас установлена последняя Outlook. В меню Outlook справки щелкните «Проверить наличие обновлений». Если все Outlook применены и кнопка «Экспорт» по-прежнему не отображается, найдите пункт «Экспорт» в меню Outlook «Файл«.

В поле Экспорт в файл архива (.olm) выберите элементы, которые хотите экспортировать, и нажмите кнопку Продолжить.

В поле «Сохранить как » в разделе «Избранное» выберите папку « Загрузки» и нажмите кнопку «Сохранить».

Сведения о том, как получить доступ к данным, сохраненным в файле данных Outlook для Mac (OLM), см. в статье «Импорт сообщений электронной почты, контактов и других элементов в Outlook 2016 для Mac».

Я хочу экспортировать данные в iCloud или в файл архива другого типа

В настоящее время единственный доступный вариант — экспорт в OLM-файл архива. Чтобы запросить дополнительные параметры экспорта, Outlook поле предложения, чтобы оставить свой отзыв. Группа Outlook активно отслеживает этот форум.

Использование серверного архива в Outlook для Mac

В серверном архиве, который также называется архивным почтовым ящиком, можно хранить старые сообщения, чтобы они не занимали место в основном почтовом ящике. Архивный почтовый ящик создается ИТ-администратором или администратором Microsoft 365.

Примечание: Чтобы архивный почтовый ящик работал с Outlook для Mac, оба ящика (основной и архивный) должны находиться либо на сервере Exchange Server (локально), либо в Exchange Online в Microsoft 365 (в облаке). Например, если ваш основной почтовый ящик размещен на сервере Exchange Server, а архивная учетная запись находится в Exchange Online в Microsoft 365, серверный архив использовать невозможно. Обратитесь к ИТ-администратору или администратору Microsoft 365 и узнайте, как разместить их вместе.

Рекомендации по перемещению почты в архив

Хотя сообщения можно перемещать в архивный почтовый ящик из Outlook для Mac по одному (невозможно переместить или скопировать несколько элементов одновременно), более эффективно использовать политики архивации и хранения Outlook Web App.

Эти политики настраиваются ИТ-администратором или администратором Microsoft 365. Политики архивации определяют, как долго сообщения будут находиться в папке электронной почты до перемещения в архив; политики хранения определяют, как долго будут храниться сообщения. Хотя администраторы задают политики для всей организации, вы можно переопределить их в соответствии со своими потребностями. Инструкции см. в статье Политики хранения и архивирования в Outlook Web App.

Если вы хотите одновременно архивировать несколько сообщений, а политики архивирования или хранения не применяются, используйте Outlook Web App для перемещения сообщений из своего основного почтового ящика в архив. Нельзя перемещать папки, но можно переместить все сообщения в папке за один раз.

1. Установите флажки для всех сообщений, которые вы хотите архивировать.
2. Перетащите их в папку в области навигации, обозначенную как Личный архив — .

Примечание: Если вы переместили папки, элементы календаря, контакты, задачи или заметки в архив в любой другой версии Outlook, например Outlook для Windows, вы не сможете просматривать или перемещать их в архивном почтовом ящике с помощью Outlook для Mac.

Дополнительные советы

• Для поиска в архиве выберите папку архива в области папок. Выполнять поиск одновременно в почтовом ящике и архивах невозможно.
• Вы можете создать правила для папки «Входящие», автоматически помещающие сообщения в папки, назначающие им категории или перенаправляющие их в другую учетную запись. Однако эти правила не применяются к архивному почтовому ящику и вы не можете перенаправлять в него сообщения с помощью таких правил.